La loi PACTE a modifié en profondeur la question des seuils d’effectif au 1er janvier 2020. Il est rappelé que ces seuils servent à fixer les obligations des entreprises envers les organismes sociaux ou leurs salariés.
Afin de mettre en œuvre l’ensemble des principes de la loi PACTE, un décret était attendu afin de déterminer les règles de décompte des salariés présents, et des incertitudes demeuraient sur les conditions de prise en compte, ou non, de différentes catégories de salariés.
C’est chose faite avec le décret du 31 décembre 2019 (n° 2019-1586 – JO du 1er janvier 2020).
Le recentrage des règles de décompte
Il est rappelé que la réforme de la loi PACTE tend vers un recentrage de l’ensemble des conditions d’appréciation d’un seuil selon les seules modalités de décompte des effectifs fixées par le Code de la Sécurité sociale. À de rares exceptions près, le recours aux modalités de décompte des effectifs fixées par le Code du travail demeure exceptionnel (notamment pour fixer l’obligation de mise en place des représentants du personnel…).
Cette réforme concerne, notamment, les seuils applicables en matière de participation, d’obligation d’emploi des travailleurs handicapés, d'octroi de l'aide unique à l'apprentissage…
Ainsi, depuis le 1er janvier 2020, la majeure partie des obligations en matière sociale est fixée sur la base d’un effectif annuel déterminé au 31 décembre de chaque année par application des modalités de décompte de l’article L 130-1 du Code de la Sécurité sociale.
L’effectif annuel correspondra ainsi « à la moyenne du nombre de personnes employées au cours de chacun des mois de l’année civile précédente ». Il existe une exception à ce décompte annuel en matière de tarification des accidents du travail qui, pour sa part, sera déterminé sur la base de l’effectif de la dernière année connue.
Pour le calcul de cette moyenne, il ne faut pas tenir compte des mois où aucun salarié n'est employé.
L’effectif est calculé au niveau de l'entreprise, tous établissements confondus.
Il est tronqué au centième (2 chiffres après la virgule).
Rappelons enfin qu’à compter du 1er janvier 2020, dans l’hypothèse d’un franchissement à la hausse d'un seuil d'effectif au 31 décembre 2019, l’impact de ce dépassement en matière de cotisations et contributions sociales ne sera appliqué que pour autant que ce dépassement de seuil soit maintenu pendant 5 années civiles consécutives. Il s’agit là d’un nouveau dispositif de gel des effets du dépassement des seuils.
Lire également : Les seuils d'effectifs au 1er janvier 2020 et la loi PACTE
Principales modalités de décompte des effectifs
Le décret du 31 décembre 2019 réécrit l’article R 130-1 du code la Sécurité sociale. Ce dernier devient la disposition centrale du décompte des effectifs.
Ces modifications concernent les obligations prévues par le droit de la Sécurité sociale, mais également les obligations relevant du droit du travail mais soumises aux règles de décompte « sécurité sociale ».
En effet, il est rappelé qu’à l’occasion de la réforme menée par la loi PACTE, différentes obligations, auparavant fixées en fonction d’un effectif déterminé selon les modalités du Code du travail, sont désormais appréciées selon les modalités fixées par le Code de la Sécurité sociale comme, par exemple :
| Application du décompte "Sécurité sociale" au 1er janvier 2020 |
Heures supplémentaires hors contingent : contrepartie obligatoire en repos de 100 % | oui |
Obligation d'emploi de travailleurs handicapés : assujettissement | oui |
Aide à l'apprentissage | oui |
Local ou emplacement de restauration : obligation de mise à disposition aux salariés souhaitant prendre leur repas sur place | oui |
Participation : obligation de mise en place | oui |
Faut-il prendre en compte les dirigeants et mandataires sociaux ?
Le décret du 31 décembre 2019 et l’article R 130-1 du Code du travail confirment que, pour le décompte des effectifs « Sécurité sociale », seuls doivent être pris en compte « les personnes titulaires d’un contrat de travail » et les agents et salariés du secteur public relevant du régime d’assurance chômage.
Il faut retenir ainsi le fait qu’il n’est plus fait mention des dirigeants et mandataires sociaux affiliés au régime général.
Bien évidemment, si ces dirigeants et mandataires se trouvent en situation de cumul, c’est-à-dire s’ils exécutent une prestation de travail subordonnée et sont titulaires à la fois d’un mandat et d’un contrat de travail, ils seront pris en compte uniquement en raison de l’existence du contrat de travail.
Dans un tel cas de figure et en cas de cumul, les dirigeants et mandataires sociaux titulaires d’un contrat de travail compteront pour 1.
Doit-on tenir compte des stagiaires ou des apprentis ?
Non, ces catégories de personnels sont exclues du décompte des effectifs (voir synthèse des exclusions).
Les salariés mis à disposition doivent-ils être comptabilisés ?
Les salariés mis à disposition (y compris les intérimaires) demeurent exclus des effectifs « Sécurité sociale » de l’entreprise utilisatrice en raison de l’absence même de tout contrat de travail avec cette dernière.
L’exclusion des mandataires, dirigeants et personnels mis à disposition, marque une des grandes distinctions avec le décompte selon les principes du droit du travail. En effet, sous certaines conditions, notamment pour les personnels mis à disposition, ces derniers sont pris en compte dans un décompte d’effectif selon les dispositions du Code du travail.
Concernant les autres modalités de prises en compte des salariés dans le cadre du décompte de l’effectif en matière de droit de la Sécurité sociale, elles demeurent inchangées.
Comment tenir compte des CDD ?
Les salariés en CDD sont pris en compte dans l’effectif sauf dans l’hypothèse où ils seraient recrutés dans le cadre d’un remplacement d’un salarié absent (maladie, congés…). En effet, dans ce cadre, seuls sont décomptés les salariés remplacés.
Comment tenir compte de la durée de travail pour le décompte de l’effectif ?
Les salariés à temps plein sont comptés pour 1 dans le cadre du décompte des effectifs.
Il en est de même des salariés cadre ou non cadre ayant un forfait jour qui compte pour 1, et cela quel que soit le nombre de jours fixés dans le contrat de travail. En effet, il n’existe pas de notion de temps partiel pour les forfaits jours, même si le nombre de jours fixés dans la convention de forfait est inférieur, par exemple, à 218 jours/an.
Pour les salariés à temps partiel, ils doivent être comptabilisés dans l’effectif en fonction de la durée du travail fixée au contrat de travail. Pour déterminer le prorata à mettre en œuvre, il faut diviser la somme totale des horaires inscrits dans leurs contrats de travail par la durée légale ou la durée conventionnelle du travail.
Par exemple, pour un salarié à temps partiel, engagé sur la base de 24 heures hebdomadaires dans une entreprise dont l’horaire hebdomadaire légale de travail est 35 heures, il sera comptabilisé sur la base de 24/35, soit 0,6857 arrondi à 0,68.
Les salariés en forfaits heures peuvent faire l'objet du même prorata.
Comment tenir compte de la date d’entrée dans l’entreprise pour le mois d’embauche ?
Au titre du mois d’embauche, ou de départ, le décompte dans l’effectif d’un salarié est lié en fonction du nombre de jours du mois pendant lequel il a été employé, Le décompte des jours est effectué sur la base des jours calendaires du mois.
Exemple :
Un salarié à temps plein est engagé dans le cadre d’un contrat de travail à durée indéterminée à compter du lundi 13 janvier 2020.
Si ce salarié est engagé à temps plein, il sera décompté (en jours calendaires) pour 19 jours de présence (du 13 au 31), dans le cadre d’un mois de 31 jours, soit 19/31. Il sera ainsi décompté pour 0,61.
Comment comptabiliser un salarié à temps partiel engagé en cours de mois ?
En reprenant le même exemple que ci-dessus mais avec un salarié engagé dans le cadre d’un CDD pour surcroît d’activité du 13 au 31 janvier 2020 à raison de 24 heures hebdomadaires.
Les calculs seront les suivants : (19/31) X (24/35) = 0,42
Synthèse : principaux cas d’exclusion du décompte des effectifs
Sans que cette liste soit exhaustive, il faut retenir que sont exclus du décompte des effectifs :
- les CDD recrutés pour remplacer un salarié absent ou dont le contrat est suspendu,
- les volontaires en service civique,
- les bénéficiaires de contrats aidés (CUI, CIE, CAR, CAE DOM),
- les apprentis et les bénéficiaires de contrats de professionnalisation,
- les stagiaires en milieu professionnel qui ne sont pas titulaires d'un contrat de travail,
- les stagiaires de la formation professionnelle continue,
- les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure,
- les agents publics mis à disposition et détachés dans une autre structure, ces agents étant décomptés dans la structure d'accueil,
- les volontaires en service civique,
- les élus,
- les travailleurs handicapés des Esat,
- les mandataires sociaux à compter du 1er janvier 2020 (moyenne des effectifs de chaque mois de l’année 2019). Cela concerne :
- les gérants minoritaires ou égalitaires de sociétés à responsabilité limitée et de sociétés d’exercice libéral à responsabilité limitée ;
- les présidents du conseil d'administration, les directeurs généraux et directeurs généraux délégués des sociétés anonymes, des sociétés d'exercice libéral à forme anonyme et des institutions de prévoyance, des unions d'institutions de prévoyance et des sociétés de groupe assurantiel de protection sociale ;
- les présidents et dirigeants des sociétés par actions simplifiées et des sociétés d'exercice libéral par actions simplifiées.