Dans le domaine de la santé, l’exercice en groupe devient rapidement une nécessité. Et les infirmières libérales font souvent ce constat peu de temps après leur installation.
Lorsque la patientèle prend de l’ampleur, l’activité augmente et il devient indispensable de trouver un appui.
Indépendamment de la structure juridique qui va être choisie (SCM, SCP, …) le choix de l’exercice en commun requiert des règles internes de fonctionnement.
Le règlement intérieur est un complément aux statuts de la société qui vont régir l’objet, la forme et les conditions de fonctionnement de celle-ci (création, prise de décision, votes, dissolution, …). Mais ceux-ci n’apportent aucune précision sur les modalités d’exercice au sein cette société.
Le règlement intérieur est non seulement un outil essentiel à la gestion de l’activité du cabinet, mais il a également une vocation à réguler les relations interpersonnelles entre les associés.
Il s’agira donc d’élaborer sous seing privé, et d’un commun accord entre l’ensemble des membres, un document qui contiendra tous les droits et obligations des associés, régira leur activité quotidienne et à plus long terme, facilitera l’intégration d’un nouvel associé.
Le contenu et les objectifs du règlement intérieur
Le règlement intérieur est un contrat de fonctionnement qui engagera les praticiens les uns envers les autres et permettra de clarifier l'organisation du groupement, d'envisager les évolutions futures de la société, d'éviter certains conflits.
Ainsi, l'aspect relationnel, l'organisation du travail et la gestion quotidienne de la société seront laissés à la libre appréciation des associés et s’adaptera aux caractéristiques de l’association.
La réflexion du groupe devra donc s’engager sur les thématiques suivantes dont la liste n’est pas exhaustive :
- Horaires d’ouverture de la structure, planning général
- Accessibilité des consultations
- Tenue du dossier médical et partage éventuel des données
- Permanence de présence de chaque professionnel
- Organisation des temps de congés
- Temps de formation
- Gestion de l’absence maladie
- Gestion des éventuels remplacements et/ou des collaborations
- Hygiène du cabinet
- Gestion des ressources humaines
- Gestion des stocks
- Gestion de la comptabilité et de l’administratif
- Détermination du montant des frais, de la quote-part et de la date de paiement de chaque associé
- Investissement dans le matériel
- Tri des déchets
Les règles instaurées par le règlement intérieur s’appliqueront à l’ensemble des associés, qu’ils soient présents à la création de la société ou qu’ils intègrent celle-ci au fil du temps.
Nécessitant un formalisme moins rigoureux que les statuts, il pourra être modifié à tout moment, selon les règles de majorité qui auront été définies mais devra faire l’objet d’un écrit, et il devra être signé par tous les associés.
En son absence, les statuts de la société n’apporteront aucune réponse concernant la pratique quotidienne des associés au sein de la société et en cas de différends, il sera plus difficile de trouver une solution.
Il est également important d‘y faire référence dans les statuts pour renforcer sa valeur. Ces derniers doivent par ailleurs indiquer les modalités selon lesquelles il pourra être modifié (nature et majorité requise). Les dispositions statutaires de la société peuvent prévoir que la signature des statuts emporte automatiquement l’adhésion au règlement intérieur.
A ce titre, il est enfin impératif de s’assurer que les statuts et le règlement intérieur concordent car si jamais une incompatibilité existait entre les deux, les statuts prélaveraient*. D’où l’importance d’être attentif à leur rédaction et à leur contenu.
Enfin, notez que si l’établissement d’un tel document n’est pas obligatoire, il est vivement recommandé d’en établir un et qu’au regard des éléments qui doivent nécessairement être envisagés, un modèle standard ne sera pas suffisant.
*( C.Cass, Ch Com, 01.03.2011, 10-13.795 )
