Embaucher un salarié supplémentaire est une décision importante, qui ne peut pas être prise sans en avoir mesuré préalablement les incidences financières. Or, le coût d’une embauche pour l'employeur ne se limite pas aux salaires et aux charges sociales. D’autres coûts s’ajoutent alors qu’ils n’ont pas été toujours anticipés.
Comment calculer le coût social d'un salarié pour l'entreprise ?
Le calcul du coût social consiste en l'addition de trois éléments : le salaire net, les retenues salariales et les charges patronales.
Le salaire
Le salaire dépend de plusieurs facteurs, tels que le nombre d’heures de travail, la qualification, l’expérience, la convention collective… Au salaire de base, il convient de rajouter les primes mensuelles et annuelles (par exemple, les primes d'atteinte d'objectifs individuels), le treizième mois et les autres avantages accordés par l’employeur (tickets restaurants, par exemple). Attention, les entreprises raisonnent soit en salaire brut, soit en salaire net. Il faut donc en tenir compte pour les calculs suivants.
Les retenues salariales
Les retenues salariales constituent la quote-part prélevée au salarié sur sa rémunération brute. Elles financent les régimes sociaux (maladie, retraite, chômage, prévoyance…). Les taux varient peu d’un salarié à un autre, d’une entreprise à une autre.
Les charges patronales
Les charges patronales représentent la participation des entreprises au financement des régimes sociaux. Elles évoluent en fonction du niveau de salaire. Elles sont pratiquement nulles sur un SMIC, mais peuvent excéder 40 % du salaire brut lorsque celui-ci dépasse 1,6 fois le SMIC. Elles comprennent également les taxes assises sur les salaires (apprentissage, formation continue…).
Astuce : l'Etat a mis à disposition un simulateur du coût d'embauche, vous permettant d'effectuer une simulation du coût d'un nouveau salarié, avec des détails sur les charges ainsi que sur les aides directes et indirectes associées.
Comment réduire son coût social ?
L’employeur peut réduire son coût social en embauchant un apprenti, un jeune en contrat de professionnalisation ou plus généralement un salarié sous contrat aidé. En contrepartie de l’emploi d’une personne peu qualifiée, l’État octroie des aides. Mais attention, ce cadeau ne doit jamais faire oublier que le salarié ainsi embauché sera moins productif qu’un collaborateur expérimenté, qu’il nécessitera plus d’attention et de formation, qu’il engendrera moins de recettes. Le risque est certes moindre, mais la rentabilité aussi.
Ajouter les charges de fonctionnement liées à l’embauche d'un salarié
La présence d’un nouveau salarié génère divers coûts que l’entreprise a parfois mal évalués, voire omis d'évaluer. Par exemple, il faut penser aux frais liés aux déplacements du nouveau salarié (chantiers, salons, foires… ou inhérents à l’activité comme les commerciaux). Il est également prudent de calculer les coûts liés à un véhicule (location ou amortissement, dépenses de carburant, assurance… ou versement d’indemnités kilométriques), à la restauration et l’hébergement, aux autres modes de voyage (train, avion…)
D’autres frais peuvent également être engagés : investissement dans une nouvelle machine ou du matériel de bureau, achat de petits matériels et de vêtements du travail, coûts téléphoniques, fournitures de bureaux, coûts administratifs et honoraires, documentation, assurance, formation…
Ces multiples coûts, plus ou moins importants et plus ou moins récurrents, pèsent sur le résultat de l’entreprise. Il n’en existe pas de liste exhaustive, ce qui nécessite de les identifier un à un puis de les valoriser. Il n’est pas rare qu’au final les charges de fonctionnement dépassent 20 % du salaire brut.
Quel chiffre d’affaires pour couvrir le coût total réel d’une embauche ?
Le calcul du coût total d’une nouvelle embauche consiste donc en l’addition du coût social et des charges de fonctionnement engendrées par l’embauche. Pour couvrir ce coût total, il faut augmenter le chiffre d'affaires. Mais de combien ? Ce montant s’obtient en divisant le coût total d’une nouvelle embauche par le taux de marge.
C'est effectivement la marge brute dégagée sur le chiffre d'affaires supplémentaire qui permettra de couvrir le coût total du nouveau salarié. A défaut, les bénéfices diminueront. Ce taux de marge peut être déterminé à partir du compte de résultat de l'entreprise. La marge brute correspond aux ventes, diminuées des achats de matières premières et de marchandises, ajustés des variations de stocks. Le taux de marge est égal à la marge brute divisée par le chiffre d’affaires.
Pour autant, le taux de marge de l'année précédente peut s'avérer incorrect compte tenu des évolutions de l’environnement, ou parce que l’entreprise développe une nouvelle activité, etc. Il faut alors déterminer un nouveau taux de marge.
En conclusion, une mauvaise évaluation du montant du coût global réel d’une nouvelle embauche peut s’avérer pénalisante pour l’entreprise. Elle n’aura pas calculé le chiffre d’affaires supplémentaire à réaliser, pouvant la faire basculer d’une situation bénéficiaire à une situation déficitaire. Nous vous recommandons donc de vous faire conseiller préalablement à toute embauche de nouveaux collaborateurs.
D'autres impacts à ne pas négliger pour évaluer le coût global d'un nouveau salarié
Prudence ! Vous pensez peut-être avoir pensé à tout. Mais non, il reste un impact qui est trop souvent oublié. En effet, cette nouvelle embauche entraînera probablement une modification de l'organisation de l’entreprise, obligeant le dirigeant ou l'un de ses autres salariés, à passer moins de temps à vendre ou à produire, et plus de temps à faire du commercial (il faut bien augmenter le chiffre d’affaires) ou à former le nouvel embauché. Or, cette baisse d’activité qui découle d’une réaffectation des tâches doit également être estimée. A défaut, l'entreprise aura peut-être augmenté le chiffre d’affaires pour compenser l’arrivée d’un nouvel embauché, mais pas suffisamment pour couvrir les conséquences de la réorganisation, aussi légère soit-elle.
Pour bénéficier de conseils pertinents, prenez contact avec un conseiller FIDUCIAL. Il peut vous aider à franchir ces étapes et vous apporter sécurité et sérénité. Il vous conseillera également sur les conditions d’embauche d'un salarié (forme du contrat de travail, durée du travail…) et des éventuelles aides auxquelles vous ouvre cette nouvelle embauche.
Pour plus d'informations sur le recrutement d'un salarié, consultez notre article : Embaucher un salarié.
