Après presque deux ans de crise Covid-19, l’activité économique peine à repartir. Et pour votre entreprise, quelles sont ses perspectives ? Avez-vous quantifié l’évolution de votre chiffre d’affaires ou de vos recettes pour les prochains mois ? Peut-être pensez-vous qu’il s’agit d’une démarche inutile tellement les incertitudes floutent notre avenir, rendant ainsi l’exercice hautement aléatoire. Et si vous aviez tort ? Si au contraire, cet exercice s’avérait salutaire ? Tentative de démonstration.
Pourquoi bâtir un budget prévisionnel des ventes ?
La tentation est grande de se laisser porter comme une feuille au vent, de nier l’obstacle en espérant qu’il aura disparu au moment de l’affronter ou d’imputer l’adversité aux impondérables de la crise. C’est humain d’autant plus que l’anticipation et l’engagement n’ont jamais garanti le succès à tous les coups ; même s’ils y contribuent souvent.
Or, c’est justement parce que l’avenir est incertain qu’il faut bâtir des prévisions de chiffre d’affaires ou de recettes. Elles sont réductrices d’incertitudes et de risques.
Se poser pour préparer un budget prévisionnel des ventes présente au moins trois mérites :
- Premièrement, cette démarche oblige à adopter une attitude constructive et volontaire, à ne pas se laisser submerger par les affres précédemment décrites.
- Deuxièmement, elle ouvre le champ de la réflexion. On se projette, on reconsidère son offre et ses canaux de distribution, on songe à une évolution de sa gamme de produits et services, on repense à sa politique de communication et à ses horaires d’ouverture… En fait, on regarde son environnement autrement, on sort de son cadre de référence pour trouver des solutions ou des parades.
- Troisièmement, cette démarche contraint à anticiper l’adaptation des ressources et des moyens aux capacités prévisionnelles de ventes. Ainsi, vous limiterez, stabiliserez ou augmenterez vos achats, vos stocks, vos effectifs… en fonction de vos prévisions. Vous gagnerez de précieux jours dans la mise en œuvre de ces décisions.
Comment bâtir un budget prévisionnel des ventes ?
Compte tenu du contexte économique consécutif à la crise du Covid-19, il est recommandé d’établir des prévisions à court terme, c’est-à-dire à trois mois. Cette durée est suffisamment longue pour mettre en œuvre des actions et en mesurer les retours, mais suffisamment courte pour ne pas perdre son temps dans de la prévision-fiction.
Ces prévisions peuvent se limiter au chiffre d’affaires ou aux recettes, en globalité ou par types de produits ou services. Il est également utile de se projeter en unité d’œuvre (nombre de clients, panier moyen, heures vendues, taux d’occupation…). La mesure quantitative des unités d’œuvre est à la gestion, ce qu’est un second œil à la vue. Elle donne du relief, de la connaissance, de l’information.
Ces prévisions à trois mois peuvent se calculer par mois, mais aussi par semaine, voire par jour. Le nombre de jours ouvrés ou ouvrables varie d’un mois à l’autre, comme le nombre d’un jour donné de la semaine. Par exemple, pour un commerçant réalisant 50% de ses ventes hebdomadaires le samedi, les ventes d’un mois à 5 samedis seront en principe supérieures à un mois à 4 samedis.
Pour certaines activités, il peut être précieux de compléter les ventes prévisionnelles des commandes prévisionnelles, surtout si le temps entre la commande et sa fourniture est long. Ce sont des informations qui intéresseront un banquier.
Pourquoi rapprocher les réalisations des prévisions ?
Toute mise en œuvre d’une décision se déroule de façon intuitive, même si la démarche a été théorisée, en quatre temps : prévoir, faire, contrôler et réagir. Or, pour pouvoir, s’il y a lieu, réagir avec efficacité, il est impératif d’en passer préalablement par l’étape contrôle, qui en l’occurrence consiste à rapprocher les réalisations des prévisions.
Les comparaisons s’opèrent selon la fréquence retenue pour les prévisions (mois, semaine, jour) et leur nature (en euros et/ou en unités d’œuvre et/ou commande). Elles sont calculées au moins une fois par mois. Cette tâche met en évidence des écarts qui, le cas échéant, nécessitent d’engager immédiatement des actions correctrices. Sans ces prévisions, sans ces comparaisons, il serait difficile d’en apprécier le degré d’urgence et d’importance.
Au terme de ces comparaisons, il reste à ajuster les prévisions originelles des deux prochains mois et établir celles du troisième mois.
Pour vous aider, il est mis à votre disposition, au format Excel ou au format Libre Office, un fichier comportant, outre la notice, trois modèles de budget prévisionnel de ventes, faciles d’utilisation.
Vous pouvez également faire appel à votre conseiller FIDUCIAL, que ce soit pour bâtir vos prévisions, les actualiser ou débattre de vos hypothèses. Il pourra aussi leur adjoindre, si vous en ressentez le besoin et les bénéfices, un budget prévisionnel d’exploitation intégrant toutes les charges, voire un budget prévisionnel de trésorerie.