Les bonnes pratiques de facturation dans les hôtels
Quelles sont les bonnes pratiques ? Comment comptabiliser une facture hôtel ? Quelle tva sur les hôtels ?
La facturation en hôtellerie se compose de plusieurs éléments, qui peuvent varier en fonction de l'établissement et des services proposés. Voici les principaux éléments de la facturation en hôtellerie :
#1 Tarification des chambres
La tarification des chambres est l'un des aspects les plus importants de la facturation en hôtellerie. Les hôtels utilisent différents modèles de tarification, tels que les tarifs fixes, les tarifs saisonniers, les tarifs dynamiques ou les tarifs spéciaux. La tarification peut également varier en fonction de la catégorie de chambre, de la durée du séjour et des options supplémentaires choisies par le client.
Pour aller plus loin : découvrez notre article sur le yield management
#2 Services supplémentaires
Outre l'hébergement, les hôtels facturent souvent des services supplémentaires tels que les repas, les boissons, les services de spa, les appels téléphoniques, l'accès à Internet, le service de blanchisserie, etc. Ces services sont généralement indiqués séparément sur la facture.
#3 Taxes et frais
Les hôtels sont soumis à diverses taxes et frais imposés par les autorités locales ou nationales. Cela peut inclure la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), la taxe de séjour, les frais de service, etc. Par exemple, l'hôtelier doit émettre une facture à son client dès que la prestation atteint 25€ (TVA incluse).
Ces montants doivent être clairement indiqués sur la facture et collectés conformément à la réglementation en vigueur.
#4 Modes de paiement
Les hôtels offrent généralement plusieurs options de paiement à leurs clients, telles que les espèces, les cartes de crédit ou de débit, les chèques de voyage, les virements bancaires, etc. Il est essentiel de disposer d'un système de facturation adapté capable de traiter différents modes de paiement de manière sécurisée.
#5 Facturation des entreprises
De nombreux hôtels accueillent des clients d'affaires et proposent des arrangements de facturation spécifiques pour ces clients. Cela peut inclure des comptes d'entreprises, des factures mensuelles regroupant toutes les dépenses, des taux préférentiels négociés, etc. La facturation des entreprises nécessite souvent une gestion rigoureuse pour assurer un suivi précis des dépenses et des paiements.
Établir une facture en hôtellerie en France, comment faire ?
Comment avoir une facture d'hôtel ?
#Modèle type d'une facture hôtel
La facture doit comporter les informations suivantes :
- Les coordonnées de l'hôtel ou de la chambre d'hôtes
- La date de rédaction de la facture
- La date et le lieu de la prestation
- Le détail en quantité et prix de chaque prestation
- La somme totale à payer hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC)
- Le nom du client, sauf opposition de sa part
#Obtenir une facture d'hôtel
Une facture d'hôtel est toujours fournie par l’hébergement en question. Elle est envoyée par mail ou par courrier postal, selon son mode de fonctionnement.
#La taxe de séjour, c'est quoi ?
Certaines communes peuvent demander au client séjournant sur leur territoire de payer une taxe de séjour. Elle est fixée par le conseil municipal de la commune ou par l’organe délibérant de l’Établissement public de coopération intercommunale (EPCI). La taxe de séjour est calculée en fonction du type d’hébergement et de son classement. Elle est comprise entre 0,20€ et 4,20€ par nuit et par personne.
L'importance de la facturation en hôtellerie
La facturation en hôtellerie revêt une importance considérable pour plusieurs raisons :
#1 Collecte des paiements
Une facturation efficace garantit la collecte rapide et précise des paiements des clients. Cela permet de maintenir la trésorerie de l'établissement et de minimiser les problèmes de recouvrement des créances.
#2 Suivi des revenus
La facturation permet de suivre les revenus générés par différentes sources, comme les chambres, les services supplémentaires, les événements spéciaux, etc... Cela fournit des informations précieuses pour évaluer la rentabilité de l'établissement et prendre des décisions stratégiques.
Pour aller plus loin : découvrez notre article sur les 5 indicateurs de performance pour optimiser la gestion de votre hôtel.
#3 Exactitude des informations
Une facturation précise garantit que les clients reçoivent des informations claires et transparentes sur les services fournis et les coûts associés. Cela renforce la confiance des clients et évite les malentendus ou les litiges ultérieurs.
#4 Conformité réglementaire
La facturation en hôtellerie doit respecter les réglementations fiscales et légales en vigueur. En établissant des factures conformes, les hôtels se protègent contre d'éventuelles sanctions ou litiges avec les autorités compétentes.
#5 Gestion de la relation client
La facturation peut également jouer un rôle dans la gestion de la relation client. Des factures claires et professionnelles contribuent à offrir une expérience positive aux clients et renforcent leur fidélité à l'établissement.
Pour aller plus loin : découvrez nos 10 astuces pour fidéliser les clients de votre hôtel !
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- Facturez vos clients directement ou adressez la facture sur une chambre spécifique
- Gérez les notes d’extra et les encaissements
- Dématérialisez vos factures et envoyez-les par e-mail
Les avantages ?
- Optimiser sa gestion des factures
- Simplifier son activité grâce à l'automatisation
- Rester conforme à la loi
- Garantir une meilleure expérience client
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En conclusion, la facturation en hôtellerie est un aspect essentiel de la gestion financière des établissements hôteliers. Une facturation efficace permet de collecter les paiements, de suivre les revenus, de garantir la conformité réglementaire et de maintenir de bonnes relations avec les clients. En surmontant les défis liés à la facturation, les hôtels peuvent optimiser leur gestion financière et assurer leur succès à long terme.