Notaires : les nouvelles règles du tirage au sort 2019 (wébinaire du 27/02)

Pour cette nouvelle vague de créations d’offices, le ministère de la Justice ajuste la procédure de nomination des notaires créateurs. Limitation du nombre de candidatures par zone, faculté de renonciation limitée à un certain délai, processus de tirage au sort modifié, sont autant de nouveautés instaurées pour les notaires créateurs en devenir.

Dans ce webinaire enregistré le 27 février 2019, découvrez les nouvelles modalités du tirage au sort et ses conséquences sur la création d’offices.

1) Les nouvelles règles du tirage au sort

• Le tirage au sort.
• Le calendrier.
• Les différentes pièces à fournir pour les dossiers de candidature.

2) La stratégie de chef d’entreprise

• Pourquoi avoir une stratégie ?
• Quels sont les axes à développer ?
• De quelle manière cette stratégie s’inscrit-elle dans la durée ?

3) Les locaux

• Comment choisir son local ?
• Quels critères retenir ?
• À quel moment commencer sa recherche ?

1. Les nouvelles règles du tirage au sort - 1'45

Tout comme la première vague en 2016, cette nouvelle vague de créations d’offices a suscité un fort engouement de la part des notaires. En effet, 24 heures seulement après l’ouverture du dépôt des candidatures, 23 400 demandes ont été enregistrées et déposées par 5 181 candidats. Soit une moyenne de 4,5 zones par candidat horodaté.

Le 1er avril prochain marque une étape cruciale du calendrier des nominations. Il s’agit de la date butoir quant au délai de réflexion pour les renonciations partielles. Ces renonciations seront toujours possibles à compter du 1er avril mais une condition est posée par le législateur ; dès lors qu’un candidat se désistera sur une zone, cela impliquera sa renonciation à toutes les zones sur lesquelles il aura horodaté.

C’est aussi durant ce mois d’avril que commenceront les tirages au sort.

Le tirage au sort – 4'20

Le nombre de candidatures déposées dépassant le nombre d’offices à créer dans chaque zone, un tirage au sort sera nécessaire afin d’établir l’ordre d’instruction des dossiers et donc l’ordre de nomination.

En effet, les dossiers de candidature ne seront pas traités selon l’ordre chronologique de leur dépôt, mais selon l’ordre défini par ce tirage au sort.

Si un candidat s’est horodaté sur plusieurs zones, sa nomination sur l’une d’elles rendra caduque toutes ses autres candidatures. Ainsi et d’ici le 1er avril 2019, il est vivement conseillé de bien réfléchir et d’être réellement attiré par toutes ses zones d’horodatage de manière à ce le candidat soit pleinement satisfait de celle sur laquelle interviendra le tirage au sort. Cette réflexion stratégique est fondamentale et constitue l’une des clés de la réussite de sa future activité.

Une fois le candidat tiré au sort et après vérification de son éligibilité (validité du dossier et des pièces à produire), sa nomination apparaîtra au Journal Officiel ce qui formalisera et officialisera son autorisation de création dans l’une des communes de la zone choisie.

NB : Comment se passe le tirage au sort quand l’horodatage a eu lieu sous différents statuts ? - 8'43

L’horodatage sous différents statuts, en nom personnel ou sous forme de société, sous entend un horodatage sur plusieurs zones (étant donné qu’un seul dépôt de dossier n’est possible par zone). Le procédé est donc le même, le tirage au sort sur l’une des zones entraîne la caducité des dossiers déposés sur les suivantes et ce, quel que soit le statut sous lequel le dossier a été déposé.

Pour connaître les avantages et les inconvénients de chaque structure d'exercice (à titre individuel ou en société), découvrez notre vidéo "Notaire créateur : les structures d'exercice".

Le calendrier et les résultats du tirage au sort sur OPM du Ministère de la Justice – 10'18

L’arbitrage qui sera opéré d’ici le 1er avril pourrait avoir des conséquences sur le calendrier prévisionnel mis en place par la Chancellerie.

Ce calendrier prévisionnel des tirages au sort est d’ores et déjà disponible sur le site OPM.

Pour réaliser ce calendrier, la Chancellerie a analysé le ratio suivant : nombre de demandes par zone / nombre d’offres par zone. Puis a classé la date de tirage au sort de chaque zone selon l’écart demande/offre du plus faible au plus élevé. Ainsi, le premier tirage au sort interviendra pour la zone dont le nombre de demandes est le plus proche de l'offre disponible.

Le calendrier actuel étant basé sur les horodatages issus des premières 24 heures, celui-ci peut changer aux vues des renonciations possibles d’ici le 1er avril.

Les différentes pièces à fournir pour les dossiers de candidature et la carte d'installation – 15'25

Pour valider son dossier, un certain nombre de pièces sont demandées et doivent être transmises dans les 10 jours suivants le dépôt de candidature.

Cette liste de pièces à produire a été fixée par l’arrêté du 16 septembre 2016 fixant la liste des pièces à produire pour une demande de nomination en qualité de notaire dans un office à créer et le délai prévus à l'article 51 du décret n° 73-609 du 5 juillet 1973 relatif à la formation professionnelle dans le notariat et aux conditions d'accès aux fonctions de notaire.

De plus, lors du dépôt de dossier, la consultation de la carte des conditions d’implantation des offices à créer ainsi que des textes applicables est fortement conseillée.

Dès lors que les tirages au sort interviennent, il est recommandé de surveiller son compte OPM et guetter une possible demande de pièces complémentaires. Pour certaines, il peut s’agir de pièces préalablement communiquées. Par mesure de sécurité, il convient de les renvoyer afin d’être sûre qu’elles soient bien intégrées au dossier de candidature.

Les conséquences du tirage au sort sur l’emploi actuel du notaire – 16'33

En résumé, il est légalement impossible de cumuler le statut de notaire titulaire et celui de notaire salarié. Cela induit une certaine maîtrise des conséquences sociales de cette nomination.

Concernant le notaire salarié : la prestation de serment qui intervient dans le mois suivant la publication de l’arrêté de nomination induit automatiquement une rupture du contrat de travail. Cette rupture de contrat nécessite, dans la plupart des cas, un préavis qu’il est préférable de respecter. Faute de quoi, un litige pour non respect du préavis pourrait survenir.

Concernant le notaire titulaire : la nomination est impossible tant que le notaire est toujours titulaire de son étude actuelle. Il doit au préalable adresser un traité de cession (traité de cession de parts si associé) et trouver un successeur. Une fois séparé de son office, il pourra être nommé dans un office à créer.

2. La stratégie de chef d’entreprise – 30'20

Pourquoi avoir une stratégie pour réussir mon installation ? - 31:00

L’étude notariale est une entreprise. Elle doit avoir à sa tête un pilote chef d’entreprise qui la guide et conduit sa stratégie. Il s’agit de décider vers quel horizon mener son étude et définir comment bien la positionner au sein de son environnement (concurrence, activités, clients, etc).

Les premiers mois de la création peuvent être longs et peu actifs. Cependant, à partir du moment où la stratégie est décidée, que des actions concrètes sont mises en place, il est plus simple de lancer son activité et d’en récolter les bénéfices.

Pour en savoir plus sur le rôle de notaire chef d'entreprise, découvrez notre vidéo "Notaire créateur : le notaire chef d'entreprise".

Quels sont les axes à développer pour mettre en place une stratégie ? - 31'42

• La personnalité du notaire, ses compétences, ses envies et ses domaines de prédilection. Bien prendre en compte sa personnalité est très important pour ne pas avoir à « subir » sa stratégie. Il faut être acteur de la décision de devenir chef d’entreprise.
• La réflexion quant à une possible spécialisation de l’étude sur un secteur donné.
• Les moyens que l’on souhaite utiliser pour gérer sa stratégie : embauche, outils métiers, etc.

Concrètement, il faut se poser différentes questions : où mener son entreprise ? Pourquoi ? Comment ? Sur quel délai ? Est-ce en lien avec ma personnalité, mes aspirations futures ?

De quelle manière cette stratégie s’inscrit-elle dans la durée ? - 35'10

Une stratégie est sans cesse en mouvement. Elle vit et doit s’adapter à la situation de l’entreprise, sa réalité économique et environnementale.

L’adaptabilité est la clé d’une stratégie gagnante. Il n’est jamais trop tard pour la mettre en place ou pour la faire évoluer.

NB : Quelle est la différence entre une stratégie et un business plan ? 44:20

La stratégie correspond à la vision de son entreprise, ce vers quoi elle doit tendre, ce qu’elle deviendra sur le long terme. C’est identifier ce que l’on souhaite faire de son activité, si l’on souhaite embaucher ou non et à quel poste, etc.

Le business plan quant à lui est la traduction chiffrée de cette stratégie. C’est répondre à la question « combien ? ». Combien dois-je signer d’actes par période donnée ? Quel chiffre d’affaires dois-je envisager la première année ? Combien de collaborateurs dois-je embaucher ?

Stratégie et business plan se complètent mutuellement.

Pour en savoir plus sur l'utilité d'un business plan dans le cadre de la profession notariale, découvrez notre vidéo créanot "L'intérêt du business plan".

3. Les locaux – 41'10

Les locaux font partie à part entière de la stratégie et se réfléchissent en amont. Il ne faut pas attendre la nomination pour commencer à se renseigner sur les communes de la zone d’horodatage et sur les locaux qui y sont disponibles.

Comment choisir son local ? - 42'47

Le choix du local est propre à chaque créateur et à son projet de création.

Certains critères sont essentiels comme la visibilité du local, son accessibilité, son attractivité, etc. Mais cela ne suffit pas, il faut également qu’il puisse s’adapter à la stratégie établie par le chef d’entreprise.

NB : Est-il préférable de louer ou d’acheter son local ? 46'26

Cela n’a que peu d’importance. Le critère achat / location ne doit pas être déterminant. Le local doit surtout faire en sorte de répondre au projet envisagé et à la stratégie qui sera mise en place.

Quels critères à retenir ? - 47'19

Il faut hiérarchiser ses besoins et ses envies. Trouver un local qui réunit tous les critères va être difficile. Il faut faire des choix, les réfléchir pour ne pas les subir. Encore une fois, le plus important est de faire en sorte que le local s’accorde avec la stratégie envisagée.

Par exemple, la superficie du local doit être liée à la stratégie que l’on souhaite mettre en place. Si le notaire a pour objectif de développer une étude assez importante, il faut choisir un local d’une superficie suffisante pour embaucher un ou plusieurs collaborateurs.

Pour en savoir plus sur les critères de choix d'un local, regardez notre vidéo "Notaires créateur : choisir ses locaux".

Quand choisir son local ? - 50'29

La réflexion quant au local doit se faire rapidement. Louer ou acheter avant même sa nomination peut être précipité. Pour autant, il ne faut pas tarder à identifier ses critères de choix et se renseigner sur les disponibilités des communes ciblées. S’y prendre trop tardivement pourrait repousser l’ouverture de l’office de plusieurs mois et engendrer d’autres difficultés pour le notaire créateur.

FIDUCIAL vous propose un accompagnement complet et met à votre disposition plusieurs documents qui vous aideront dans votre projet de création :

- Le cahier FIDUCIAL du notaire qui analyse toutes les données chiffrées de la profession notariale et permet de se positionner lors de la création de son business plan.

- Le livre blanc « Notaire créateur : comment réussir votre installation ? » qui vous donne des conseils clés pour bien s’installer et lancer son activité.

Pour toutes vos questions, n’hésitez pas à nous contacter par email via l’adresse suivante : contact.notaire@fiducial.fr

Intervenants :

• Nicolas Nicolaïdès, Directeur Professions Juridiques et Notariales – Groupe FIDUCIAL.

• Philippe Jaillet, Directeur du Département Notaires – FIDUCIAL Expertise.

Pour en savoir plus sur le parcours de création d'office et avoir les témoignages de confrères créateurs issus de la première vague, découvrez les retours d'expérience de Maître Delphine De Leersnyder et Maître Jean-Baptiste Bullet .