Cela comprend l'analyse des tendances de la demande, établir des partenariats avec des fournisseurs fiables ou encore le recours à des méthodes de prévision et de planification précises. Ces mesures présentent de nombreux avantages en réduisant les coûts et en assurant un approvisionnement efficace des produits.
Dans cet article, nous partageons nos conseils pratiques pour optimiser la gestion des stocks en hôtellerie, afin de vous aider à améliorer l'efficacité de votre établissement.
Les différentes étapes de la gestion des stocks dans l'hôtellerie
Quelles sont les étapes de la gestion de stock ? Quels sont les types de gestion de stock et comment gérer l'approvisionnement ?
Il existe plusieurs étapes dans la gestion des stocks pour assurer le bon fonctionnement des opérations quotidiennes. C'est un processus complexe qui nécessite une planification minutieuse.
#Passer les commandes et réceptionner les marchandises
Tout commence lorsque vous passez des commandes. Elles doivent être effectuées en utilisant un bon de commande numéroté fourni par votre établissement. Il est essentiel de remplir minutieusement ce bon de commande afin de prévenir tout litige lors de la livraison. Lors de la réception, il faut vérifier les marchandises reçues pour être sûr de la conformité de la livraison. Aucun détail ne peut être laissé au hasard.
#Établir le stock
un stock est constitué de biens qui sont accumulés en vue d'une utilisation future. Il représente donc à la fois une réserve de bien et une somme d'argent. Pour les hôteliers, l'objectif est de maintenir un stock optimal, c'est-à-dire ni trop élevé ni trop faible.
Quand vous passez une commande, il est donc important de prendre en compte plusieurs éléments tels que :
- La localisation du lieu de stockage
- Le niveau de consommation
- Les caractéristiques du produit
- Le délai de livraison
- Les coûts des achats
- L'activité de l'entreprise
#L'organisation des stocks
L'organisation des stocks passe par plusieurs étapes :
- Les fiches de stocks : pour connaître de manière continue l'état du stock et sa valeur.
- Le bon de réquisition : pour savoir quelle marchandise est sortie (date et lieu).
- Local de stockage : pour ranger les marchandises à l'abri le temps qu'elles soient consommées.
- Dresser un inventaire : pour contrôler la consommation et la rotation des stocks.
Par quoi passe une bonne gestion des stocks de votre hôtel-restaurant ?
Quels sont les outils et les types de gestion de stock ? Quels sont les principes d'une bonne gestion de stocks ?
Plusieurs principes sont indispensables pour une bonne gestion des stocks. En effet, c'est un processus complexe qui nécessite d'être structuré. Il faut :
#Analyser la demande
Pour optimiser la gestion de votre établissement, il est important de comprendre les tendances saisonnières et les fluctuations de la demande. Pour ce faire, il est important de récolter des informations sur les préférences de vos clients et d'ajuster vos stocks en conséquence. Cela permet en effet d'éviter les pénuries ou les surplus. Pour ce faire, vous pouvez utiliser des outils de gestion pour faciliter cette analyse.
#Établir des niveaux de stocks optimaux
Définissez des niveaux de stocks optimaux pour vos services en fonction de la demande prévue, du délai de livraison et de la capacité de stockage disponible. Assurez-vous d'avoir suffisamment de stock pour répondre à la demande, tout en évitant les surplus qui peuvent entraîner des coûts supplémentaires de gestion et de stockage.
#Mettre en place un système de suivi
Un système de suivi précis est essentiel pour une gestion efficace des stocks. Utilisez des codes-barres, des étiquettes, ou des technologies de suivi automatique pour suivre les entrées et les sorties de chaque produit. Cela vous permettra d'avoir une vision claire de votre inventaire en temps réel et de détecter rapidement les écarts ou les problèmes de vol.
#Prioriser la rotation des stocks
La rotation des stocks est cruciale pour éviter les obsolescences et les pertes liées aux produits périmés. Mettez en place une politique de "premier entré, premier sorti" pour vous assurer que les produits les plus anciens sont utilisés en premier. Cela réduira les pertes et garantira que les produits restent frais et de haute qualité.
#Établir des partenariats avec des fournisseurs fiables
Travailler en collaboration avec des fournisseurs fiables peut avoir un impact significatif sur la gestion des stocks. Établissez des relations solides avec vos fournisseurs, communiquez régulièrement avec eux pour partager des informations sur les niveaux des stocks, les prévisions de demande et les délais de livraison. Cela vous aidera à éviter les retards et à maintenir des niveaux de stocks optimaux.
#Automatiser les processus
L'automatisation des processus de gestion de stock peut vous faire gagner du temps en améliorant votre productivité. Utilisez des systèmes de gestion des stocks informatisés pour suivre le niveau des stocks, générer des rapports, passer des commandes automatiques, etc... Les solutions de gestion pour votre hôtel sont de réels atouts pour gagner en productivité !
Pour aller plus loin : découvrez nos conseils pour choisir votre PMS hôtel en 2023
Les avantages d'une bonne gestion des stocks dans l'hôtellerie-restauration
Gérer efficacement ses stocks présente de nombreux avantages pour votre activité. En effet, cela vous permet de :
#1 Quantifier vos pertes de matières premières
La gestion des stocks présente de nombreux avantages notamment d'éviter le gaspillage ou encore la perte de matières premières. En effet, cela vous permet de ne pas avoir un écart trop important entre le stock théorique et le stock que vous avez réellement au sein de votre établissement à l'instant T.
#2 Commander rapidement
Grâce à une gestion optimale, vous pouvez commander auprès de vos fournisseurs dès que vous avez un stock de matières premières trop faible ou épuisé. Ainsi, cela vous permet d'accroître votre productivité et la satisfaction de vos clients car vous pourrez proposer sans discontinu un service de qualité. Vous évitez donc la rupture de stock ! Ainsi, être précis dans la gestion des stocks est une nécessité pour vos établissements !
Pour aller plus loin : nous vous donnons 10 conseils pour fidéliser les clients de votre hôtel !
#3 Baisser les coûts
Pour réduire vos coûts et ainsi accroître votre chiffre d'affaires, il est important de bien gérer ses stocks. Pour ce faire, des logiciels de gestion existent pour vous accompagner dans votre activité. Ils permettent en effet d'avoir une vue d'ensemble des stocks donc vous pouvez suivre les quantités en temps réel et surveiller les prix. Grâce à cela, vous connaissez précisément la fluctuation des coûts d'approvisionnement.
Pour aller plus loin : découvrez les avantages de l'utilisation d'un logiciel de gestion pour votre hôtel-restaurant !
#4 Accroître votre rentabilité
Pour augmenter la rentabilité de votre hôtel, il est important de faire une bonne marge sur les produits vendus. Ainsi, il faut bien tenir compte du prix d'achat des matières premières mais aussi du prix du service ou produit vendu. Vous aurez une marge brute performante lorsque le coût de vos matières premières ne représentera qu'au maximum 30% de votre prix de vente.
#5 Être performant sur le long terme
Une bonne gestion vous permettra d'affronter l'avenir plus sereinement. En effet, grâce à un suivi régulier, vous pourrez mieux suivre l'évolution de ces stocks et équilibrer la balance entre l'approvisionnement et la rotation des stocks.
Pour aller plus loin : découvrez les nouvelles innovations technologiques en hôtellerie !
FIDUCIAL Hôtel-Restaurant, le logiciel qui vous accompagne dans la gestion de vos stocks !
Ce PMS vous propose des modules complémentaires tels que la gestion des stocks et fiches techniques. Ainsi, ce module vous permet de :
- Gérer votre restaurant en toute simplicité
- Commercialiser vos tables en ligne
- Choisissez votre mode de facturation préféré : tactile ou traditionnel
- Créer votre plan de salle
- Transférez directement les notes sur la chambre, le compte ou le salon
- Assurer sereinement toutes les étapes de vos approvisionnements avec le module gestion des stocks (complète ou boissons)
- Suivre vos encaissements sur chaque poste grâce à un contrôle de caisse avec fond fixe
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En conclusion, la gestion des stocks joue un rôle crucial dans le secteur de l'hôtellerie-restauration. Une bonne gestion des stocks permet aux établissements de maintenir l'approvisionnement adéquat, d'éviter les ruptures de stocks, de minimiser les coûts et de maximiser la satisfaction des clients.