Table ronde « Le notaire du futur » - Congrès des notaires 2020

Les intervenants :

• Mickaël Partouche - Responsable de l'activité Logiciel Notaires de FIDUCIAL Informatique
• Philippe Jaillet - Responsable du Département Notaires de FIDUCIAL Expertise
• Nicolas Nicolaïdès - Ancien Notaire & Directeur Professions Juridiques et Notariales du Groupe FIDUCIAL
• Patrick Mc Namara – Notaire retrayant & Fondateur de QUAI DES NOTAIRES
• Paul Lauriau - Généalogiste & Directeur Rhône-Alpes - Bourgogne, Directeur Suisse de COUTOT-ROEHRIG

I – L’environnement du notaire et de l’étude notariale de demain (03:18)

Le client est au cœur de l’activité du notaire. Il a des besoins que le notaire doit anticiper et auxquels il doit répondre afin d'établir une relation client optimale.

Pour cela, il doit être capable d'allier deux axes : une réactivité forte et un accompagnement personnalisé par lequel il apporte des réponses sur-mesure grâce à un service juridique de pointe.

Pour répondre aux besoins de ses clients, le notaire peut s'aider de divers outils digitaux :

• Anticipation des besoins clients : CRM (fichier client élaboré), marketing digital, etc.
• Relation client : plateformes de relation client (applications mobiles, espaces clients), solutions de prise de rendez-vous en ligne, etc.
• Spécialisation : logiciel de droit des affaires, logiciel de gestion de patrimoine, etc.
• Réactivité : robot clerc (automatisation de certaines tâches), intelligence artificielle au profit de la rédaction d’actes.
• Pilotage de la stratégie de l’étude : comptabilité analytique, indicateurs d’aide à la gestion, etc.

C'est là leur défi majeur ; généraliser l’utilisation de ces outils qui répondent aux attentes des clients en termes de qualité de service, de délais et de performance attendue.

La comparution à distance est l'exemple d'actualité qui illustre cette nécessaire adaptation du notaire à un environnement changeant et à des besoins clients croissants.

Autre exemple, la dématérialisation des données qui permet d’échanger et de classer des dossiers de manière plus performante tout en garantissant une marge d’erreur bien inférieure à une action manuelle humaine.

II – L’évolution du rôle du notaire vers celui de chef d’entreprise (18:05)

Plus que jamais, le notaire se doit d’élaborer une stratégie de façon à piloter efficacement son office et coacher son équipe dans cet environnement en perpétuel mouvement.

Ce rôle de coach et de manager est également fondamental dans le recrutement et la fidélisation des collaborateurs. Cela passe par un certain nombre d’attentions portées aux membres de son équipe, que ce soit en termes de rémunération, d’aménagement de temps de travail, de télétravail et d'avantages (tickets restaurants, etc).

Au même titre que la digitalisation ou le management, le notaire du futur doit s’intéresser de près à la gestion de son étude. Différents outils sont là pour l’aider dans cette mission.

Bien que le notaire puisse s’appuyer sur son tableau de bord qui analyse le passé et le présent, il doit également aller au-delà et tenter d'explorer le futur de son office. Pour cela l’élaboration d’un budget prévisionnel est indispensable. Il permet d’avoir une vision globale des produits et des charges, de connaître l’orientation que l’office prendra dans le futur et de planifier des mesures en amont si cette trajectoire n’est pas celle désirée afin de la réajuster.

Le notaire peut également s’interroger sur l’opportunité de constituer des réserves. Ces réserves doivent être constituées à bon escient ; pour anticiper une baisse de produits, lisser ses revenus ou créer de la trésorerie.

Tout comme ces réserves permettent de palier d’éventuelles difficultés, un plan de continuité peut aussi être des plus utiles. Il permet, en cas de crise, d’attribuer des missions à chaque collaborateur, d’expliquer les mesures et les attitudes à adopter, de lister les services à contacter pour tel ou tel sujet, etc. Grâce à l’anticipation de ce plan de continuité, l’office peut alors faire face à une situation exceptionnelle, mettre en place immédiatement et sans panique toutes les mesures nécessaires à une sortie optimale de crise.

Le notariat à toujours su s’adapter rapidement à toutes ces évolutions. Contrairement à d’autres professions juridiques, les notaires se sont dotés très rapidement d’adresses email et de solutions de vidéo-conférences. Autre exemple, le télétravail qui s’est largement développé au sein des études : un mode de travail possible grâce à des outils qui se sont eux aussi modernisés et qui proposent aujourd’hui des solutions informatiques 100 % web sécurisées.

III – L’étude notariale : une société comme les autres (34:30)

La loi croissance dite "loi Macron", a bouleversé le paysage notarial si bien que de nombreux notaires se questionnent sur leur nécessité à faire évoluer leur office ou à le laisser en l’état.

L’augmentation du nombre d’études et la poursuite de la réforme du tarif replace la notion de concurrence au centre des discussions. Notion qui pousse de nombreux notaires à se remettre en question : comment tirer parti de cette hausse de la concurrence ? Faut-il se spécialiser ? Se rapprocher, s’associer d’une étude existante ?

Plusieurs motivations valables peuvent répondre à cela. En effet, le Droit devenant de plus en plus complexe et spécialisé, il peut être utile de s’associer entre études de spécialités différentes pour mutualiser les coûts et les compétences afin de proposer des services de qualité et un niveau juridique de pointe.

Ce type de groupement implique encore une fois d’avoir des outils informatiques dédiés afin de garantir une souplesse de travail optimale entre étude. Cela passe notamment par des solutions 100 % web qui garantissent l’accès à distance, la mobilité et la sécurité des données.

Ces évolutions de structures font également échos à la nécessité de faire face aux grands cabinets anglo-saxons qui ont pris place dans les métropoles françaises et à la demande accrue des grandes entreprises dans des domaines de plus en plus diversifiés et avec des demandes juridiques de plus en plus spécialisées. La notion de notaire chef d’entreprise n’est pour autant pas exclusive au notaire urbain ou au notaire rural. L’étude de petite taille a également besoin de structure comme les autres, en termes de gestion, de management, de stratégie, de valeurs et de plan d’action.

Questions / réponses : 50:58

• Avec l’arrivée de tous ces outils, le notaire ne perd-il pas sa raison d’être ? L’administratif prend une place importante dans le quotidien du notaire. Or, tout ce qui ne requiert pas l’expertise du notaire tend de plus en plus à être automatisé ou sous-traité. La technologie d’aujourd’hui permet cela, elle permet au notaire de se recentrer sur son expertise du droit, sa relation avec son client et toute la valeur ajoutée dont il peut en tirer.

• Quid du bien-être au travail des collaborateurs dans les métiers du notariat ? Le notaire sans ses collaborateurs n’est rien. De part leur qualité de travail, leur implication dans les dossiers, les collaborateurs apportent un service de haut niveau aux clients. Pour cela, le notaire doit être extrêmement attentif au bien-être de son équipe pour que ses collaborateurs puissent effectuer leurs missions dans les meilleures conditions et aussi longtemps que possible. C’est le rôle du notaire chef d’entreprise. En faisant cela, non seulement le notaire fidélise ses collaborateurs mais il facilite également le recrutement de nouveaux talents qui souhaiteront évoluer au sein de cet environnement bienveillant.

Comment définir le notaire du futur ?

• Un notaire dématérialisé dans les actes mais humain, qui aura toujours son client face à lui dans l’étude car sans clients, pas de notaire.
• Un notaire qui reste tiers de confiance.
• Un notaire qui sait répondre aux défis de ces évolutions et sait apporter une réponse parfaite au service de ses clients.
• Un notaire chef d’entreprise avec le rôle de gestionnaire.
• Un notaire du futur axé sur l’accompagnement client.

Et vous, quelle est votre définition du notaire du futur ?