Dans les activités de production ou de services, il existe un écart significatif entre les heures payées au personnel, telles qu’elles figurent sur les bulletins de salaires, et les heures travaillées qui servent à l’établissement des coûts de production, des coûts de revient et des prix de vente, ou à l’élaboration de certains indicateurs de gestion.
A cette fin, les entreprises qui produisent des biens ou réalisent des prestations de services ont tout intérêt à disposer d’un système de collecte des temps de leur personnel adapté à l’activité. Il peut être manuscrit, sur des fiches ou des tableaux, ou informatisé, à l’aide d’un tableur ou bien encore intégré à un logiciel métier.
Les temps ainsi collectés doivent ensuite être analysés, dans le but de distinguer les heures payées, les heures de présence, les heures travaillées et les heures productives.
Une analyse similaire est à opérer pour les autres personnes qui interviennent dans la production, à savoir les personnels extérieurs à l’entreprise (intérimaires, sous-traitants), et, dans les entreprises individuelles, l’exploitant.
La démarche qui permet de passer des heures payées aux heures productives est simple.
Passage des heures payées aux heures de présence
Pour déterminer les heures de présence, il convient de déduire des heures payées qui figurent sur les bulletins de salaires, toutes les absences rémunérées telles que :
- les jours fériés ;
- les congés payés (sauf pour les entreprises cotisant à une caisse des congés payés) ;
- les RTT ;
- les congés pour évènements exceptionnels ;
- les heures payées aux représentants du personnel pour l’exercice de leur mission ;
- les heures de formation rémunérées…
Passage des heures de présence aux heures travaillées
Pour déterminer les heures travaillées, les heures de présence sont diminuées des heures perdues, soit pour des raisons normales (par exemple les temps de pause accordés), soit pour des raisons anormales (par exemple les arrêts du travail consécutifs à des pannes de matériels ou de machines).
Passage des heures travaillées aux heures productives
Pour déterminer les heures productives, les heures travaillées sont diminuées des heures non productives, qui correspondent principalement aux temps passés pour la direction, l’administration, la gestion de l’entreprise, ou aux temps passés à la commercialisation et à la distribution des produits ou des services.
Les heures productives correspondent aux temps effectivement passés à accomplir des tâches, à réaliser des travaux ou des prestations de services.
L’objectif est de toutes les facturer.
Illustration de la répartition des heures analysées
Exemple d’exploitation des temps analysés : calcul des coûts
L’analyse des temps décrite précédemment permet d’affiner le calcul des différents coûts afférents à la production d’un bien ou à la réalisation d’un service.
Le calcul des coûts peut s’opérer en cinq étapes.
La première consiste à calculer le coût des heures travaillées. Les charges à retenir dans ce calcul sont :
- pour le personnel salarié, les salaires, indemnités et avantages divers ainsi que les charges fiscales et sociales sur salaires ;
- pour le personnel extérieur à l’entreprise (intérimaires, sous-traitants), les prestations facturées à l’entreprise par le fournisseur ;
- pour l’exploitant individuel, une charge « supplétive » correspondant aux tâches qu’il accomplit, valorisée de la même manière que si ces tâches étaient accomplies par un dirigeant salarié (prise en compte d’une rémunération, ainsi que des charges sociales et fiscales y afférentes).
La deuxième étape consiste à diviser le coût total des heures travaillées par le nombre total d’heures travaillées, afin d’obtenir un coût horaire.
La troisième étape consiste à appliquer ce coût horaire aux heures productives affectées à la réalisation d’un bien ou d’un service. Le coût des heures productives ainsi valorisé constituera la part de la main d’œuvre dans le coût de production du bien ou du service (également appelé déboursé sec dans les activités du bâtiment). Ce dernier comprendra également toutes les autres charges qui lui sont directement affectables (matériaux, fournitures, ou autres, utilisés pour la réalisation du bien ou du service).
Une quatrième étape consiste à calculer le coût des heures non productives. Celui-ci sera additionné à l’ensemble des charges qui ne peuvent pas être affectées directement à la réalisation d’un bien ou d’un service (comme par exemple les charges d’entretien des locaux ou des matériels, les assurances, les impôts et taxes, les charges financières, etc…). Ce total correspond à ce que l’on appelle les charges indirectes.
Une dernière étape consiste à ajouter une quote-part du montant des charges « indirectes » au coût de production, afin de déterminer le coût de revient global du bien ou du service. La méthode de calcul de cette quote-part est propre à chaque entreprise. Elle doit être définie de telle sorte que le total des charges « indirectes » soit absorbé sur l’ensemble des travaux ou des prestations réalisés. A défaut, l’entreprise dégagerait des pertes.