Dans quelles mesures, les salariés ou apprentis d’une entreprise sont-ils autorisés à s’absenter en vue de préparer un examen en lien avec une formation ?
Toute entreprise est susceptible d’embaucher des apprentis ou du personnel suivant par ailleurs une formation professionnelle ou diplômante (étudiants). Ces personnels bénéficient de dispositifs distincts leur faisant bénéficier de périodes d’absences autorisées afin de se présenter à un examen.
Les apprentis
Pour les apprentis, le « congé examen » est fixé de longue date dans le Code du travail.
Bénéficiant d’un statut particulier au sein des entreprises, le suivi d’une formation professionnalisante est inhérent au statut de l’apprenti. C’est pourquoi, il est reconnu par l’article L 6222-35 du Code du travail, un congé spécifique de cinq jours ouvrables pour la préparation directe des épreuves de leur formation.
Ce droit à congé de 5 jours ouvrables s’exerce librement par l’apprenti. Il doit être pris dans le mois qui précède les épreuves sans qu’il soit nécessairement accolé aux dates des épreuves.
De même, le bénéfice de ce congé n’est pas lié à une présence effective ou obligatoire de l’apprenti au centre de formation, même si le Code du travail laisse entendre que ce congé, à l’origine, se justifiait afin de permettre à l’apprenti de suivre des enseignements spécifiques à la passation des examens.
Durant l’absence de l’apprenti, l’ensemble des éléments de sa rémunération habituelle doit être maintenu.
Enfin, si l’apprenti à moins de vingt et un ans au 30 avril, ce congé rémunéré peut être augmenté par le droit à congés payés supplémentaires qui lui est reconnu en raison de son âge. En effet, tout salarié de moins de vingt et un ans au 30 avril de l'année précédente, a droit, « s'ils le demandent, à un congé de trente jours ouvrables » et ce, sans condition d’ancienneté. Cela sous-entend que si l’apprenti n’a pas une année complète d’ancienneté dans l’entreprise, il aura tout de même droit à un droit complet à congés de 30 jours ouvrables. Bien évidemment, ne lui seront rémunérés que les congés payés qu’il aura effectivement acquis au titre de son temps de présence dans l’entreprise, le reliquat de congés éventuellement pris étant sans solde.
Les étudiants
Pour les étudiants par ailleurs titulaires d’un contrat de travail, une autorisation d’absence a également été mise en place depuis 2015.
Contrairement aux apprentis, les étudiants bénéficient uniquement d’une autorisation de s’absenter sans que leur soit reconnu un droit au maintien de leur rémunération. Il s’agit donc d’un « congé examen » sans solde.
Afin de bénéficier de cette absence autorisée, les étudiants doivent logiquement justifier d’une inscription au sein d’un établissement ayant pour objectif l’obtention d’un diplôme de l’enseignement supérieur.
Concernant la durée de ce congé spécifique pour les étudiants, elle s’apprécie en fonction de la présence effective de l’étudiant au sein de l’entreprise.
Ainsi, pour toute période de soixante jours ouvrables travaillés par l’étudiant, ce dernier se voit autoriser à s’absenter, s’il le demande, pour une durée maximum de 5 jours ouvrables. Cette autorisation d’absence s’apprécie par période ce qui sous-entend que ces jours ne se cumulent pas.
Par exemple, pour une période de 180 jours ouvrables travaillés par l’étudiant salarié (3 périodes de 60 jours), ce dernier ne sera pas en droit de demander un congé examen sans solde de 15 jours (5 jours pour les 3 périodes de 60 jours). Il bénéficiera uniquement d’une autorisation d’absence sans solde correspondant aux 5 jours ouvrables acquis au cours de la dernière tranche de 60 jours.
Enfin, les étudiants bénéficient également, comme les apprentis, du droit à congés pour les jeunes de moins de vingt et un ans.