Installation notaire : réussir son début d’activité 

Être créateur est une aventure passionnante de la vie de notaire. Bien évidemment, cela ne se fait pas en un jour, différentes étapes seront à franchir et certaines difficultés seront à surmonter. Cependant, en définissant clairement son projet et en gardant toute sa motivation, il peut être facile de transformer sa création en véritable succès.

Dans ce wébinaire enregistré le 14 janvier 2019, découvrez les points clés par lesquels le créateur doit passer pour réussir et pérenniser son installation.

1. La stratégie de chef d’entreprise
2. La nomination
3. Les locaux
4. L’évolution de la création et l’association.
5. Les embauches.
6. Le business plan.
7. La communication et le site internet.
8. La documentation.
9. La comptabilité.
10. La facturation.

Intervenants :

• Nicolas Nicolaïdès, Directeur Professions Juridiques et Notariales – Groupe FIDUCIAL
• Grégoire Masure, Notaire créateur à Bourg-en-Bresse

1. La stratégie de chef d’entreprise (2’20)

Pourquoi avoir une stratégie ?

Définir en amont sa stratégie est essentiel au bon lancement de son office. En plus de sa mission principale d’officier public ministériel, le notaire va devoir endosser un nouveau rôle, celui de chef d’entreprise. Une fonction assez lointaine de son poste actuel qui induit une prise de recul nécessaire pour en comprendre tous les aspects. Il ne s’agit plus d’être un bon juriste, le notaire doit également porter la dynamique de son entreprise vers le plan qu’il aura préalablement établi. Mettre en place cette stratégie permet au notaire d’appréhender plus sereinement toutes les étapes liées à la création d’entreprise afin d’optimiser le lancement de son activité, de pérenniser son étude et de s’épanouir au sein de ce nouvel environnement.

Quels sont les axes à développer ?

Avant tout lancement concret d’activité, le créateur doit prendre le temps de réfléchir et faire mûrir son projet. Cela passe par la définition de sa stratégie, et plus précisément par :

• Le positionnement qu’il souhaite donner à son office.
• La ou les différentes expertises qu’il souhaite mettre en avant.
• La clientèle ciblée.
• Les éléments qu’il souhaite utiliser pour se différencier, etc.

Pour définir efficacement une telle stratégie, il convient de la mettre par écrit. Il sera alors plus facile de déterminer ses axes de développement, ses objectifs, ses plans d’actions ainsi que de définir ses coûts. De cette manière, le notaire aura la prise de recul nécessaire pour bien cerner la dimension que prend son office.

Comme dans toute entreprise, certains événements imprévus, positifs comme négatifs, peuvent venir troubler la stratégie préalablement établie. En vérifiant régulièrement que la stratégie corresponde à la réalité de son activité, le notaire pourra l’adapter si nécessaire, et faire en sorte que celle-ci continue de porter ses fruits.

2. La nomination (7’23)

Après la nomination, toute une série d’étape est nécessaire afin de concrétiser son vœu de création.

• Prendre contact avec les différentes instances : le notaire doit tout d’abord prendre contact avec sa chambre départementale, le conseil régional ainsi que le procureur de la république pour se présenter et exposer son projet d’entreprise. Ces instances pourront alors l’accompagner et lui apporter certains conseils.
• Prêter serment dans les 30 jours à compter de la parution au Journal Officiel.
• Commander son sceau, acte indispensable à l’ouverture de son office.
• Effectuer l’ensemble des formalités administratives concernant la création d’entreprise.
• Commander sa clé REAL afin de pouvoir signer des actes.
• Mise en œuvre concrète du projet : recherche du local, choix des logiciels informatiques, etc.
• Se présenter auprès des collectivités locales, entreprises et clients à proximité.

Retrouvez l’ensemble des formalités à réaliser après sa nomination dans notre vidéo « Je suis nommé….et maintenant ? »

 3. Les locaux (9’45)

Comment choisir ?

Avant même de chercher son local, le notaire doit s’interroger sur la localisation de celui-ci.
Le processus de nomination permettant le transfert d’office au sein d’une même zone, il convient d’analyser si le choix de la commune est toujours pertinent. Cela passe par une étude de marché qui prend en compte le tissu économique de la zone, la concurrence, les acteurs juridiques déjà présents, l’évolution de la population, etc.

Une fois la localisation établie, le choix du local est lui aussi déterminant.

Quels critères à retenir ?

Lors du choix de son local, le notaire doit garder à l’esprit que ses clients sont des consommateurs lambda qui recherchent facilité, proximité et disponibilité avant toute chose.

C’est pourquoi, certains critères sont primordiaux pour répondre à leurs attentes.

• Surface : une surface suffisante pour que le notaire puisse se projeter dans la durée sans avoir à déménager trop rapidement lors de l’évolution de l’office.
• Accessibilité : rez-de-chaussée, étage, avec ou sans ascenseur, etc.
• Visibilité.
• Modalités de stationnement.

 4. L’évolution de la création et l’association (13’02)

L’association d’offices doit découler d’une part de la volonté propre du notaire de s’associer, et d’autre part de la stratégie qu’il souhaite mettre en œuvre au sein de son étude.

Pourquoi s’associer et avec qui s’associer ?

Le notaire doit se questionner sur l’utilité et la finalité de cette association. Est-ce pour des questions de convenance ou de disponibilité ? Est-ce plutôt pour développer une expertise encore inexistante au sein de l’office actuel ?

L’association doit être créatrice de valeur. Il faut donc s’interroger sur ce que peut apporter un nouvel associé en termes de valeur : montée en compétences, élargissement des domaines d’expertises, développement d’un secteur particulier, hausse d’un nombre de dossiers traités, etc.

NB : Lorsque l’horodatage est effectué en tant que personne physique, il est obligatoire de commencer son activité en tant que personne physique. Si l’on souhaite créer une société, il faut s’horodater sous forme sociétaire et alors constituer une SEL (société d’exercice libéral).

5. Les embauches (16’08)

Souvent sujet à de nombreuses interrogations, l’embauche ne suit pourtant pas de règles absolues. Elle résulte de la stratégie mise en place au sein de l’office.

Pour quelle stratégie d’entreprise ?

L’embauche peut découler de plusieurs stratégies. Dans de nombreux cas, il s’agit d’optimiser l’accueil des clients et la disponibilité de l’office afin de permettre au notaire de déployer ses compétences.
En effet, l’embauche d’un(e) assistant(e) ou d’un(e) secrétair(e) par exemple, peut vivement améliorer les conditions d’accueil des clients, qu’il soit téléphonique ou physique, et ce même lors de l’absence du notaire. De même lors de la réception de documents nécessitant la signature de l’un des collaborateurs de l’étude. Cela permet également au notaire d’avoir du temps, non seulement pour réaliser sa mission principale de conseil et de signature d’actes mais surtout pour celle de chef d’entreprise qui consiste à piloter sa stratégie.
Enfin, cela concède au notaire davantage d’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.

À quel moment embaucher ?

L’étape de l’embauche peut intervenir très rapidement, cela même dès l’ouverture de l’office. Tout dépendra du budget dont dispose le notaire pour assimiler cette embauche.
Engager un collaborateur est bien évidemment source de coûts mais c’est également à plus long terme, un investissement qui pérennisera à coût sûr l’activité de l’étude.

6. Le business plan (22’32)

À quoi sert un business plan ?

Le business plan est la matérialisation chiffrée du projet et de la stratégie d’entreprise.
Il permet d’estimer : le nombre d’actes signés à l’année, le prix moyen d’un acte, les charges fixes et variables liées à la production d’un acte, le seuil de rentabilité, la date de la première embauche.
L’ensemble de ces éléments permet de se projeter et d’avoir une vision assez réaliste des premières années d’exploitation de l’office. De plus, ce document sera demandé par la banque lors de la mise en place du prêt.

Pour tout savoir du business plan et plus particulièrement son utilité pour le notaire créateur, retrouvez notre vidéo « Notaire créateur : Qu’est-ce que le business plan ? »

Comment se faire aider ?

L’accompagnement d’un expert-comptable est primordial pour mettre en œuvre un business plan correct et en saisir toutes les nuances.

Comment le faire vivre dans le temps ?

À la fin de la première année d’exercice, en comparant le business plan initial et les résultats réels de l’office, des écarts sur certains éléments pourront être constatés. Il sera alors possible de rectifier cela en adaptant, à la hausse ou à la baisse, certains éléments pour la deuxième année, de manière à ce que le montage financier respecte bien la stratégie mise en place.

7. La communication et le site internet (27’51)

Longtemps en retrait au sein de la profession notariale, la communication est maintenant primordiale pour lancer et pérenniser son activité.

Comment communiquer ?

Bien qu’il soit interdit au notaire de réaliser de la publicité personnelle, ce dernier a le droit de communiquer dès l’instant où cette communication respecte les règles déontologiques de la profession.

Au préalable de toute communication, Il faut s’interroger sur ce que le notaire souhaite raconter, ce qu’il veut communiquer et surtout les valeurs qu’il désire véhiculer.
Cela passe par une réflexion autour de l’image donnée à l’office et la manière dont elle sera perçue par le monde extérieur. Encore une fois, ce travail s’appuie sur la stratégie préalablement établie.
Faut-il miser sur une image de notaire généraliste ou au contraire mettre en avant son expertise sur telle ou telle spécialité ? Souhaite-t-on davantage évoquer la partie conseil plus que la partie rédaction d’acte ? Ces questions serviront à définir la stratégie de communication à adopter.

Une fois que ces choix ont été effectués, il convient de s’interroger sur les objectifs visés par la stratégie de communication. Est-il question de notoriété ? De visibilité ? De recrutement de nouveaux clients ? Car tous ces objectifs ne sont pas atteints de la même façon.

Vers qui communiquer ?

La communication ne cible pas uniquement les clients, elle concerne également les partenaires, les collaborateurs, les collectivités et les entreprises locales…

Pourquoi avoir un site internet ?

Avoir un site internet de son office notarial est indispensable à tout professionnel et les notaires n’y échappent pas.
Cela permet d’atteindre de nombreux objectifs : se faire connaître, améliorer sa visibilité, optimiser sa notoriété, rassurer les clients, prospects et partenaires, etc.
Qu’il s’agisse d’un site internet institutionnel créé rapidement, ou bien d’un site sur-mesure qui prendra un plus de temps à la conception, il est important de bien le réfléchir afin de faire en sorte qu’il corresponde aux valeurs et à l’image que l’étude souhaite véhiculer et qu’il reflète la stratégie mise en place.

 8. La documentation (32’)

La documentation doit correspondre au notaire. Il doit choisir celle qui répond à l’organisation de l’office, à sa manière de travailler et surtout qui répond à ses besoins.
Certains questionnements pourront vous permettre de mieux choisir cette documentation; êtes-vous sur un secteur particulier qui nécessite des clauses particulières ? Avez-vous des besoins bien précis ? Souhaitez-vous une documentation technique qui garantit la sécurité juridique de l’acte, ou bien une documentation tournée vers la relation-client, permettant d’assurer une meilleure pédagogie ?
Bien qu’avoir ces deux types de documentation soit idéal, le profil de créateur invite à davantage se tourner vers cette seconde solution.

 9. La comptabilité (35’53)

Les notaires ont la possibilité de réaliser seul leur comptabilité ou d’externaliser cette tâche en la faisant réaliser par un expert-comptable. Qu’il s’agisse de la comptabilité office ou de la comptabilité client, chacune peut faire l’objet d’un traitement externe.

Le quotidien notarial pose une véritable problématique comptable dont nombreux notaires n’y sont pas suffisamment préparés pour être à même de tout gérer (dualité comptabilité office / comptabilité clients).
La participation à différentes formations peut aider le notaire à mieux appréhender cette notion. L’objectif n’étant pas de devenir expert en comptabilité mais simplement maîtriser certaines bases afin de savoir lire son tableau de bord quotidien et ainsi faciliter le pilotage de son office.

À quoi sert un expert-comptable ? À quel moment en ai-je besoin ?

En principe, l’expert-comptable d'un notaire intervient très tôt lors du projet de création puis qu’il l'aide dans la réalisation de son business plan. Véritable partenaire, il pourra suivre l’activité de l’office et vous aider à affiner votre plan de développement.
La première écriture comptable intervient très vite dans le processus de création et plus précisément au moment même du déblocage du prêt. Une réponse à cette problématique comptable doit donc être trouvée rapidement par le notaire lors de sa création.

 10. La facturation (38’50)

Le tarif des notaires, d’abord réformé en 2016 puis en 2018, donne naissance à de nouvelles pratiques en termes de facturation.
La lettre de mission notamment, qui vient répondre aux nouvelles attentes de la clientèle qui recherche davantage de transparence des prix et de la mission.

Cette notion de facturation permet également au notaire d’exposer l’ensemble de son offre à sa clientèle. Enfin, les lettres de mission et les conventions d’honoraires sont de véritables opportunités pour mettre en avant la qualité de conseil et surpasser le nombre d’actes initialement prévus avec les clients.

Comment facturer ?

Le notaire doit être capable d’identifier précisément le coût de sa prestation.
Cela passe par la connaissance de son coût horaire et celui de ses collaborateurs, qui permettra de mettre en place une lettre de mission qui répond d’une part aux coûts réels engagés dans l’étude et d’autre part au coût de la mission demandée par le client.

Il est également indispensable que le notaire identifie quelques prestations libres et non tarifées sur lesquelles il peut se positionner.

La facturation n’est pas un problème pour la clientèle dès lors qu’elle est réalisée de manière pédagogique et formulée clairement et explicitement. C’est au contraire un gage de confiance et de compréhension du travail effectué par le notaire durant la mission. Le client aura alors moins de difficultés à payer une prestation explicite et clairement délimitée et ce quel qu’en soit le montant.

« SOYEZ CURIEUX »

Le conseil de Maître Grégoire Masure : « Soyez curieux. Renseignez-vous. Allez voir des chefs d’entreprise même dans des secteurs très différents des vôtres. Recueillez les expériences, faites-vous votre propre idée, votre propre conviction et puis tenez-y ».

Pour en savoir plus sur votre profession, retrouvez les contenus édités par FIDUCIAL, à savoir :

• Le cahier FIDUCIAL du Notaire qui présente les chiffres clés de la profession en France
• Le guide pratique « Notaire créateur : comment réussir votre installation ? » qui donne de premiers conseils pour un lancement réussi de sa création d’office