Il ne faut jamais conserver une facture impayée dans un tiroir car plus le temps passe, plus il est difficile de faire payer un client retardataire. L’accumulation des impayés peut devenir un risque pour votre propre entreprise.
Lorsqu'un client ne paie pas une facture, le chef d’entreprise craint souvent de le relancer, de peur de le perdre. Or, dans la pratique, il est très rare qu’un client s’en aille parce qu’on lui réclame ce qu’il doit.
Trois raisons peuvent expliquer le non-paiement du client
- des difficultés financières,
- des litiges et contestations,
- une négligence du client ou un retard volontaire.
Les difficultés financières représentent un faible pourcentage des motifs de retard. Cependant le risque de ne jamais être payé est important.
Les litiges et contestations sont relativement rares. Une bonne connaissance de votre clientèle et des motifs de contestation permettent à terme de les minimiser.
À partir du moment où il n’y a ni difficultés financières ni contestations, il s’agit de retards dus à la négligence du client. Dans ce cas, il ne faut pas hésiter à mettre en œuvre une procédure de relance du client. En effet, la relance fait partie intégrante d’un bon relationnel avec un client. De plus, elle participe à l’image de rigueur, d’organisation, de professionnalisme de votre entreprise.
La relance écrite
Votre client n’a pas réglé sa facture à l’échéance. Vous lui adressez une première lettre de relance sur un ton conciliant.
Exemple de courrier : [...] « Sauf erreur ou omission de notre part, la mise à jour de votre compte client présente à ce jour un solde débiteur de ... €. |
La mise en demeure
Si après plusieurs relances ou propositions d’arrangement amiable, votre client ne règle toujours pas votre facture, vous lui adresserez une mise en demeure en recommandé avec accusé de réception, lui laissant un dernier délai avant d’entreprendre une action en justice.
Exemple de courrier : [...] « Nous constatons avec regret qu’en dépit de nos courriers de relance des ... (préciser les dates de ces courriers), votre société n’a toujours pas procédé au règlement de notre facture n°..., échue le ... |
Conservez les doubles des lettres de relance, à titre de preuves.
Attention, une facture ne suffit pas à établir la preuve d’une somme due. Si votre client est un particulier, une lettre recommandée avec accusé de réception, avec mise en demeure, permet de demander des intérêts de retard à compter de son envoi.
Bien entendu, mieux vaut prévenir ce genre de situation. Même si vous ne pouvez anticiper les difficultés de vos clients, il vous est possible en amont de réduire le risque d'impayé. Consultez notre article sur la prévention des impayés clients pour plus de conseils.