Définition du PMS (Property Management System)
Concrètement, c'est quoi un logiciel hôtelier ?
Un PMS, aussi appelé Property Management System, est un logiciel visant à couvrir tous les besoins d'un hôtelier en proposant des fonctionnalités essentielles au métier. Il permet notamment de gérer :
- Le planning
- Les réservations en ligne
- La facturation
- La comptabilité
- Le suivi de l'activité en temps réel grâce à des rapports statistiques détaillés
C'est un outil de pilotage particulièrement efficace pour les hôteliers puisqu'il permet d'automatiser des tâches qui sont parfois fastidieuses sur une seule et même plateforme. Le PMS est également un outil tout-en-un puisque des interfaces peuvent s'ajouter aux fonctionnalités de base. Vous vous concentrez ainsi sur votre cœur de métier : l'hospitalité et le bien-être de vos clients.
Grâce un logiciel hôtel, vous simplifiez votre quotidien et augmentez la relation client en offrant un service fluide et rapide. Ils sont donc susceptibles de devenir des clients fidèles !
Pour aller plus loin : découvrez 10 astuces pour fidéliser les clients de votre hôtel !
Quels sont les avantages d'un PMS ?
S'équiper d'un PMS en 2023 s'avère fondamental. En effet, les hôteliers doivent faire face à une concurrence forte et à une clientèle volatile. Ils doivent donc chercher à se démarquer par tous les moyens possibles. Pour cela, choisir une solution informatique comme un logiciel hôtel présente de nombreux avantages :
- Gestion simplifiée des actions hôtelières
- Amélioration de la relation client
- Automatisation des tâches chronophages
- Fluidification de la communication au sein de l'hôtel
- Amélioration de la prise de décision grâce à des rapports d'activité précis
Plus globalement, le PMS hôtel permet de gagner un temps considérable dans ses journées, d'augmenter ses revenus et surtout de travailler plus sereinement. C'est un outil sécurisé et fiable qui permet aux hôteliers de se concentrer sur leurs clients. Si on va plus loin, le PMS permet même à l'hôtelier d'augmenter sa visibilité en ligne et de se démarquer donc de ses concurrents. Un vrai plus à tous les niveaux donc !
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Un logiciel hôtelier au plus proche de vos besoins
Vous vous demandez sûrement comment bien choisir un PMS ?
L’un des critères le plus important lors de l’achat d’un logiciel hôtel est de choisir une solution qui correspond vraiment à vos attentes.
En effet, les PMS hôtel disposent de nombreuses fonctionnalités mais toutes ne sont pas adaptées à votre structure. C’est pourquoi, vous devez choisir votre PMS en fonction des besoins de votre établissement afin d’identifier les fonctionnalités qui vous seront le plus utiles. Vous pourrez ainsi déterminer le logiciel de gestion hôtelière qui correspond le plus aux spécificités de votre hôtel.
Cela vous permettra d’avoir un PMS adapté à la taille, au type de votre établissement (hôtel ou hôtel-restaurant), aux différents services proposés (bar, séminaire, spa) ou encore à la taille de votre équipe.
Pour vous aider, voici la liste des fonctionnalités de base d’un bon PMS hôtel :
- Gestion et vision globale du planning afin d'avoir une vision d'ensemble de votre structure
- Réservation pour visualiser les informations de réservation propres à chaque client (pays d'origine, e-mail, numéro de téléphone...)
- Facturation pour gérer les différents modes de paiement
- La gestion des arrivées et des départs qui permet de fluidifier l'enregistrement des voyageurs au sein de votre hôtel
- Analyse des performances et statistiques en temps réel de votre hôtel afin d'orienter vos actions et d'être plus performant
Vous l'aurez compris, avant même de choisir un PMS, vous devez définir les besoins de votre hôtel afin de choisir la solution qui lui correspond vraiment. En faisant cet état des lieux préalable, vous payez seulement pour ce dont vous avez réellement besoin. Que vous fassiez partie d'une chaine d'hôtel ou non, retenez bien que ce système de gestion peut vous faire gagner un temps considérable au quotidien. Vous renforcerez votre efficacité opérationnelle et améliorerez l'expérience client. Un réel atout, vous ne trouvez pas ?
Pour aller plus loin : découvrez quel avenir ont les nouvelles technologies comme les PMS au sein du secteur de l'hôtellerie !
Un logiciel hôtel-restaurant centralisé et intuitif
Que vous soyez un hôtel indépendant ou affilié à une chaîne (Logis ou The Originals par exemple), sachez qu'un bon logiciel hôtel centralise un maximum de fonctionnalités au sein d’une seule et même plateforme pour que vous soyez équipé d'une vraie solution tout-en-un !
Grâce à la centralisation des fonctionnalités, le logiciel hôtel encourage l’automatisation des tâches. Ne perdez donc plus votre temps à vous préoccuper des missions chronophages, le logiciel s’en charge pour vous. Par exemple, la fonctionnalité statistiques et analyse de performances vous permettra de devenir un analyste professionnel : un vrai gain de temps et d’argent !
Par ailleurs, un bon PMS hôtel doit être simple d’utilisation car il deviendra votre partenaire quotidien mais aussi celui de votre équipe. En vous assurant que le tableau de bord est intuitif et accessible par tous, vous contribuerez à améliorer l’expérience client. En effet, le tableau de bord est le principal lieu de pilotage du logiciel, celui que vous allez utiliser régulièrement alors autant qu'il soit facile d'utilisation et intuitif.
Cela permettra à votre équipe de devenir opérationnelle rapidement et aux clients de bénéficier du meilleur service possible grâce à un staff compétent. La classe non ?
N'oubliez-pas : un PMS doit être fonctionnel et sa prise en main facile. Il doit vous permettre d'automatiser des tâches qui sont parfois redondantes. Grâce à cela, vous gagnerez du temps, de l'énergie et serez donc plus productif !
Un PMS hôtellerie ouvert
Un des principaux points à prendre en compte lors de l’achat d’un PMS hôtel est sa connectivité ou le fait d'avoir des API ouvertes.
Privilégiez un logiciel hôtellerie personnalisable grâce à des modules et interfaces complémentaires : Channel Manager, CRM, booking engine, etc. En effet, votre logiciel hôtel ne doit pas constituer le seul outil de gestion de votre hôtel. Il doit être compatible avec d'autres logiciels afin de vous laisser la possibilité d'avoir sur une seule et même interface tous vos outils. C'est par exemple grâce au Channel Manager que vous pourrez être présent sur les canaux de distribution comme Reservit ou TravelClick et remplir alors automatiquement votre hôtel.
Ces interfaces connectées vous permettront plusieurs choses :
- Améliorer la satisfaction et l'expérience client
- Optimiser la gestion de votre hôtel
- Avoir accès à toutes vos données à un seul et même endroit
L’ensemble de ces intégrations sont une vraie plus-value car elles permettent de bénéficier de solutions diverses additionnelles depuis une plateforme unique : votre PMS de base. L'objectif est que vous puissiez disposer d’un logiciel hôtellerie tout-en-un pour un maximum de souplesse !
Pour aller plus loin : découvrez comment optimiser au mieux la gestion de votre hôtel-restaurant !
La gestion des droits d'accès par le software
Votre PMS ayant pour vocation d'être utilisé par plusieurs personnes, la gestion des droits d'accès est un critère fondamental à prendre en compte dans votre choix d'un système de gestion. En effet, certains membres de votre équipe doivent avoir la possibilité d'utiliser le PMS hôtel en votre absence, lors de l'attribution des chambres par exemple.
Sans cela, la gestion de votre hôtel risque d'être compliquée et vous risquez de ne pas profiter à 100% du panel de fonctionnalités offert par votre logiciel hôtel. Il est ainsi important de pouvoir gérer les droits d'accès mais gardez bien en tête que tous les membres de votre équipes n'ont pas forcément besoin d'accéder aux rapports de performance de votre établissement par exemple.
Pour aller plus loin : découvrez pourquoi un PMS est aujourd'hui LA technologie pensée pour votre hôtel !
Un accompagnement complet
Vous vous demandez encore quel est le meilleur outil PMS ?
Lorsque vous choisissez un PMS de gestion hôtelière, au-delà du logiciel, vous devez prêter une attention toute particulière à l’éditeur de logiciel. Privilégiez donc une entreprise pérenne et experte du secteur de l’hôtellerie et de la restauration afin de tirer parti du meilleur service possible.
Assurez-vous de bénéficier d’un accompagnement complet tout au long du cycle de vie du logiciel : de la formation jusqu’à la maintenance. Il faut en effet avoir une vision sur le long terme.
Tout d’abord, renseignez-vous sur l’ensemble des services proposés par l’éditeur ainsi que sur les tarifs annoncés. Priorisez les fonctions qui vous semblent les plus pertinentes et nécessaires afin de faciliter votre choix. Privilégiez le prestataire qui vous offre un accompagnement complet et personnalisé en adéquation avec vos besoins.
Voici une liste non exhaustive des services qu’un éditeur peut vous proposer :
- Formation
- Assistance téléphonique 7j/7
- Mise à jour et sauvegarde des données
- Conseils personnalisés
Il est donc particulièrement important de s'intéresser à l'éditeur du logiciel car c'est en fonction de tout cela que votre prise en charge peut être plus ou moins rapide. De plus, s'orienter vers un éditeur qui a une forte expérience dans le domaine de l'hôtellerie-restauration vous permettra d'être en contact avec des personnes qui comprennent vraiment vos besoins et les spécificités de votre secteur d'activité.
Le petit plus : découvrez FIDUCIAL Hôtel-Restaurant, le PMS développé par le Groupe FIDUCIAL pour vous accompagner dans la gestion de votre établissement !
Quel est le prix d'un PMS hôtel ?
Vous vous demandez peut-être si un PMS hôtel est gratuit ?
Le prix d'un PMS peut varier considérablement en fonction de plusieurs critères. En effet, vous devez trouver un équilibre entre les dépenses que vous allez faire pour acquérir une telle solution informatique et le retour sur investissement que cela va vous procurer. Le prix dépend aussi de la technologie du PMS : cela peut être un PMS local (directement installé sur un poste fixe) ou un PMS cloud (accessible via une simple connexion Internet.
Vous devez également vous intéresser à tout ce qu'il y autour du logiciel (connectivité, assistance ou encore maintenance) qui vont venir s'ajouter au prix de base de votre PMS. L'objectif est que vous avez une vision d'ensemble de l'offre que l'on vous propose et que celle-ci corresponde vraiment à vos besoins, sans quoi vous risquez de vous retrouver avec des modules et/ou interfaces dont vous n'avez pas vraiment l'utilité.
Vous devrez donc bien prendre en compte tous ces éléments avant de vous engager afin de ne pas avoir de mauvaise surprise au moment du paiement !
Comment mettre en valeur son hôtel : l'exemple du PMS FIDUCIAL Hôtel-Restaurant
Que vous soyez hôtelier ou hôtelier-restaurateur, le système de gestion FHR a été pensé pour répondre aux besoins de tous les professionnels de l'hôtellerie-restauration. Planning, réservation, facturation ou encore statistiques en temps réel de votre établissement, ce PMS vous permet de remplir votre hôtel et d'augmenter ainsi votre chiffre d'affaires.
Simple d'utilisation et complet, vous pilotez votre activité de A à Z depuis le back-office. Le logiciel est également accessible sur mobile grâce au module FHR mobile et vous permet donc plus de polyvalence et de légèreté.
Pas d'inquiétude, en cas de problème, une équipe est à vos côtés et vous pouvez bénéficiez d'une formation personnalisée pour vous garantie une prise en main optimale du logiciel hôtel.
La force du PMS réside également dans son ouverture puisqu'il est totalement interfaçable à des acteurs du marché comme Reservit pour la réservation ou Qualitelis pour la satisfaction client : vous avez alors entre vos mains un outil performant et tout-en-un pour gérer au mieux votre activité.
Le petit plus : FIDUCIAL Hôtel-Restaurant est disponible à partir de 89€/mois seulement avec une assistance 7j/7 !
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Vous l'aurez compris, pour bien choisir un PMS hôtel, il faut bien définir vos besoins en amont. En fonction de la structure de votre établissement, vous n'aurez pas les mêmes besoins et attentes que les autres hôteliers. Bien choisir son logiciel est particulièrement important car c'est ce choix qui définira la bonne gestion (ou non) de votre établissement. Soyez donc exigeant et renseignez-vous bien au préalable !