Webinaire notaires créateurs : nous répondons à toutes vos questions

De la nomination à l'ouverture de l'office

Quelles-sont les différentes étapes post-nomination ?

• La prestation de serment doit intervenir sous un délai de 30 jours maximum à compter de la date de publication de l’arrêté de nomination au Journal officiel. Passé ce délai, le notaire est automatiquement déclaré démissionnaire de son office. Cette prestation de serment se déroule au tribunal de grande instance devant le procureur de la république. Vous devrez être muni de votre sceau et devrez déposer votre signature et votre paraphe au préalable.La demande d’immatriculation afin d’obtenir votre numéro SIRET.
• La demande de numéro de CRPCEN (Caisse de retraite des clercs et employés de notaires) une fois le numéro SIRET obtenu.
• La commande de la clé Réal avec le numéro de CRPCEN, élément indispensable pour signer des actes.
• La mise en œuvre concrète du projet : recherche de local, choix du matériel informatique et des logiciels, rencontre des instances et autres professionnels, etc.

Sur le site de l’ANC est indiqué un délai maximum de 6 mois pour s’installer à compter de la prestation de serment. La chancellerie met un point d’honneur sur le fait qu’il faut s’installer au plus vite.

Il est donc important de commencer à chercher votre local tout de suite après votre nomination (voir même avant). Si vous n’avez pas de local, la création de votre office va se compliquer puisque vous ne pourrez pas vous immatriculer sans adresse.

Il faudra en parallèle prendre rendez-vous avec une ou plusieurs banques afin de définir le financement de votre projet d’installation (matériel, local, fonds de roulement, etc.).

« Je viens d’être nommé, à quel moment se passe l’obtention du numéro SIRET ? »

• Il n’y a pas de date butoir pour demander votre numéro SIRET.
• Le moment le plus opportun pour vous immatriculer sera quand votre local aura été trouvé.

Y a-t-il des démarches à faire auprès de la Caisse de garantie ?

Non, il n’y a pas de démarches à réaliser. Cette inscription est réalisée automatiquement via les instances.

Au niveau de la prestation de serment : faut-il inviter les confrères du secteur ? Y a-t-il des usages de la profession en matière de présentation ?

• Il est peu courant d’inviter ses confrères à sa prestation de serment.
• Il est cependant possible d’inviter ses proches ainsi que les collaborateurs de son étude.
• Il y a souvent un représentant de la chambre qui y participe.
• Concernant les usages en matière de présentation, il est important d’aller se présenter au Président de Chambre, au Président du Conseil régional, au Maire de la commune d’installation ainsi qu’aux notaires voisins et aux professionnels de l’immobilier.
• Il est primordial que cette présentation soit faite sans publicité.

Vous êtes nommé(e) et ne souhaitez pas poursuivre les démarches pour ouvrir un office, comment faire ?

Vous ne pouvez rien faire tant que votre arrêté de démission n’est pas paru au Journal officiel. C’est-à-dire que vous ne pourrez réaliser aucune autre activité professionnelle en parallèle.

Les démarches de démission sont à réaliser auprès de la chancellerie, le délai peut prendre un peu de temps.

Comment choisir ses locaux et en fonction de quels critères ?

Choisir son local ne doit pas être pris à la légère. Menez votre enquête dans la ville où vous souhaitez vous installer. Repérez les emplacements qui sont les plus attractifs et visibles dans la commune. Faites attention aux rues commerçantes actuelles, qui ne l’étaient pas il y a 10 ans, et vice versa. Vous pouvez vite vous retrouver dans une rue passante maintenant, et dans quelques années être seul(e).

Les deux principaux critères pour votre local seront la visibilité et l’accessibilité.

Il peut arriver que vous ne trouviez pas de local répondant à 100 % à vos critères ; à vous de mettre l’accent sur des points essentiels pour votre office. Par exemple, vous pouvez restreindre votre critère de surface pour privilégier la visibilité de votre étude.

Comment choisir sa solution numérique ? son matériel informatique ?

• Les logiciels de rédaction d’actes et de comptabilité sont généralement choisis en fonction de l’appétence pour tel ou tel produit, les habitudes d’utilisation, etc.
• Afin d’éviter tout dysfonctionnement, il est préférable que le réseau interne (câblage et électricité de l’étude) soit réalisé par un professionnel.
• Compte tenu de la masse de documents papiers qui devront être traités et notamment intégrés dans les actes électroniques, il est essentiel de posséder des copieurs et scanners performants. Il faut également pouvoir maîtriser leurs coûts (coût unitaire de la copie en couleur, en noir et blanc, etc.). De plus, il est fortement conseillé d’avoir plusieurs écrans par personne afin de pouvoir travailler de manière optimale.
• La connexion internet et la téléphonie doivent également être choisies avec soin dans un objectif de disponibilité et de réactivité. Le traçage des appels, les renvois, les boites vocales, etc. sont autant d’outils qui permettront d’optimiser la relation client et de développer sa mobilité.

Stratégie, business plan, comptabilité et financement

Pourquoi avoir une stratégie d’entreprise ?

Le métier de notaire a changé ; il ne consiste plus seulement à recevoir des actes. Aujourd’hui, être notaire inclut 3 missions bien spécifiques : officier public ministériel, expert juridique et chef d’entreprise.

À ce titre, le notaire doit établir une stratégie qui va le mener vers des objectifs et un plan d’actions bien précis. Le marché a également évolué et de nouvelles attentes sont apparues. Une stratégie d’entreprise est donc indispensable :

• Pour savoir clairement vers où et comment diriger son entreprise. C’est-à-dire, définir sa vision, ses valeurs, ses objectifs et un plan d’actions concret qui permettront de les atteindre.
• Pour faciliter les demandes de financement auprès des banques.
• Pour sécuriser et mieux piloter son activité.
• Pour avoir une vision à plus ou moins long terme de son office.

La stratégie de votre office doit être réfléchie et ne doit pas être faite à la dernière minute. Vous devez vous pencher sur ce sujet avant même que votre nomination ait eue lieu.

Cette stratégie va évoluer au fil du temps, pensez à laisser une trace écrite afin de revenir dessus dès que vous en ressentirez le besoin. C’est aussi un moyen de se recentrer sur vos objectifs et de vérifier que votre évolution est toujours en phase avec votre stratégie de départ.

À quoi sert un expert comptable ?

Un expert-comptable pourra vous accompagner et vous conseiller de manière stratégique sur le pilotage de votre activité. Il est donc important de trouver un expert-comptable connaissant la profession notariale, le plus rapidement possible pendant ou après la création de votre office.

Votre expert-comptable n’est pas qu’un simple analyste de chiffres, il saura vous conseiller de la création de votre business plan à l’évolution plus lointaine de votre étude.

Pourquoi réaliser un business plan ?

Dans le prolongement de votre stratégie d’entreprise, il va falloir chiffrer les actions que vous envisagez de mener afin d’atteindre vos objectifs. C’est l’illustration de votre stratégie qui va vous permettre d’y voir plus clair dans les charges et la rentabilité de votre office.

Réaliser votre business plan va vous permettre :

• D’estimer les charges et produits que l’on aura à l’ouverture de l’office, le chiffre d’affaires à réaliser pour couvrir ses coûts, le budget alloué à tel ou tel poste de dépenses, etc.
• De convaincre les organismes financiers dans l’obtention de financements.

Grace à votre business plan, il vous sera plus simple d’aller rencontrer des organismes bancaires pour leur soumettre votre projet de création d’office. Le business plan va justifier votre demande d’emprunt auprès du banquier.

Quel montant de financement peut-on espérer de la part des banques ?

• Il convient tout d’abord de prendre contact avec plusieurs banques afin de faire estimer son projet par des interlocuteurs différents et faire jouer la concurrence.
• Un taux de financement bas ne doit pas être une priorité. Il est plus judicieux d’obtenir une bonne enveloppe de financement ainsi qu’une bonne durée de remboursement.
• Le montant moyen de l’emprunt pour un notaire créateur se situe autour de 120 000 €. Mais certaines banques peuvent se montrer hésitantes et octroyer une enveloppe un peu plus faible.
• Le business plan est d’autant plus essentiel, car il permettra aux organismes bancaires de mieux cerner l’activité notariale. Ainsi, la durée de remboursement couramment admise pour des commerçants classiques (7 à 8 ans) pourra être allongée jusqu’à 12 voir 15 ans.

Compte-tenu du retard dans les nominations, une partie du prêt peut-elle être débloquée entre le tirage au sort et la nomination pour le paiement des loyers des locaux ?

• Tout dépend de l’organisme bancaire en charge du dossier.
• Une partie du prêt peut être débloquée avant la nomination, mais elle est souvent plafonnée à quelques dizaines de milliers d’euros.
• Dans la plupart des cas, les banques attendent la parution de la nomination au Journal officiel pour débloquer les fonds.
• Certaines banques (hors Caisse des dépôts) peuvent également proposer d’octroyer des découverts à titre personnel le temps que le prêt soit débloqué et que l’activité soit lancée.

Peut-on faire une formule produit moyen à l’acte ?

Le produit moyen par acte est un élément du chiffre d’affaires.

Le prix de l’acte moyen va dépendre de la localisation de votre office. Entre Paris, Lyon et Bordeaux le produit à l’acte ne sera pas le même qu’en Lozère ou Haute-Loire.

Mais il n’y a pas de réelle formule ; c’est le marché qui va jouer sur le produit moyen à l’acte. Et c’est votre business plan qui vous guidera pour vous permettre de vérifier l’équilibre entre vos charges et le prix que vous souhaitez fixer par acte.

Quel est l’intérêt de souscrire à une AGA (Association de Gestion Agréée) ?

Dès lors que vous êtes nommé(e) notaire individuel(le) et qu’un bénéfice est généré il est conseillé de s’inscrire à une AGA. En effet, celle-ci évite une majoration d’imposition de 25 % sur votre revenu.

Par exemple, si vous n’adhérez pas à une AGA et que votre bénéfice est de 100 €, vous serez imposé 125 €. Tandis que si vous êtes inscrit à une AGA vous serez imposé seulement sur 100 €.

Communication et publicité

Comment communiquer en tant que notaire créateur ?

En 2020, on ne peut plus se permettre de ne pas communiquer sur son entreprise. Il faut être acteur de sa propre communication.

Malgré des règles déontologiques strictes, différents outils permettent de communiquer et d’être mieux référencé sur internet :

• le site internet de l’étude 
• les réseaux sociaux : Twitter, Facebook, etc.
• les avis clients : avis Google par exemple.

Concernant l’intitulé de votre office, il faut absolument que votre nom et votre prénom apparaisse. Vous n’avez pas le droit d’appeler votre office par le nom de la ville dans laquelle vous travaillez, ce serait laisser penser que vous êtes le seul notaire à travailler dans cette commune.

Pour toute information supplémentaire sur vos droits en communication sur votre office vous pouvez consulter le code de déontologie notariale.

Retrouvez également nos conseils pour optimiser la visibilité de votre étude sur notre webinaire "Notaire créateur : comment se rendre visible sur le web ?"

Concrètement, compte-tenu de l’interdiction de publicité, quelles démarches pouvons-nous faire pour faire attirer la clientèle et faire connaître notre spécialité ?

• La publicité est très réglementée et doit respecter l’article 4.4 du Règlement national inter-cours.
• Il est également nécessaire de tirer parti de sa stratégie pour attirer sa clientèle, notamment en se positionnant comme un spécialiste sur tel ou tel domaine juridique (droit de la famille, droit des successions, doit rural, etc...). Ce domaine d’expertise peut figurer sur le papier à en-tête et le site internet si le notaire en possède.

Toujours pour la visibilité de l’étude, est-il nécessaire de demander l’accord de la Chambre des notaires avant de faire poser une enseigne alors même qu’elle respecterait les normes imposées par le Règlement et la charte graphique de la profession ?

• Certaines bonnes pratiques sont à respecter ; il est par exemple interdit de mentionner son nom sur la vitrine, celui-ci doit uniquement apparaître sur la plaque.
• Si l’enseigne respecte les normes imposées par la Chambre des notaires, il n’est pas utile de lui demander son accord.

Peut-on faire un pot d’accueil au sein de son office notarial ? Si oui, qui doit-on inviter ?

Il est possible de faire un pot d’accueil afin d’inaugurer son étude dans des proportions mesurées. Au préalable, il est préférable d’en informer la chambre des notaires.

Embauche

Quand embaucher et à quel type de poste ?

• Il n’y a pas de moment idéal pour embaucher. Tout dépend de votre volonté à déléguer certaines tâches ainsi que de votre futur volume d’activité. Cependant, si vous décidez de ne pas embaucher dès votre ouverture, il ne faut pas que votre clientèle sente que vous perdez pied ou que vous êtes surchargé de travail.
• Selon le baromètre notaires créateurs édité en 2019 par FIDUCIAL, 41 % des notaires créateurs ont embauché et en moyenne 3,3 mois après l’ouverture de leur office. De plus, parmi ceux qui ne l’avaient pas encore fait, 37 % envisagent de recruter dans les 6 mois suivants.
• Toujours selon le baromètre FIDUCIAL, les notaires créateurs ont majoritairement recruté des notaires assistants afin de les épauler dans la gestion de leurs dossiers.

Le nombre de salariés est variable pour une office. Par exemple au bout de 5 ans certains notaires ont 10 employés, d’autres 2-3 et pour certains ils sont encore seuls.

Ne commet-on pas une faute vis-à-vis de notre employeur actuel si l'on débauche un employé de son étude ?

Non, il ne s’agit pas d’une faute. Bien que cela puisse déplaire, il s’agit simplement du jeu de l’offre et de la demande sur le marché de l’emploi.

Evolution de structure d'exercice

L’évolution de structure : quand, pourquoi et avec qui s’associer ?

Vous allez pouvoir vous associer à partir de votre première signature d’acte. C’est cette action qui va faire naître votre droit de présentation.

C’est votre stratégie qui va vous dire si oui ou non il est intéressant de vous associer. Si votre vision est la même que l’un de vos confrères ou si vous jugez que vous êtes complémentaires vous pouvez alors franchir ce cap. Mais c’est avant tout un choix personnel qui doit vous faire évoluer dans votre activité.

• Il est possible de faire évoluer sa structure dès que l’office notarial aura ouvert et signé son premier acte.
• Qu’il s’agisse d’une mise en société, d’une association ou autre, il faut toujours procéder à la valorisation de son étude.
• Un projet d’évolution doit se faire entre des personnes qui partagent une même vision, des mêmes valeurs et qui souhaitent mener une même stratégie au sein de leur étude.
• Pour en savoir plus, retrouver notre webinaire « Notaires : les enjeux et modalités d’un changement de structure ».

Que pensez-vous de l’EIRL pour la seule option à l’IS ?

• Oui, cela peut être une éventualité. Cela a été le cas pour certains créateurs issus de la première vague qui se sont horodatés en tant que notaires individuels et qui ont préféré passer sous la forme d’EIRL par la suite (pour différentes raisons : garantie du chômage, hausse des revenus impliquant une hausse du taux d’imposition, etc).

Intervenants :

• Nicolas Nicolaïdès, Directeur Professions Juridiques et Notariales – Groupe FIDUCIAL – Ancien Notaire.
• Philippe Jaillet, Département Notaires FIDUCIAL Expertise, Direction des Relations Extérieurs.