Est-ce une obligation d'avoir une caisse enregistreuse ?
Depuis 2018, les boulangeries-pâtisseries sont dans l'obligation d'utiliser un logiciel de caisse certifié afin de répondre aux normes fiscales. L'article 88 de la loi de finance a pour objectif de lutter contre les fraudes fiscales. En effet, chaque année, le montant des recettes dissimulées s'élève à 17 milliards d'euros et représentent donc un large manque à gagner pour l'Etat. Concrètement, les logiciels de caisse certifiés empêchent les boulangers-pâtissiers, et les commerçants en général, de soustraire les recettes comptabilisées en espèces de leur comptabilité. De ce fait, ils ne peuvent pas reconstituer un ticket de caisse déjà édité.
La norme NF 525 de 2018
La certification NF 525 remplie des critères de capacité fonctionnelle (enregistrement des données, gestion des périodes, sauvegarde et archivage), de sécurité (traçabilité, sécurisation des données, signature électronique), de comptabilité (format de gestion et de restitution des données) et de maintenabilité (traçabilité des modifications apportées aux produits et aux données). Cette certification est décernée aux éditeurs de logiciels par un organisme accrédité. Le fournisseur de logiciel est donc dans la capacité à fournir un certificat de conformité ou une attestation de conformité.
Les alternatives de conformités
A savoir qu'il existe des alternatives à la certification NF 525 comme l'auto-certification ou la délivrance d'un certificat de conformité par le LNE (Laboratoire National de Métrologie et d'Essai). Dans le cas de l'auto-certification, c'est l'éditeur lui-même qui délivre l'attestation de conformité et qui permet donc au commerçant d'utiliser son logiciel d'encaissement en toute légalité.
En savoir plus sur le certification NF 525.
Comment fonctionne une caisse en boulangerie-pâtisserie ?
Une caisse enregistreuse en boulangerie est une solution qui aide les commerçants à gérer les activités de vente et de prise de commande de leur établissement.
Le logiciel de caisse
Une caisse enregistreuse est composée d'un logiciel de caisse offrant des solutions de gestion simplifiée. En général, l'utilisation et la prise en main sont faciles pour garantir aux utilisateurs une autonomie complète. Le logiciel peut être interfacé avec d'autres solutions comme des systèmes de réservation en ligne. Il peut aussi être connecté avec différents périphériques pour garantir la fluidité du point de vente.
Aujourd'hui, l'utilisation d'un logiciel de caisse enregistreuse dans le secteur de la boulangerie est devenue incontournable, d'abord pour remplir des conditions d'inaltérabilité, ensuite pour des questions de simplification des tâches quotidiennes. En effet, les systèmes de caisse enregistreuse permettent un gain de temps considérable, la fluidification du parcours client, la croissance du chiffre d'affaires et plein d'autre bénéfice non-négligeable aujourd'hui pour la gestion d'un commerce.
Les fonctionnalités
Les logiciels de caisse enregistreuse offrent aux boulangers et/ou aux pâtissiers les fonctionnalités de base comme la prise de commandes clients et l'encaissement. Certains offrent des fonctionnalités plus poussées, c'est le cas de FIDUCIAL Pointex qui propose un programme de fidélité, la gestion des stocks et les statistiques pour suivre l'activité en temps réel.
Les matériels
Souvent, les vendeurs de logiciels de caisse proposent le matériel associé comme :
Le terminal point de vente à écran tactile :
Le TPV est l'élément essentiel de la caisse enregistreuse puisqu'il comprend le logiciel de gestion et d'encaissement. Le logiciel peut être installé directement sur le TPV ou alors être accessible depuis un moteur de recherche.
Le tiroir-caisse :
Le tiroir-caisse est aussi un élément important pour la gestion de l'encaissement. Il renferme l'ensemble de la monnaie générée par les ventes. Il est constitué d'un mécanisme qui permet l'ouverture du tiroir lorsqu'un crédit est enregistré.
Le terminal de paiement électronique :
Le terminal de paiement électronique ou TPE est un appareil permettant d'effectuer les paiements par carte bancaire de manière totalement digitale et sécurisée.
Aujourd'hui, il existe des solutions nomades permettant de prendre les commandes et de les encaisser à partir d'un seul et même appareil. Ces appareils dit "pockets" sont tactiles et sont constitués à la fois du logiciel de caisse et à la fois du terminal de paiement.
Le monnayeur automatique :
Les monnayeurs sont des machines manipulant les pièces et billets de manière totalement autonome. Ils sont eux aussi reliés directement au système d'encaissement qui calcule automatiquement la monnaie à rendre. L'encaissement des espèces se fait donc de manière automatisée et sans contact direct avec le client.
Pour aller plus loin : Tous nos conseils pour la bonne gestion d'une boulangerie-pâtisserie.
Quels sont les 3 types de caisse enregistreuse ?
Il existe trois différents modèles de caisses qui sont les suivants :
La caisse numérique :
Ce type de caisse est la plus rudimentaire des trois types de caisse. Les caisses numériques n'existent plus dans le commerce aujourd'hui. Elles permettaient surtout de remplir des fonctions de calculs et d'édition de rapports journaliers, mensuels, par caissiers etc.
La caisse alphanumérique :
La caisse alphanumérique est légèrement plus sophistiquée que la précédente. Contrairement à la caisse numérique, elle permet des fonctions d'encaissement, de saisie manuelle des produits et de rapport de gestion.
La caisse moderne (écran tactile)
Les caisses modernes ou tactiles sont celles que l'on trouve dans le commerce aujourd'hui. Elles sont très agiles et digitales, et offrent un grand nombre de fonctionnalités. Elles sont connectées avec différents logiciels et solutions et incluent l'utilisation de périphériques.
Quel est le prix d'une caisse enregistreuse ?
Le prix d'une caisse enregistreuse et de son logiciel peut varier en fonction de la marque, des fonctionnalités et de la technologie utilisée. En moyenne, il faut compter 2000 euros à l'achat. Certaines marques proposent des offres en location avec des abonnements mensuels plus accessibles en termes de prix.
Comment obtenir un devis pour une caisse en location ?
Si vous souhaitez obtenir un devis pour une caisse en location vous pouvez contacter l'équipe FIDUCIAL Pointex qui vous proposera une démonstration du logiciel et qui pourra vous établir un devis adapté à vos besoins.
En conclusion, la caisse enregistreuse est bien plus qu’un simple outil de transaction pour les boulangeries-pâtisseries. Elle est un véritable partenaire qui facilite la gestion quotidienne de ces établissements.
Grâce à ses nombreuses fonctionnalités, elle permet une gestion efficace des stocks, une comptabilité précise et offre une meilleure expérience client. Elle contribue ainsi à l’optimisation des opérations et à l’amélioration de la productivité.
Dans un secteur aussi dynamique que celui de la boulangerie-pâtisserie, où chaque détail compte, l’adoption d’une caisse enregistreuse peut faire toute la différence. Alors que le monde continue de se numériser, il est essentiel pour les boulangeries-pâtisseries de rester à la pointe de la technologie pour offrir le meilleur service possible à leurs clients.