Les possibilités d’utilisation d’un tableur dans le processus comptable sont très limitées, dans la mesure où ce type de support ne respecte pas la plupart des règles imposées aux comptabilités informatisées.
Un tableur est considéré comme un logiciel lorsqu’il est utilisé dans le processus comptable d’une entreprise. Par conséquent, les règles comptables et fiscales relatives aux comptabilités informatisées s’appliquent.
Nous allons détailler deux situations parmi les plus courantes.
Peut-on utiliser un tableur pour tenir sa comptabilité ?
Pour les comptabilités tenues au moyen de systèmes informatisés, le caractère définitif des enregistrements du livre journal (les écritures) doit être assuré par une procédure de validation (article 921-3 du Plan comptable général, et L 123-22 du Code de commerce). La procédure de validation fige une à une toutes les données qui composent les écritures comptables afin d’en interdire toute suppression ou toute modification ultérieure.
De plus, une procédure de clôture destinée à figer la chronologie des écritures et à garantir l’intangibilité des enregistrements doit être mise en œuvre pour chaque exercice, au plus tard avant la fin de l’exercice suivant (article 921-4 du plan comptable général).
En cas de vérification de comptabilité (« contrôle fiscal »), le respect de ces principes est systématiquement vérifié par l’administration fiscale.
Or techniquement, un tableur ne possède aucune fonctionnalité qui permette de valider des enregistrements, en figeant de manière définitive toutes les données contenues dans une cellule. De même aucune fonctionnalité ne permet de clôturer des périodes (la protection du fichier avec un mot de passe, par exemple, n’est pas suffisante au regard de cette obligation). Pour ces raisons, le tableur ne peut pas être utilisé pour tenir une comptabilité.
Peut-on utiliser un tableur pour justifier le détail des recettes d’un commerce ?
Depuis le 1er janvier 2018, des obligations similaires, issues du Code général des impôts, s’appliquent aux logiciels et systèmes de caisse informatisés utilisés par les assujettis à la TVA (personnes physiques ou personnes morales), lorsque ces logiciels ou systèmes de caisse enregistrent les règlements de clients particuliers, non professionnels.
Aux mêmes causes les mêmes effets : l’utilisation d’un tableur ne permet pas de respecter ces obligations. Il ne peut donc pas être utilisé pour enregistrer et justifier le détail des recettes d’un commerce.
Si vous devez vous mettre en conformité par rapport à ces différentes obligations, n’hésitez pas à contacter votre conseiller FIDUCIAL qui vous orientera vers les solutions FIDUCIAL les mieux adaptées à vos besoins.