Congés, maladie, formation professionnelle… Vous pouvez à tout moment avoir besoin de vous faire remplacer dans votre cabinet pour assurer la continuité des soins de vos patients. Comment mettre en place un remplacement d’infirmiers libéraux ? Comment facturer une IDEL remplaçante ? Comment déléguer au mieux ? Faisons ensemble une tournée de ce qu’il faut savoir pour que tout se passe « sans effets indésirables ».
Qui peut vous remplacer en tant qu’infirmier libéral ?
Même dans l’urgence, il y a toujours des petites vérifications à faire pour que tout soit en règle. Tout d’abord, il faut préciser les 3 types de circonstances où vous avez le droit de faire appel à un infirmier remplaçant : en cas d’arrêt pour maladie ou maternité, en cas de formation et enfin pour vos congés. Dans tous les autres cas, le contrat pourrait être requalifié.
Il faut ensuite veiller à ce que la personne soit bien habilitée à exercer, avec un diplôme enregistré au fichier RPPS et une inscription au tableau de l’Ordre des infirmiers. Le remplaçant doit également être assuré, avec sa propre responsabilité civile professionnelle, attestation à l’appui dès le début de la période de remplacement. Une évidence s’y ajoute : la personne ne doit pas non plus faire l’objet d’une sanction qui a suspendu son droit d’exercice. L’Ordre des infirmiers pourra vous le confirmer. Et enfin, même si dans la course quotidienne auprès des patients, on aimerait être partout en même temps, le Code de Déontologie indique bien qu’une personne ne peut pas remplacer plus de deux IDEL à la fois. Les dates d’exécution du contrat ne doivent donc pas se chevaucher.
Faut-il faire un contrat en cas de remplacement infirmier libéral ?
Passer par l’établissement d’un contrat de remplacement écrit est en effet obligatoire entre l'IDEL titulaire et l'IDEL remplaçant pour tout remplacement de plus de 24h. Il en va de même si les remplacements d’une durée inférieure à 24 h sont répétés(1). Ce contrat devra d’ailleurs contenir une clause qui fixe la durée et mentionne clairement les dates ou périodes exactes du remplacement. Néanmoins, ce contrat de remplacement est un peu spécial : ce n’est ni un contrat de travail, ni un contrat de collaboration. Quel impact pour vous ? Le remplaçant conserve sa pleine indépendance professionnelle.
Qui doit-on aussi informer en cas de remplacement ?
Dans ce domaine, une fois de plus, la transparence est la bonne option. Si vous exercez en groupe et que vos statuts prévoient une clause d’agrément, vous êtes tenu de faire agréer votre remplaçant. Dans la pratique, même en l’absence d’une telle clause, il est généralement recommandé d’informer avant vos confrères et consœurs exerçant dans le même groupe… Inutile en effet de prendre le risque de poursuites pour ce genre de manquement.
Vous devez également transmettre à la Sécurité sociale :
- le nom de l’IDEL remplaçant
- la durée et les dates de remplacement
- le numéro et la date de délivrance de l’autorisation de remplacement accordée par le Conseil départemental ou interdépartemental de l’Ordre, en fonction du lieu d'habitation.
Quelles feuilles de soin et CPS l'infirmier remplaçant peut-il utiliser ?
En pratique, les personnes qui vous remplacent doivent utiliser vos feuilles de soins, même si elles possèdent les leurs (N'oubliez cependant pas de préciser votre qualité de remplaçant sur la feuille de soins). C’est encore plus simple grâce aux feuilles de soin dématérialisées dans le logiciel FIDUCIAL Equinox et l’application mobile MyDay. Notre logiciel est même agréé pour la Carte d'identité professionnelle électronique (CPS) des remplaçants. En effet, les remplaçants non installés peuvent également obtenir, à leur demande, une carte de professionnel de santé (CPS). Il suffit de compléter l’attestation disponible auprès du Conseil départemental ou interdépartemental de l’Ordre.
En cas de remplacement, le partage d’informations sur les patients doit être facilité pour une bonne continuité des soins. C’est toute la raison d’être de la fiche patient unique du logiciel Fiducial Equinox. Les remplaçants peuvent consulter mais aussi enrichir les informations sur les soins du patient : tout est synchronisé automatiquement sur les différents supports utilisés par les infirmières du cabinet. De plus, toutes les informations liées au patient sont sur un seul écran !
Cela permet à chaque IDEL d’accéder directement aux bonnes informations de suivi. Une bonne nouvelle aussi pour que les transmissions orales entre vous soient plus largement dédiées aux aspects humains de la prise en charge.
Comment se passe le règlement de l'IDEL remplaçant ?
Au cours du remplacement infirmier, c’est vous, l'IDEL titulaire, qui percevez l’intégralité des honoraires des actes. Pour payer votre remplaçant, vous allez donc déduire de ces honoraires un montant correspondant à sa participation aux frais de fonctionnement du cabinet (loyer, électricité, téléphone, locations, assurance des locaux et du matériel, coût du personnel, produits d’entretien, produits pharmaceutiques, matériels à usage unique, etc.). Ce pourcentage est fixé d’un commun accord dans le contrat et représente généralement entre 5 et 10 % du chiffre d’affaires réalisé pendant le remplacement. Notons qu’il n’est pas recommandé d’inclure les indemnités de déplacement dans l’assiette de calcul.
Après déduction, la somme à régler finalement à votre remplaçant s’appelle la rétrocession et vous êtes nombreuses et nombreux à apprécier le logiciel Fiducial Equinox pour cette rétrocession des honoraires. Il permet d’éditer très simplement des tableaux de calcul de rétrocession entre confrères. Clarté et facilité pour se concentrer une fois de plus sur l’essentiel.
Comment suivre la tournée de votre remplaçant ?
Vous avez envie de savoir si tout se passe bien ? Le logiciel Fiducial Equinox permet de visualiser la tournée. Encore plus pratique, l’application mobile MYDAY est aussi faite pour cela. Vos remplaçants peuvent s’en servir pour mettre à jour en temps réel les dossiers des patients et leurs données administratives sans passer par le logiciel Fiducial EQUINOX. De plus, la géolocalisation permet à votre remplaçant de se rendre plus facilement au chevet du patient qu'il doit visiter.
Comment communiquer pour bien déléguer ?
Quand on se fait remplacer, on peut s’inquiéter pour le suivi de ses patients, vouloir contrôler la façon de faire de son remplaçant ou parfois craindre que les remplaçants se fassent un peu trop apprécier par les malades ! Des petits travers parce que nous sommes terriblement humains… Mais dans tous les cas, il faut effectivement trouver le bon équilibre entre votre obligation de vérifier de loin qu’il n’y a pas de problèmes et un indispensable lâcher prise (oui, la personne remplaçante est capable de bien s’occuper de vos patients en toute responsabilité).
Bien déléguer le suivi de sa patientèle, c’est aussi s’assurer que l'IDEL remplaçant a tout ce qu’il faut pour sa mission, qu’il sait utiliser vos outils de suivi, de planning etc. Il faut également veiller à ce que la personne puisse vous poser en amont des questions sur l’organisation ou les difficultés éventuelles avec certains malades. Le dialogue gagne à être aussi franc que bienveillant, dans un rapport professionnel d’égal à égal, puisqu’entre vous il n’existe pas de lien de subordination. Montrer clairement votre confiance ou souligner votre satisfaction de pouvoir compter sur la personne favorise aussi une bonne collaboration et des échanges constructifs.
Avec le logiciel Fiducial EQUINOX et l’application MYDAY, vous allez en tout cas faciliter les transmissions et le suivi. De quoi alléger l’administratif et fidéliser encore mieux vos IDEL préférés ! Pouvoir compter sur les autres pour vous remplacer, c’est important, même si on vous dit que vous êtes décidément irremplaçable !
(1) Conformément à l’article R.4312-85 du Code de la santé publique et à l’article 5.2.3 de la Convention Nationale entre l’Assurance Maladie et la profession infirmière.