Il appartient au dirigeant de fixer les congés payés, mais afin d’éviter les contestations de ses salariés, il doit connaître les règles de fonctionnement des congés et les formalités obligatoires.
Comment le droit à congés payés s’acquiert-il ?
Chaque salarié a droit à deux jours et demi ouvrables de congés par mois de travail, soit cinq semaines au bout d’un an. La période de référence pour l’acquisition des congés payés, sauf disposition contraire, va du 1er juin N-1 au 31 mai N (pour les entreprises du BTP, la période va du 1er avril N-1 au 31 mars N).
La loi autorise également que le décompte des jours de congé soit effectué en jours ouvrés, c’est-à-dire en jours normalement travaillés. Dans ce cas, si les congés payés sont décomptés en jours ouvrés, la durée du congé payé est alors égale à 25 jours ouvrés par an.
Comment gérer les congés ?
L’entreprise doit suivre sur un document l’évolution des congés pris par le salarié en cours d’année.
De plus, au bas du bulletin de paie du salarié figure un décompte des congés payés qui indique le nombre de jours pris par le salarié et le nombre de jours restant à prendre (sauf pour les salariés qui relèvent d'une caisse de congés payés, comme ceux par exemple du bâtiment).
Nos recommandations Pour éviter toute contestation, un imprimé peut être signé par l’intéressé chaque fois que ce dernier prend des congés. |
Quelles formalités accomplir ?
L’employeur doit informer ses salariés, au plus tard le 1er mars, de la période fixée pour la prise du congé principal de 24 jours ouvrables. Elle doit être comprise entre le 1er mai et le 31 octobre.
Il fixe les dates de départ en congé après avis, s'ils existent dans l'entreprise, des délégués du personnel et choisit l’ordre de départ des salariés en fonction de leur ancienneté, de leur situation de famille, des possibilités de départ en congés du conjoint et des souhaits de chacun (à moins que l’ordre des départs ne résulte de la convention collective ou des usages).
Le salarié devra avoir connaissance de ses dates de congés au moins un mois à l’avance et leur modification ne peut intervenir dans le mois précédent le départ, sauf circonstances exceptionnelles.
Comment s’effectue la prise des congés payés ?
Le congé principal, c’est-à-dire celui fixé entre le 1er mai et le 31 octobre, doit être de 12 jours ouvrables minimum et 24 jours ouvrables au maximum.
Les jours de congés payés restants, appelés « cinquième semaine », ne doivent pas être accolés au congé principal.
Si les 24 jours de congés ne sont pas pris entre le 1er mai et le 31 octobre du fait de l’employeur, le salarié bénéficie de congés payés supplémentaires (congés de fractionnement). Un accord d'entreprise peut aménager les règles de fractionnement applicables au sein de l'entreprise.
L'employeur a l'obligation de faire prendre ses congés payés au salarié
Sauf cas particuliers (notamment en cas de rupture de contrat de travail, compte épargne temps…), l’employeur ne peut pas remplacer l’exercice du congé par le paiement d’une indemnité et ce même si le salarié le souhaite ou donne son accord.
C’est donc l’employeur qui doit veiller à la prise effective des congés payés de ses salariés en fixant dans les délais impartis la période de congés et l’ordre des départs.
Par conséquent, en dehors d’événements spécifiques pouvant entraîner le report de la prise des congés légaux (maladie, maternité, accident du travail) ou de dispositions conventionnelles particulières ou d’accord express entre les parties, le salarié doit avoir pris effectivement son droit à repos pendant la période de prise des congés. L’employeur ne peut pas priver le salarié de ce repos ou le remplacer par une indemnité compensatrice.
Les différentes complications
Si le salarié n’a pas pu prendre ses congés du fait de l’employeur, il pourra obtenir réparation.
Aussi, en cas de contestation, c’est l’employeur qui doit rapporter la preuve qu’il a accompli toutes les diligences légales qui lui incombent pour que le salarié puisse exercer régulièrement son droit à congés.
Ce principe est réitéré régulièrement par la Cour de Cassation depuis un arrêt du 13 juin 2012 à l’appui notamment d’une directive européenne du 4 novembre 2003 qui impose le droit pour tous travailleurs à un repos annuel d’au moins 4 semaines.
Il existait donc un doute quant au régime applicable en cas de non prise de la cinquième semaine de congés payés.
Celui-ci est levé dans un arrêt du 26 janvier 2017. La Cour de Cassation répond qu’il ne revient pas au salarié de rapporter la preuve que l’employeur a fait obstacle à la prise de sa cinquième semaine de congés payés. L’employeur doit justifier qu’il a pris toutes les mesures et diligences pour que le salarié puisse exercer l’ensemble de ses droits à congés payés légaux.
Quels sont les droits à congés payés des salariés à temps partiel ?
Rappel : tout salarié a droit à un congé de 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif chez le même employeur.
Depuis le 1er juin 2012, il n’est plus nécessaire qu’un salarié ait travaillé 10 jours pour pouvoir acquérir des congés payés. Cette condition d’ouverture des droits a été supprimée.
Pas de proratisation des droits à congés payés pour les salariés à temps partiel
Le salarié à temps partiel bénéficie des droits reconnus au salarié à temps complet.
L’acquisition des jours de congés payés est indépendante :
- de la durée du travail fixée au contrat ;
- de l’horaire, des rythmes et modes d’organisation du travail.
En conséquence, le salarié à temps partiel bénéficie des mêmes droits à congés que les salariés à temps complet, soit 30 jours ouvrables.
La différence de traitement se situe au niveau de l’indemnisation des congés (maintien du salaire à temps partiel ou règle du dixième).
Le décompte des congés payés
Le décompte des jours de congés payés s’effectue à compter du 1er jour où le salarié aurait dû travailler. Ensuite, tous les jours ouvrables jusqu’à la reprise sont décomptés dans le nombre de jours de congés.
Exemple :
Un salarié travaille 2 jours par semaine, les mardis et jeudis.
Il demande un jour de congé le jeudi 4 => 4 jours de CP seront décomptés.
Il fixe une semaine de congés payés du 15 au 21.
L’indemnité de congés payés sera calculée en fonction du salaire correspondant au temps partiel.
À noter : les modalités de décompte des congés payés sont identiques lorsque l’entreprise adopte un décompte en jours ouvrés ;
il convient d’opérer un décompte en fonction des jours travaillés dans l’entreprise et non en fonction des jours de travail du salarié.
Lorsqu’une convention collective prévoit des congés supplémentaires sous forme de jours ouvrés, et à défaut de précision de la convention collective, ces jours ouvrés de congés ne s’imputent que sur les jours où le salarié à temps partiel doit travailler.
Quels sont les droits des salariés en contrat à durée déterminée (CDD) ?
Les salariés en CDD disposent des mêmes droits que les salariés en contrat à durée indéterminée. Si les congés payés n’ont pas été pris, ils perçoivent une indemnité compensatrice de congés payés de 10 %.
Nos recommandations Le salarié ne peut pas renoncer à ses droits à congés. C'est à l'employeur d'organiser, voire d'imposer, la prise effective des congés payés. |
