La loi contre la fraude à la TVA a mis en place de nouvelles règles. Mais que dit la réglementation sur la caisse enregistreuse de restaurant ?
1er janvier 2018 : la nouvelle loi sur la réglementation des caisses enregistreuses de restaurant
La loi du 1er janvier 2018 demande aux commerçants équipés d’une caisse enregistreuse, d’un logiciel de caisse ou d’un système de caisse d’obtenir un certificat de conformité auprès de leur éditeur ou d’un organisme accrédité.
Cette certification doit garantir que les données enregistrées par votre caisse enregistreuse sont :
- inaltérables ;
- sécurisées ;
- conservées sur une période donnée ;
- archivées.
Des certificats de conformité au service des données de votre restaurant
Plus concrètement, la solution d’encaissement que vous souhaitez utiliser doit être capable d’enregistrer les données sans les altérer. L’administration fiscale, ou vous, devez avoir accès aux données d'origine.
Une copie de ces données doit également être créée, pour que des modifications puissent être apportées. Et ces modifications doivent être clairement indiquées !
La mise en conformité de votre logiciel de caisse concerne aussi la conservation et l’archivage des données : une caisse enregistreuse certifiée doit pouvoir enregistrer et conserver les données sur une période fixe. Vous pouvez par exemple choisir de garder les données pour la durée de l’exercice comptable en cours.
Ensuite ? Les données seront datées et archivées : vous pourrez toujours les consulter, mais il vous sera impossible de les modifier !
Quelle certification de conformité choisir ?Toutes les certifications ne sont pas reconnues par l’État. Les certificats de conformité qui répondent à la loi de finances du 1er janvier 2018 sont :
À noter : choisir une auto-certification vous engage sur la conformité du logiciel de caisse, tout autant que l’éditeur. Si vous ne pouvez justifier de la conformité de la certification, vous risquez une pénalité de 7 500 € pour chacune des caisses de votre établissement. Pour vous assurer d’être conforme à la nouvelle loi, il est recommandé de faire confiance aux certifications NF525 et LNE. |
Une caisse enregistreuse est-elle obligatoire pour un restaurant ?
Finalement, la nouvelle réglementation n’impose pas l’utilisation d’une caisse enregistreuse, mais les professionnels équipés d’une caisse doivent impérativement obtenir une certification de conformité.
Les contraintes d’un restaurant sans caisse enregistreuse
Sans utiliser un logiciel de caisse, différentes contraintes risquent de se présenter ! Par exemple ? L’obligation d’éditer un ticket de caisse détaillé aux clients pour tout montant supérieur à 25 €. Si le montant est inférieur à 25 €, la note est délivrée à la demande du client.
Qu’ils soient inférieurs ou supérieurs à 25 euros, les tickets de caisse ne doivent jamais être jetés : vous devez garder une copie de chaque encaissement dans un carnet de souche, pour justifier le moindre centime de toutes vos recettes.
Difficile de conserver toutes les données financières de votre établissement en l’absence de logiciel de caisse : le moindre encaissement, même un simple café, doit être consigné. Tout faire manuellement est à la fois chronophage et risqué ! Un écart, et voilà que vous devez recommencer à calculer vos recettes. Et encore faut-il pouvoir retrouver toutes les notes…
Si vous faites beaucoup de couverts, le calcul de vos comptes à la fin du mois peut vite devenir une mission impossible…
Les atouts d’un logiciel de caisse certifié
Ce n’est pas un équipement obligatoire pour un restaurant, mais une caisse enregistreuse certifiée peut représenter un certain nombre d’avantages pour vous et votre établissement. C’est notamment l’opportunité d’assurer :
- la sécurisation de conservation des données ;
- l’archivage des données ;
- le respect des obligations légales ;
- une comptabilité claire et précise ;
- un gain de temps considérable.
Alors, une caisse enregistreuse est-elle obligatoire ? Non ! Mais ne pas avoir de logiciel de caisse adapté à votre activité, c’est aussi vous compliquer la vie. Une caisse certifiée NF525, délivrée par l’AFNOR ou LNE, vous permettrait de bénéficier de tous les avantages d’une caisse, et d’être protégé en cas de problème avec l’éditeur. Et pourquoi ne pas, en plus d’être conforme à la loi, profiter d’un système d’encaissement, de facturation, de prise de commande et d’envoi en production simplifié ?
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