Pour le Notaire chef d’entreprise, il est primordial de bénéficier des bons outils afin de piloter efficacement son Office. La comptabilité, au-delà de son obligation légale, est un instrument clé pour visualiser la situation financière de son Étude et guider sa stratégie de pilotage.
Dans ce webinaire enregistré le 20/07/2018, découvrez les points suivants :
- Préambule : l’agrément des logiciels de comptabilité - 1min
- Les principes de la comptabilité - 8min
- Les opérations comptables - 19min30
- Le tableau de bord - 34min
- Focus sur la taxe des actes et lettre de mission - 41min40
1. L’agrément des logiciels de comptabilité.
Un logiciel de comptabilité notariale ne peut être choisi à l’aveugle. La comptabilité normée de l’Étude nécessite un logiciel de comptabilité agréé par les instances, qui respecte un cahier des charges établi.
À ce titre, le logiciel doit :
- être agréé par un commissaire aux comptes,
- tracer les opérations comptables,
- présenter l’incompatibilité de certains comptes avec les comptes clients,
- permettre l’édition de tableaux de bord quotidiennement,
- permettre la clôture journalière.
Le notaire chef d’entreprise doit constamment vérifier que sa comptabilité est à jour. Cela permettra de garantir la couverture des fonds clients et d’automatiser l’écriture comptable des opérations à partir du logiciel comptable.
2. Les principes de la comptabilité.
La comptabilité est un système d’organisation des données financières de l’entreprise. Elle permet l’édition de documents comptables tels que le bilan, le compte de résultat, l’annexe ou encore les tableaux de bord.
Elle a pour objectif de fournir de manière continue et en temps réel, un état de la situation financière de l’Office.
La comptabilité repose sur le mécanisme dit de « partie-double » : pour chaque opération réalisée, son écriture comptable doit être équilibrée et donc inscrite au débit, comme au crédit.
Le plan de comptes : il permet de référencer les informations comptables afin de produire les états financiers.
Il se compose de 7 classes de comptes :
- Comptes de Capitaux,
- Investissements et immobilisations,
- Stocks et en-cours,
- Comptes de tiers (fournisseurs, clients, salariés, organismes sociaux, etc),
- Trésorerie de l’Office,
- Les charges (dépenses),
- Les produits (recettes).
Pour comprendre la répartition de ces comptes au sein du compte de résultat et du bilan, atteindre la vidéo au minutage suivant : 15min46.
3. Les opérations comptables : pour retrouver des exemples d’écritures comptables et leurs explications, atteindre la vidéo au minutage suivant :19min30.
La comptabilité notariale comporte 2 parties :
- Les opérations clients : concernant les actes ou prestations effectuées.
- Les opérations de gestion de l’Office : opérations indépendantes de l’activité des clients, elles concernent le fonctionnement de l’Étude (charges, immobilisations, salaires, TVA, etc.).
4. Le tableau de bord : ils permettent d’analyser rapidement la situation de l’Étude afin de permettre au Notaire de prendre les mesures nécessaires au pilotage de son Office.
L’utilisation d’un tableau de bord doit respecter 5 règles de base :
- Taxer les actes rapidement, sans délai.
- Enregistrer les factures fournisseurs dès réception.
- Enregistrer les moyens de paiement dès leur émission.
- Effectuer les rapprochements bancaires quotidiennement.
- Comptabiliser les charges mensuelles.
5. Focus sur la taxe des actes et lettre de mission :
La taxe désigne la facturation de l’Office. Chaque prestation nécessite d’être taxée.
La lettre de mission permet d’expliquer au client la prestation réalisée et le montant qui s’y applique.
Intervenants :
- Nicolas Nicolaïdès, Directeur Professions Juridiques et Notariales – Groupe FIDUCIAL.
- Philippe Jaillet, Directeur du Département Notaires – FIDUCIAL Expertise.