La facture en restauration : qu'est-ce que c'est ? Quelle différence avec la note ?
#La facture restaurant
En restauration mais comme pour toute activité commerciale, la facture est un document qui fait office de preuve. Elle est établie par le restaurateur et justifie en effet de la vente de produits. Ce document est destiné à une cible professionnelle et le restaurateur doit être en mesure de le délivrer à tout client professionnel réclamant sa facture de restaurant. Pour qu'une facture soit valide, des mentions sont obligatoires (comme le nom, l'adresse du restaurant ou encore le numéro de la facture).
Il existe différents modèles de facture restaurant : la mise en page et la charte graphique de ce document peuvent varier d'un établissement à l'autre.
Comment dire facture restaurant en anglais ?
En anglais, la facture restaurant se dit "Restaurant Bill".
#La note restaurant
Il est important de bien différencier une facture d'une note. En effet, la note est un document qui est émise par le restaurateur pour un client particulier et non professionnel. C'est donc un document plus simple qui ne comporte pas les mêmes informations qu'une facture. Elle a pour objectif de protéger juridiquement les consommateurs et de servir de justificatif au niveau fiscal.
La note est obligatoire dès lors que le prix du repas atteint au minimum 25 euros TTC ou si le client en fait expressément la demande au restaurateur.
Plus particulièrement, la note de frais restaurant est un document qui est émis dans le cadre des déplacements professionnels des salariés. En effet, lors de ces déplacements, les salariés doivent payer leur repas en dehors de leur domicile, correspondant à une dépense professionnelle qui leur sera remboursée ensuite sur présentation de la note de frais. Le délai de paiement de cette note de frais varie d'une entreprise à l'autre.
Dans tous les cas, les deux documents doivent être rédigés dans la langue nationale, en deux exemplaires et comportent des mentions obligatoires que nous vous listons ci-dessous.
Pourquoi établir ou demander une facture restaurant ?
Il existe différentes raisons pour lesquelles une facture restaurant est éditée, que ce soit pour le client ou pour le restaurateur.
#Pour le client
Lorsqu'une personne est en déplacement professionnel par exemple, la facture restaurant est un document particulièrement important pour justifier d'une dépense professionnelle. Sans ce document, le salarié ne pourra se faire rembourser par l'entreprise. Si le client est une entreprise, le facture restaurant est le seul moyen pour qu'il récupère la TVA.
#Pour le restaurateur
Les factures restaurant sont également très importantes pour le restaurateur puisqu'elles lui permettent de suivre tous les mouvements financiers majeurs au sein de son établissement. Ce document va faciliter la gestion de la comptabilité qui peut calculer rapidement les recettes et les dépenses effectuées. La facture est également une preuve pour le restaurateur de la réalisation d'une prestation.
Pour aller plus loin : découvrez comment mieux gérer votre restaurant !
Quelles mentions obligatoires doivent figurer sur une facture restaurant ?
La facture restaurant est un document obligatoire dans le cadre professionnel. Ce document est donc soumis à des formalités strictes que doit respecter le restaurateur : c'est ce qu'on appelle des mentions obligatoires.
Mais alors, quelles sont les mentions obligatoires à faire figurer sur une facture ?
Les mentions obligatoires à faire figurer sur une facture restaurant sont les suivantes :
- Le numéro de la facture, qui est un numéro de référence unique
- Le nom (la dénomination ou raison sociale)
- La forme juridique du restaurant
- L'adresse du restaurant
- Le nom et l'adresse du client
- La date d’émission de la facture
- La désignation et la quantité des biens ou services
- L’objet de la transaction
- Le prix unitaire HT
- Les détails sur les différents taux de TVA légalement applicables
- Le prix total HT de la consommation, ventilée par TVA applicable, avec le montant de TVA correspondant
- Le montant de la facture TTC (comprenant les taxes)
- La réduction éventuelle de prix
Facture restaurant et TVA : quelles règles et obligations ?
Comme pour toute autre entreprise et en référence à la réglementation, des taux de TVA sont applicables dans le secteur de la restauration. Cependant, ces taux de TVA dépendent du produit consommé. Ainsi, les restaurants doivent faire apparaître le taux de TVA applicable à côté de chaque produit proposé pour avoir ensuite un montant de la facture valide.
Plus précisément, les taux de TVA applicables pour les restaurants sont les suivants :
- Taux de 5,5 % applicable sur tous les produits vendus pouvant être conservés pour une consommation ultérieure (vente à emporter)
- Taux de 10 % applicable sur tous les produits vendus à consommer immédiatement (vente sur place)
- Taux de TVA maximal de 20 % applicable sur toutes les boissons alcoolisées.
Les bons taux de TVA doivent donc être appliqués aux lignes correspondantes sur la facture : c'est ce que l'on nomme la ventilation de la TVA. La facture restaurant est un document soumis à un régime particulier et elle doit être conservée par le restaurateur pour une durée de 10 ans.
Facture repas restaurant : quelles sanctions en cas de non-respect par le restaurateur ?
Il existe une législation particulière en matière de facture restaurant et le non-respect de celle-ci peut entraîner de lourdes conséquences pour le restaurateur. L'établissement des factures restaurant doit être rigoureuse car, en cas d'erreurs, le restaurateur s'expose à des sanctions de la part de l'administration fiscale.
Pour chaque mention oubliée dans la facture ou une mention inexacte, une amende de 15€ peut par exemple lui être réclamée. Cette amende est cependant plafonnée et ne peut être supérieure au quart du montant total de la facture.
Les personnes morales sont également concernées par une amende administrative pouvant aller jusqu'à 375 000€, montant qui peut être doublé si le restaurateur réitère la faute dans une délai de deux ans après la première sanction.
Pour éviter de commettre ces fautes, de nombreux restaurants s'équipent de logiciels de facturation comme FIDUCIAL Pointex qui permet de limiter ces erreurs.
Gérer au mieux la comptabilité de son entreprise : utiliser un logiciel de facturation restaurant
Mais alors concrètement, comment faire une facture de restaurant facilement ?
Les restaurateurs ont plusieurs possibilités pour faire leurs factures restaurant. Soit ils peuvent utiliser des solutions traditionnelles comme Microsoft Word ou Excel et sera alors libre dans la mise en page de la facture.
En revanche, d'autres solutions informatiques comme les caisses enregistreuses permettent de simplifier la gestion globale de la facturation. En effet, elles sont dotées d'un logiciel de facturation aidant les restaurateurs au quotidien en appliquant automatiquement les taux de TVA correspondants aux produits consommés.
Généralement, ils comportent d'autres fonctionnalités telles que la gestion des stocks, l'encaissement, la gestion de la salle et de la cuisine ou encore l'analyse de l'activité grâce à des indicateurs clés. Cette solution informatique permet de développer le chiffre d'affaires des restaurants.
Ces logiciels sont complets et permettent de générer des factures restaurant assez rapidement. C'est un réel gain de temps pour les restaurateurs et l'opportunité de satisfaire au mieux les clients pour les fidéliser ensuite.
Pour aller plus loin : découvrez FIDUCIAL Pointex, le logiciel d'encaissement dédié à votre facturation restaurant !
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Vous l'aurez compris, les factures restaurant sont des documents importants dans la bonne gestion globale de son activité. Soumis à une réglementation particulière, ce document doit respecter certaines règles et comporter des mentions obligatoires. Pour faciliter la bonne gestion de la facturation, les restaurateurs ont tout intérêt de s'équiper d'un logiciel de caisse certifié comme FIDUCIAL Pointex !
