Les défaillances d'entreprises peuvent avoir pour origine un trop grand nombre de clients douteux ou des en-cours clients trop importants. C'est pourquoi il est nécessaire d'avoir une attention constante sur l'encaissement des produits livrés ou des prestations réalisées afin de maintenir votre niveau de trésorerie.
Comment gérer et réduire les risques d'impayés ?
Les axes d'action suivants vous permettront de mieux relancer vos clients, et donc d'améliorer votre trésorerie et de diminuer les risques de factures impayées.
Vérifiez les coordonnées de votre client
Pour effectuer d'éventuelles lettres de relances, il convient de connaître précisément les coordonnées de votre client. Les numéros de téléphone fixe et portable (appels ou envois de SMS), l'adresse e-mail et l'adresse postale sont des éléments à enregistrer dès le début de la relation d'affaires.
Il importe ensuite que vos documents commerciaux (bons de commande, devis signés, conditions générales de vente et factures) mentionnent de manière claire et précise :
- l'échéance du paiement,
- le calcul des intérêts de retard,
- et l'indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement (uniquement vis-à-vis de clients professionnels).
Vous pourrez ainsi, par la suite, faire référence à ces éléments contractuels (bons de commande et devis signés).
Consultez notre article sur les mentions obligatoires à inclure dans vos factures pour en savoir plus.
Agissez avant la date d'échéance
Contrairement au bon vin, les créances vieillissent très mal ! L'expérience prouve que plus une créance est ancienne plus le risque qu'elle soit contestée est grand. Il importe donc d'agir rapidement avant la date d'échéance :
- soit l'absence de règlement provient d'une insatisfaction et il faut en connaître la cause dans les meilleurs délais,
- soit elle provient de difficultés financières de votre client auquel cas la mise en place d'un plan de règlement en amont le rend plus facile à respecter.
Personnalisez les relances
Privilégiez la relance personnalisée et alternez les supports de cette relance de sorte que votre client ne s'y habitue pas au point de la négliger. Il est bon que l'interlocuteur habituel de votre client le contacte par téléphone, par SMS, par e-mail, voire lui rende visite.
En effet, tous les clients ne doivent pas être traités de la même manière compte tenu de leur historique et de la fiabilité de leur parole.
C'est seulement par la suite qu'il faudra procéder de façon plus formelle à l'envoi d'un courrier, puis d'une lettre recommandée avec accusé de réception. Il arrive que certains clients aient des impayés par simple oubli.
Privilégiez le dialogue et les appels téléphoniques
Face à une facture impayée, il est indispensable de pouvoir dialoguer. C'est pour cette raison qu'il faut privilégier l'appel téléphonique ou la visite chez le client. Il importe de connaître les motifs de la dette et de comprendre pourquoi le client ne vous paie pas :
- soit il s'agit d'un litige à résoudre rapidement : prix, qualité du produit ou du service ;
- soit il s'agit de problèmes financiers : plan de règlement, avoir partiel ;
- soit enfin, il s'agit d'un retardataire "génétique" qui ne règle jamais sans avoir été relancé...
Dans les deux premiers cas, vous pouvez convenir d'un arrangement, par exemple accorder un délai supplémentaire ou étaler l'échéancier. En résumé, privilégiez la conciliation.
Comment se faire payer une facture impayée ?
À partir du moment où vous constatez qu'il n’y a ni difficulté financière apparente, ni litige, c'est probablement qu'il s’agit d'un retard dû à la négligence du client. Dans ce cas, il ne faut pas hésiter à mettre en œuvre une procédure de relance du client.
Autant la souplesse et la conciliation sont de mise pour le respect d'un délai ou l'étalement d'un échéancier, autant il convient d'être ferme sur le respect des engagements pris pour ne pas mettre votre entreprise en danger.
Envoyez une lettre de relance écrite ou une mise en demeure
Consultez notre article pour des exemples de lettres de relance et de mise en demeure.
Dans certains cas, il peut être judicieux de faire appel à des professionnels pour ce type de courrier afin de mettre toutes les chances de votre côté pour obtenir le recouvrement de votre somme d’argent : cabinets de recouvrement, avocats ou commissaires de justice. Ils pourront vous apporter leur expertise lors des démarches contentieuses.
Quelles pénalités de retard ?
Les conditions générales de vente et les factures entre professionnels doivent mentionner les pénalités de retard dues en cas de paiement après l’échéance, sous peine d’amende. Le taux de ces pénalités est en principe le taux de refinancement de la banque centrale européenne (BCE) majoré de 10 points de pourcentage. Mais les parties peuvent choisir un autre taux qui devra être mentionné dans les conditions générales de vente ; ce taux ne peut pas être inférieur à trois fois le taux de l’intérêt légal.
Par ailleurs, des pénalités de retard peuvent être recouvrées même si elles n’ont pas été prévues par le contrat ou les conditions générales de vente.
Selon l'arrêt de la Cour de cassation (ch. com.) du 20.12.2017 n° 16-25786 :
Une société, n’ayant pas été payée de ses factures par un client professionnel, l’a assigné en paiement devant les tribunaux. Elle a réclamé le paiement des sommes dues en principal, ainsi que des pénalités de retard.
Son client a contesté l’application des pénalités de retard au motif qu’elles n’avaient pas été prévues dans les contrats liant les parties. Les juges de la Cour d’appel ont suivi cette argumentation et rejeté la demande portant sur les pénalités de retard.
La Cour de cassation a censuré la décision des juges d’appel. Elle a considéré que les pénalités de retard pour non-paiement des factures prévues par l’article L 441-6 du Code de commerce sont dues de plein droit, sans rappel, et sans avoir à être indiquées dans les conditions générales des contrats.
Quel recours en cas d'impayé ?
Si, après lettre de relance et mise en demeure, votre client ne vous a toujours pas payé, il peut être envisageable d'avoir recours à un recouvrement judiciaire pour forcer le client à vous payer ce qu'il vous doit. Méfiez-vous toutefois des frais que cela implique pour votre entreprise, surtout si votre client se révèle insolvable et donc dans l'incapacité de vous payer.
Évitez le recours aux procédures contentieuses
En synthèse, vous devez toujours privilégier la conciliation et la procédure amiable à la procédure contentieuse qui n'est à exercer qu'en dernier recours compte tenu de sa longueur et de son coût.
Des pénalités de retard en cas de factures impayées peuvent être recouvrées même si elles n’ont pas été prévues par le contrat ou les conditions générales de vente.