Embaucher un salarié

L'employeur est libre de choisir entre différents modes de recrutement : relations, Pôle Emploi, petites annonces, publication de l'offre d'emploi sur les réseaux sociaux…

Lorsque le candidat est sélectionné, quel que soit le type de contrat, il convient de lui faire signer un contrat de travail.

Contrat à durée indéterminée (CDI)

Si l’emploi correspond à une situation normale de développement de l’entreprise, le futur salarié doit en principe être recruté sous CDI avec une période d’essai qui pourra être rompue par l’une ou l’autre des parties, en respectant un délai de prévenance.

Contrat à durée déterminée (CDD) et intérim

Lorsque le recrutement correspond à une situation temporaire, il est possible d’avoir recours à un CDD ou à l’intérim. Attention, ces types de contrats ne peuvent être utilisés que dans des cas précis, limitativement énumérés par la loi (remplacement d’un salarié en cas d’absence, accroissement temporaire de l’activité, emplois à caractère saisonnier). De plus, deux renouvellements sont possibles et la durée de ces contrats est en principe de 18 mois maximum (renouvellement inclus).

La déclaration préalable à l'embauche (DPAE) : comment déclarer un salarié ?

Préalablement à l’embauche du salarié, l'employeur doit adresser à l’URSSAF ou à la MSA (pour les chefs d’exploitations et d’entreprises agricoles) la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) par internet (à défaut, par tout autre moyen ; ex. : télécopie). Cette DPAE est un support unique par lequel l'employeur procède à la déclaration du salarié.

Elle permet d’effectuer les formalités suivantes :

• l’immatriculation de l’entreprise à la Sécurité sociale en tant qu’employeur (pour une première embauche) ;
• l’immatriculation du salarié à la Sécurité sociale ou à l’organisme compétent ;
• la demande d’affiliation de l’entreprise à l’assurance-chômage (pour une première embauche) ;
• la demande d’adhésion à un service de médecine du travail ;
• la demande de visite médicale pour évaluer l'aptitude à l'embauche du nouveau salarié. En effet, l'employeur dispose de 3 mois afin de planifier la "visite d'information et de prévention" avec son service de santé au travail, à l'issue de laquelle les conditions du suivi médical seront organisées. Si le salarié embauché occupe un poste à risque, cette visite doit être organisée avant l'embauche. Pour plus d'informations, consultez notre article sur la surveillance médicale à l'embauche.
• l’affiliation des salariés agricoles aux institutions de retraite et de prévoyance complémentaires.

Cette DPAE doit être adressée par l'employeur à l’URSSAF (ou à la MSA) au plus tôt huit jours avant l’embauche et au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l’entrée effective du nouveau salarié dans l’entreprise.

Dans les cinq jours ouvrables suivant la réception du formulaire, l’URSSAF (ou la MSA) délivre un accusé de réception de cette déclaration qui rappelle les informations y figurant.

À défaut de contestation par l'employeur des informations figurant sur ce document dans un délai de 2 jours ouvrables suivant la réception de celui-ci, le document adressé par l'URSSAF (ou la MSA) constitue une preuve de la déclaration.

Autres formalités à effectuer

• Affilier le salarié embauché à la caisse de retraite complémentaire et éventuellement à un régime de prévoyance prévu par la convention collective (ou vérifier l’affiliation dans le régime agricole).
• Depuis le 1er janvier 2016, tous les salariés doivent être couverts au sein de l'entreprise par un régime de prévoyance couvrant les dépenses « frais de santé ». Seul le salarié est en droit d'exercer une demande de dispense d'adhésion, dans des cas strictement limités.
• Inscrire le salarié embauché sur le registre unique du personnel (tenu dans les locaux).
• Afficher les informations obligatoires en matière de droit du travail : horaires de travail, convention collective applicable (obligation de disposer de la convention collective à jour dans les locaux de l’entreprise), règlement intérieur, rappel sur le respect de l’égalité professionnelle entre hommes et femmes et sur le principe de non-discrimination, coordonnées des secours d'urgence, de l’inspection du travail et de la médecine du travail.
• En présence de risques épidémiques (comme l'exemple de la Covid-19), les entreprises doivent afficher des obligations en matière du port du masque, du respect des gestes barrières…
• Délivrer à chaque salarié embauché (CDI, CDD…) une information sur le droit conventionnel applicable dans l’entreprise. Elle indique les textes conventionnels applicables, l’existence d’un accord d’intéressement, d’un accord de réduction du temps de travail, et les modalités de consultation. Dans certaines professions, il est demandé à l’employeur de remettre un exemplaire de la convention à ses employés.
• S'assurer auprès de la préfecture de la validité du titre de travail des salariés de nationalité étrangère.

• Conserver un double des bulletins de paie pendant cinq ans. Cependant, nous vous conseillons de les conserver dix ans ou éventuellement à vie si l'employeur souhaite pouvoir fournir des copies à ses salariés qui les auraient égarés.
• Tenir un registre des observations et mises en demeure formulées par l’inspection du travail.
• Tenir à jour le document unique d’évaluation des risques (lire aussi "appliquer les règles d'hygiène et de sécurité")
• Tenir un registre de consignation des alertes en matière de santé publique et d'environnement.

La loi interdit le travail dissimulé. Celui-ci est caractérisé par l’intention de dissimuler tout ou partie d’un emploi salarié.

Il s’agit notamment des situations suivantes :

• absence de déclaration préalable à l’embauche d'un salarié ;
• absence de bulletin de paie ;
• mention sur le bulletin de paie d’un nombre d’heures de travail inférieur à celui réellement effectué, sauf si cette mention résulte de l’application d’une convention ou d’un accord d’annualisation du temps de travail ;
• défaut volontaire de déclaration des salaires et des charges sociales auprès des organismes de recouvrement en matière sociale et fiscale.

Le chef d’entreprise qui fait appel à des sous-traitants peut voir sa responsabilité pénale engagée en cas de recours indirect au travail dissimulé. Il peut également être tenu, sous certaines conditions, au paiement solidaire de sommes dues par une des entreprises auxquelles il a fait appel en cas de travail dissimulé ou d’emploi d’étrangers sans titre de travail.

Sanctions pénales

En cas de travail dissimulé constaté, dans son entreprise ou dans celle d’un de ses sous-traitants, le chef d’entreprise encourt jusqu’à trois ans d’emprisonnement et/ou 45 000 € d’amende et, le cas échéant, des peines complémentaires (interdiction d’exercer l’activité incriminée, confiscation des outils, stocks et machines, affichage ou diffusion du jugement, exclusion provisoire ou définitive des marchés publics, suppression des exonérations de charges de Sécurité sociale...). Pour les personnes morales, l’amende s’élève à 225 000 €.

Sanctions administratives

En cas de procès verbal relevant une infraction de travail illégal, l'entreprise peut se voir :

• supprimer les aides publiques (exonération de charges ...),
• tenue de rembourser les aides perçues,
• exclus des marchés publics,
• appliquer un redressement des cotisations sociales sur une base forfaitaire de 25 % du plafond annuel de sécurité sociale (10 998 € pour 2023).