En tant que restaurateur, vous avez certainement déjà eu à gérer des situations difficiles au niveau de la tenue de votre caisse. Que ce soit pour des raisons de sécurité, de confidentialité ou de gestion des stocks, il est important de savoir comment gérer ce système de caisse. Dans cet article, nous vous donnons quelques conseils pour gérer la tenue de votre caisse en tant que restaurateur.
La gestion de la caisse est un élément essentiel dans le quotidien d'un restaurateur. En effet, une caisse bien tenue, c'est un service efficace et sans problème. L'utilisation d'un logiciel de caisse tel que FIDUCIAL Pointex vous permettra de simplifier la tenue de la caisse. Vous pourrez ainsi vous concentrer sur votre cœur de métier et vous consacrer pleinement à vos clients. Retrouvez tous nos conseils de pro pour assurer la gestion de votre restaurant et la tenue de votre caisse !
La gestion de la caisse en restauration
Comme indiqué précédemment, la bonne gestion de la caisse est indispensable pour un restaurateur. Il est essentiel non seulement d'assurer un service et un encaissement fluide et rapide mais de pouvoir également gérer les stocks, les réservations ou encore les liquidités.
La gestion de la caisse en restauration est une tâche cruciale car c’est à partir de là que tout le processus de vente et de paiement des clients sera géré. Il est donc important de bien préparer la caisse avant le début du service afin que tout se passe bien et que les clients soient satisfaits.
#1 Comment tenir et gérer la caisse d'un restaurant ?
Dans le secteur d'activité CHR, la tenue de la caisse est une opération vitale. En effet, elle consiste à rassembler l'ensemble des opérations effectuées par la caisse chaque jour. Comme dans tous types de commerces, la tenue de la caisse est obligatoire afin d'avoir une vision d'ensemble sur les ventes et donc d'assurer la traçabilité financière du restaurant. Pour y parvenir, les opérations sont regroupées en écritures qui sont elles-mêmes ensuite conservées dans un livre de caisse.
Le livre de caisse est un document comptable qui permet de répertorier l'ensemble des recettes du restaurant sur un même exercice comptable. Ce livre de caisse représente de nombreux avantages pour le restaurateur :
- Meilleure visibilité sur l'état financier de l'établissement
- Suivi du CA
- Calcul du seuil de rentabilité
- Possibilité de déclarer son CA plus simplement
#2 Quelles sont les règles de tenue de caisse ?
Dans un premier temps, utiliser un logiciel de caisse complet et fiable vous permettra de tenir votre caisse du mieux possible. En effet, il vous permettra de limiter au maximum les erreurs et comptabilisera de façon automatique toutes les transactions de votre restaurant. Vous disposerez donc de tout le détail des recettes de votre activité. Que ce soit pour les paiements en espèces ou par carte bleue, tout sera optimal pour que vous gardiez votre caisse bien entretenue.
Un logiciel de caisse vous permet aussi d'optimiser votre activité : vous aurez en effet accès à toutes les statistiques liées à votre enseigne (journée la plus rentable, nombre de commandes en heures creuses et bien d'autres). Pour bien tenir votre caisse, restez organisé et classifiez vos documents. Bien organiser vos documents comptables est primordial puisque toutes vos transactions sont le cœur de votre activité : en classant vos documents comptables, vous gagnerez un temps considérable et vous limiterez grandement le risque d'erreurs.
Comment faire la caisse en début et en fin de journée ?
Lorsqu'un restaurant dispose d'une caisse enregistreuse, il est obligatoire de réguler l'activité de celle-ci par des cycles journaliers. La caisse en fin de journée devra donc bien être fermée. Elle sera ensuite réouverte tous les matins pour recommencer une nouvelle activité.
#1 Comment compter le solde de sa caisse en début et fin de journée ?
Au début de la journée, il est primordial de vérifier le fond de caisse et définir le montant souhaité dans celui-ci. Vous pouvez aussi par la même occasion vérifier les éventuelles erreurs du soir précédent.
En fin de journée, il est important de réaliser un journal de caisse complet détaillant l'ensemble des dépenses du jour. Ce récapitulatif doit comprendre les informations suivantes :
- La ventilation des recettes : taux de TVA, types d’articles, quantités, réductions sur ventes éventuellement, etc.
- Mode de règlement des clients : espèces, chèques, cartes de crédit, etc.
- Apports personnels (origine à justifier)
- Détail de sortie espèces : prélèvements personnels, paiements de factures, etc.
- Ventilation des remises banques (chèques en banque)
#2 Quelles sont les étapes d'ouverture et de fermeture de caisse ?
L'ouverture de la caisse est assez simple : l'employé doit compter le fond de caisse et rajouter de l'espèce si nécessaire. Ensuite, il est important de vérifier le fonctionnement de tous les appareils en lien avec la caisse et repérer les éventuels problèmes.
La fermeture de la caisse se fait en 3 étapes précises. Le décompte de la caisse pour commencer, l'essentiel est de savoir combien d'argent doit-on avoir dans notre caisse ? Dans un deuxième temps, le contrôle de la caisse qui va permettre d'identifier les éventuels abus ou l'argent supplémentaire contenu dans la caisse enregistreuse. Finalement, la clôture de la caisse, lorsque tout a été recompté et vérifié.
Pourquoi utiliser un logiciel de caisse ?
Un logiciel de caisse est une solution rassemblant de nombreuses fonctionnalités qui permettent à un restaurateur d'assurer son activité. Cet outil aura bien des avantages et sera notamment un réel atout dans l'évolution du chiffre d'affaires.
En plus d’être obligatoire, l’utilisation d’un logiciel de caisse est très importante pour gérer au mieux son restaurant. En effet, un logiciel de caisse permet de simplifier et d’automatiser les tâches de gestion telles que la facturation, la gestion des stocks ou encore la comptabilité.
#1 Gain de temps
Un logiciel de caisse enregistreuse adapté à l’activité de votre restaurant vous permet de gagner du temps à tous les niveaux. L’encaissement se fait rapidement et de manière intuitive. Le commerçant peut ainsi se concentrer sur son cœur de métier et proposer des services supplémentaires ou rendre son offre plus attractive. Dans votre restaurant par exemple, vous pourrez être d'autant plus présent pour vos clients et leurs accorder du temps pour les conseiller.
De plus, le logiciel vous fait gagner du temps sur toute la partie comptabilité : seuls les paiements en espèce seront à contrôler manuellement, tout le reste sera déjà calculé facilitant le détail des recettes de votre restaurant.
La clôture de caisse se fait en un clic, les données comptables peuvent être exportées facilement et le réapprovisionnement peut être automatisé. Toutes les actions sont informatisées et reliées entre elles limitant toutes les erreurs de saisie ou de mouvements de caisse.
#2 Facilité d'utilisation
Avec l'aide d'un outil informatique comme celui-ci, toutes les opérations indispensables à la gestion de votre établissement sont simplifiées. Rien n’est plus facile que de consulter votre inventaire chaque jour sans avoir besoin de le modifier manuellement. Vous pouvez gérer toutes vos réservations ainsi que l'ensemble de vos paiements (espèce, carte bleue, chèque) et exporter le détail de toutes ces recettes très facilement. Il n’est pas nécessaire d’avoir les qualifications d’une secrétaire ou d'un expert comptable pour mettre à jour toutes ces informations, donc n'attendez plus ! Cela se fait aussi facilement que lorsqu’on utilise son téléphone.
Chaque information est mise à jour et est directement consultable en ligne, partout et pour tout le monde. Tous les éléments de la vie quotidienne d’un restaurant vont être positivement impactés et simplifiés par la facilité d’utilisation du logiciel de caisse tactile.
Votre matériel sera lui aussi simplifié et vous pouvez dire adieu aux supports papier ! Le personnel dispose en effet de son propre terminal pour entrer les informations de service et les informations clientèle. Bon nombre de vos actions peuvent aussi être facilitées. Allant de l'impression groupée de tickets, des envois de reçus, de la gestion des collaborateurs, des chèques-cadeaux ou encore de l’exportation nécessaire des données. Tout cela se traite avec une facilité déconcertante grâce à la technologie récente des logiciels de caisse tactile. Optimisé et mis à jour régulièrement, le logiciel de gestion de caisse limitera toute fraude ou vols et sera votre support dans la gestion de votre restaurant.
Nous vous donnons quelques tips pour choisir le meilleur logiciel de caisse pour votre restaurant !
#3 Optimisation de l'activité
Depuis la loi du 1er janvier 2018, tous les professionnels en France assujettis à la TVA ont l'obligation légale d'utiliser un logiciel de gestion de caisse certifié par l'Etat. Cela concerne tous les commerçants qui enregistrent les règlements de leurs clients à l’aide d’un logiciel de caisse. Le respect de ces conditions peut être justifié par un certificat délivré par un organisme accrédité ou par une attestation individuelle de l'éditeur de logiciel ou du système de caisse.
En cas de contrôle et à défaut de pouvoir justifier cela à l'administration fiscale, par la production de ces documents, que le logiciel ou le système de caisse respecte les conditions prévues par la loi, l'assujetti à la TVA est passible d'une amende égale à 7 500 € pour fraude à la TVA.
Vous vous demandez si votre logiciel de caisse est bien certifié ? Trouvez toute vos réponses ici !
Vous l'aurez compris, la tenue de caisse n'est pas chose facile dans un restaurant mais c'est pourtant un geste vital pour la pérennité de votre activité. De plus, cette tâche a de réels enjeux pour votre activité : elle vous permet de simplifier votre gestion quotidienne, d'obtenir une plus grande sécurité comptable et plus globalement de travailler sereinement pour vous concentrer sur vos clients. Pour vous aider dans cette tâche fastidieuse, opter pour une caisse enregistreuse peut s'avérer judicieux. Cette solution informatique retrace automatiquement l'ensemble de vos ventes et vous permet de faire votre tenue de caisse en quelques clics. Alors, foncez et découvrez nos caisses enregistreuses pensées pour vous !
