Le dirigeant vient de recevoir un avis de contrôle par lettre recommandée avec accusé de réception ? Rien d’étonnant, un contrôle peut intervenir à tout moment dans la vie d’une entreprise.
Cet avis informe l’employeur de :
- la date de vérification,
- la liste des documents et supports qu’il conviendra de tenir à la disposition du contrôleur,
- la période sur laquelle va porter la vérification.
Si la date ne lui convient pas, il peut en solliciter une nouvelle auprès de l’URSSAF.
En cas de contrôle lié à la recherche de faits de travail dissimulé, l'URSSAF peut procéder à un contrôle "inopiné" sans information préalable de l'employeur.
Nos recommandations Dès la réception du courrier, adressez une copie à votre conseiller FIDUCIAL |
Déroulement du contrôle
À compter de 2023, dans les entreprises de moins de 20 salariés, la durée du contrôle Urssaf est limitée à 3 mois. Cette durée peut être prolongée une fois à la demande du contrôleur ou de l'employeur.
Vérification et consultation des documents :
- registre d’entrées et sorties du personnel,
- bulletins de paie,
- contrats de travail,
- justificatifs de remboursement de frais,
- évaluation des avantages en nature (logement, voiture…),
- documents comptables.
La vérification s’effectue dans les locaux de l’entreprise, sur les lieux de l’activité professionnelle (siège social, chantier…) ou dans les locaux de l’URSSAF pour les entreprises de moins de dix salariés.
Conclusions du contrôle
Le contrôleur présente ses conclusions et envoi une « lettre d’observations » contenant les redressements envisagés ou signalant qu’aucune remarque n’est formulée. Le dirigeant dispose d’un délai de 30 jours pour faire part de ses remarques.
L'entreprise peut désormais demander une prolongation du délai de réponse pour 30 jours supplémentaires. À défaut de réponse de l'URSSAF, cette prolongation est acquise.
Procédure contradictoire
À l’expiration de ce délai de 30 jours et de son éventuelle prolongation et après examen des remarques du dirigeant, le contrôleur transmet à l’URSSAF le procès-verbal de contrôle faisant état de ses observations et de la réponse éventuelle du chef d’entreprise. L’URSSAF notifie le montant des sommes dues par une mise en demeure.
Si l’employeur conteste le montant, il dispose d’un délai de deux mois après la mise en demeure pour saisir la commission de recours amiable.
Nos recommandations :
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Charte du cotisant contrôlé mise à jour
Une nouvelle version de la charte, est entrée en vigueur et est applicable depuis le 1er janvier 2022.
La charte du cotisant contrôlé résume les dispositions les plus couramment mises en œuvre en matière de contrôle par les organismes de recouvrement.
Cette charte est mise à disposition de la personne contrôlée au début des opérations de contrôle.
La mise à jour de la charte, approuvée par l’arrêté du 31 mars 2022 (modèle de la charte en annexe), prend en compte notamment :
Lorsque les documents et les données nécessaires à l’agent chargé du contrôle sont dématérialisés, les opérations de contrôle peuvent être réalisées par la mise en œuvre de traitements automatisés sur le matériel professionnel de l’agent URSSAF (et non plus celui du cotisant contrôlé). L’entreprise doit mettre à la disposition de l’agent, les copies des documents, des données et des traitements nécessaires à l’exercice du contrôle.
À partir du 1er juillet 2022, en cas de solde créditeur résultant de l’ensemble des points examinés, une notification de crédit est adressée à l’entreprise concernée, dont le montant est remboursé dans un délai d’un mois pour les contrôles qui ont commencé à partir du 1er juillet 2022. Pour les contrôles qui ont commencé avant cette date, les organismes de recouvrement bénéficient toujours du délai maximum de deux mois après la notification.
La charte rappelle que les délais de prescription des cotisations et contributions de Sécurité sociale ont été suspendus par la loi entre le 12 mars et le 30 juin 2020. Cette suspension est cumulable avec la suspension du délai de prescription des cotisations et contributions applicable pendant la période contradictoire qui fait suite à un contrôle.
Par ailleurs, la loi de finance rectificative pour 2021 prévoit que tout acte de recouvrement qui aurait dû être émis entre le 2 juin 2021 et le 30 juin 2022 peut être valablement émis dans un délai d’un an à compter de cette date.
La charte apporte un exemple : si le délai de trois ans dont disposent les URSSAF pour décerner une contrainte à l’issue d’une mise en demeure restée sans effet expirait le 1er juillet 2021, l’URSSAF a jusqu’au 30 juin 2022 pour engager cette action.
