Webinaire – « Retour d’expérience sur la création d’Office » par Maître Jean-Baptiste Bullet

Dans ce webinaire enregistré le 27/06/2018, découvrez les points suivants :

Quelles sont les principales qualités du Notaire créateur ?

à partir de 0min33

• La volonté entrepreneuriale : créer son Office c’est avant tout créer une entreprise. Dans ce contexte parfois compliqué et frustrant, il est primordial que le notaire créateur fasse preuve de volonté, de courage et de persévérance.
• La vision à long terme : la procédure de création est suffisamment longue pour permettre au Notaire créateur de se poser les bonnes questions et de peaufiner son projet. Il s’agit de mener une réflexion globale sur ce que l’on souhaite de son Office, quitte parfois à expérimenter de nouvelles directions. À ce titre, il est important de formaliser son projet et de vérifier, durant son développement, qu’il coïncide et reste cohérent avec la vision de l’entreprise que l’on souhaite créer.

• La méthodologie et l’organisation : créer une entreprise ne se fait pas en un claquement de doigts. Avant toute chose, il est vivement recommandé d’effectuer une étude de marché. Cette analyse permettra de vérifier la pertinence, la faisabilité et la rentabilité de son projet.

Ainsi, le Notaire créateur doit se poser plusieurs questions lors de son étude de marché :

• Le choix de la commune d’installation est-il pertinent ?
• L’emplacement est-il idéal ? Le local est-il approprié ?
• Il y a-t-il des confrères notaires à proximité (concurrence) ?
• Quels sont les caractéristiques du marché local ? Le nombre d’habitants, le nombre de notaires par habitants, le prix au mètre carré, etc.

La recherche de ces informations est une étape méticuleuse, nécessitant l’utilisation de divers outils et l’approche d’institutions différentes (internet, presse locale, banques, mairie, Chambre des Notaires, Conseil supérieur du notariat, etc).

• L’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle : l’aspect familial est essentiel pour un bon équilibre. Il est nécessaire de prévenir son entourage, d’expliquer que l’année de création est très prenante pour le Notaire, parfois source de stress et de difficultés.

Quelles sont les principales difficultés rencontrées par le Notaire lors de son parcours de création ?

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• Le possible manque d’accompagnement dans la démarche de création, notamment concernant les formalités administratives. Cela se comprend par l’augmentation soudaine des créations d’Études ; les instances et les autres interlocuteurs ont difficilement su appréhender l’impact de ces nombreuses nominations.
• Le manque de recul concernant la partie financière de l’Étude. Que se soit pour les Notaires créateurs ou leurs interlocuteurs, la définition d’un business plan (ou dossier financier) est souvent difficile à appréhender. L’évolution rapide du marché notarial peut déconcerter, il devient alors difficile de réaliser des prévisions financières fiables ou d’estimer sa rentabilité à court et moyen terme. Il est donc nécessaire de se faire aider par des professionnels du chiffre ; experts-comptables, banquiers, etc.
• De nouveaux défis font également leur apparition : la disponibilité et la réactivité du Notaire. Jusqu’ici, le Notaire salarié ou assistant avait un temps de traitement de dossiers beaucoup plus important que celui disponible au Notaire créateur. En effet, de nouvelles missions font leur apparition telles que le standard téléphonique, les réponses aux email, la comptabilité et toutes les autres missions de gestion maintenant inhérentes au statut de Notaire chef d’entreprise. Pour pallier ce manque de temps tout en se rendant plus disponible et réactif pour ses clients, le Notaire créateur doit rapidement recruter. Cela permet d’améliorer le quotidien de l’Étude en se répartissant les missions, mais aussi et surtout de pouvoir proposer à ses clients, un service juridique de qualité nettement supérieure.
• La visibilité est également une notion très importante pour le Notaire créateur. Qu’elle soit physique de par l’implantation de l’Office, ou bien digitale de part la présence du Notaire sur internet.

Pour optimiser la visibilité digitale de l’Étude, il est important de suivre certaines bonnes pratiques :

• Être référencé sur les annuaires professionnels : Pages Jaunes, Immonot, Novatiz, StarOfService, etc.
• Créer un compte Google My Business : pour bénéficier d’une fiche de présentation gratuite de l’Étude et apparaître sur le moteur de recherches Google.
• Posséder un site internet sur lequel apparaît les informations de l’Étude, l’équipe, les offres proposées, etc. À ce titre, le site internet de l’Office doit faire l’objet d’une validation et d’un agrément de la Chambre, qu’il convient d’indiquer dans les mentions légales du site.
• Tirer profit du référencement naturel : le fait d’avoir des liens de redirection sur son site internet permet d’améliorer sa position sur les résultats des moteurs de recherches. Ainsi, pour optimiser son référencement naturel, la présence de contenus éditoriaux et de liens de redirection est primordiale.
• Utiliser des outils de communication très « visuels » : logotype, cartes de visites, papier à en-tête personnalisé, goodies, etc, qui permettent de moderniser la profession notariale. Pour autant, tout cela doit être réalisé sous respect des règles déontologiques.

Quels éléments permettent au Notaire créateur de prendre conscience de son nouveau statut ?

à partir de 20min30

• La première signature d’acte du premier client.
• La première participation au Congrès des Notaires de France.
• La nécessité de devenir un chef d’entreprise, un manager qui doit savoir gérer et fédérer une équipe.

Quelles formations existent pour les Notaires créateurs concernant les formalités postérieures ?

à partir de 27min23

• Formation comptable,
• Accompagnement de coaching de l’Étude,
• Accompagnement juridique, fiscal et social,
• Formation informatique et logicielle, etc.

À quel moment choisir son logiciel informatique et selon quelles caractéristiques ?

à partir de 29min20

• La question du logiciel informatique se pose dès l’instant même de la parution de l’arrêté de nomination au Journal Officiel.
• Avant toute chose, il est primordial d’évaluer les équipements informatiques qui seront nécessaires à l’Étude : combien de postes informatiques faut-il prévoir ? Faut-il privilégier les ordinateurs portables ? Quels outils informatiques permettent de gagner en productivité ? Faut-il prendre la clé électronique (clé REAL) ? etc.
• Le logiciel informatique doit se choisir selon différentes caractéristiques : la configuration de l’Étude, l’accessibilité du logiciel, sa rapidité d’installation, la présence de mises à jour récentes, ses perspectives d’évolution, la proposition d’un service après vente, etc.

Pour découvrir le retour d’expérience de Maître Jean-Baptiste Bullet concernant l’utilisation des logiciels de comptabilité et de rédaction d’actes proposés par FIDUCIAL, atteindre la vidéo au minutage suivant : 32 min et 14 secondes.

Commandez gratuitement l’ouvrage de Maître Jean-Baptiste Bullet, nommé « Guide à l’usage du Notaire créateur » ici.

En résumé, les recommandations pour le Notaire créateur :

• Avoir la volonté entrepreneuriale, se préparer mentalement à vivre un parcours parfois difficile et stressant.
• Se former à la comptabilité notariale et à la gestion d’entreprise,
• Utiliser des logiciels métier adaptés,
• Recruter un ou plusieurs collaborateurs rapidement après l’ouverture de l’Étude et faire en sorte qu’ils s’intègrent facilement à l’organisation de l’Office. 

Intervenants :

• Nicolas Nicolaïdès, Directeur Professions Juridiques et Notariales – Groupe FIDUCIAL.
• Mickaël Partouche, Responsable Marketing – FIDUCIAL Informatique.
• Maître Jean-Baptiste Bullet, Notaire créateur à Versailles et Chevilly-Larue, auteur de l’ouvrage « Guide à l’usage du Notaire créateur ».