Pour toujours savoir où vous en êtes, ce que l’on vous doit et ce que vous devez, pour ne pas perdre de temps à rechercher des documents, vous devez organiser votre classement et vous obliger par la suite à le respecter.
Ainsi, un petit effort permanent vous fera finalement gagner beaucoup de temps.
S’organiser pour gagner en sécurité et en efficacité
Être rentable avec l'aide de son expert-comptable
Pour être conforme et avoir une valeur probante, la comptabilité doit remplir certaines conditions :
- elle doit être exhaustive, c’est-à-dire qu’elle doit enregistrer toutes les opérations concernant l’entreprise ;
- elle doit être exacte : c’est-à-dire ne pas comporter d’erreurs, d’inexactitudes graves et répétées (erreurs de report, caisse créditrice, défaut d’inventaire, enregistrement global de recettes en fin de semaine ou de mois) ;
- les enregistrements doivent être appuyés par des pièces justificatives qui peuvent provenir de tiers (factures d’achats de biens ou services, reçus, pièces de dépenses, lettres, …) ; de l’entreprise elle-même (copies de factures de ventes, bons de livraisons, copies de lettres, …) ou être constitués par des pièces annexes (bandes de caisse enregistreuse, main courante, brouillard de caisse, livre des pourboires, …).
A cette fin, les pièces justificatives (factures émises et reçues, …) doivent faire l’objet d’un classement rigoureux.
Ce classement est très important car il permet notamment :
- d’éviter les doubles emplois (une facture d’achat enregistrée deux fois)
- d’éviter les omissions (une facture non enregistrée alors qu’elle a été payée)
- de s’assurer que toutes les ventes ou prestations sont effectivement facturées et encaissées.
Être bien organisé, permet également de disposer plus facilement de tous les documents dont votre expert-comptable aura besoin pour vous conseiller efficacement. Il pourra ainsi disposer à tous moments des informations qui lui sont nécessaires pour vous apporter les bons conseils sur vos choix d’entreprise et sur votre gestion.
Votre expert-comptable Fiducial peut vous aider à bâtir un classement adapté à vos besoins.
S’organiser pour répondre aux obligations
Il est obligatoire de présenter à l’administration, à sa demande, la comptabilité et les pièces justificatives.
La comptabilité comprend trois registres dont la tenue est imposée par le code de commerce :
- le livre-journal : y sont enregistrées chronologiquement toutes les opérations affectant le patrimoine de l’entreprise. Cet enregistrement s’effectue au jour le jour et opération par opération. Il peut être côté et paraphé.
- le grand livre : il regroupe par rubriques (appelées « comptes ») toutes les opérations réalisées au cours d’un exercice comptable et enregistrées dans le livre-journal.
- le livre d’inventaire : il regroupe à la date de la clôture d’un exercice comptable la quantité et la valeur de chaque élément d’actif et de passif.
Avoir tous vos documents comptables et toutes vos pièces justificatives correctement classés permet de les retrouver plus facilement et de vous sécuriser en cas de contrôles.
Il est recommandé de conserver tous ses documents comptables et toutes ses pièces justificatives sur une durée d’au moins dix ans. Cette durée de dix ans est la norme de FIDUCIAL, en raison de sa simplicité et de la sécurité qu’elle procure. Cette conservation est très utile notamment dans les cas de litiges.
Les archives doivent être :
- organisées de telle manière que la recherche et la consultation des documents concernés soient possibles dans des conditions de rapidité et d’efficacité normales,
- mises à l’abri de toutes dégradations possibles,
- protégées contre le vol.
Méthode d’organisation administrative et comptable
Votre cabinet d’expertise-comptable FIDUCIAL vous propose un outil d’organisation simple et efficace, adapté à la taille de l’entreprise, avec juste ce qu’il faut de rigueur : le cube de gestion. Il a été conçu pour vous guider au quotidien dans le traitement de vos documents administratifs et comptables, pour faciliter la gestion de votre entreprise, et pour simplifier vos échanges avec votre expert-comptable.
Le cube de gestion vous permettra de :
- de traiter rapidement chaque opération et de classer toutes les pièces au fur et à mesure de leur traitement
- de retrouver facilement tous les documents relatifs à l’administration et à la gestion de votre entreprise
- de savoir à tout moment ce que l’on vous doit et ce que vous devez et ainsi d’avoir toujours un œil sur votre trésorerie
- de disposer de toutes les informations dont votre expert-comptable a besoin pour travailler efficacement avec vous.
- d’avoir une organisation sécurisée qui vous permet de respecter les règles fiscales, sociales et juridiques auxquelles votre entreprise est soumise.
Notre « cube de gestion » comprend :
- un trieur pour ranger vos documents en cours de traitement : factures…
- un dossier « A transmettre » pour stocker les pièces comptables à communiquer à votre expert-comptable FIDUCIAL
- un classeur « Social » pour ranger tout ce qui concerne vos salariés : contrats, bulletins de paie, etc.
- un classeur « Entreprise » pour conserver les documents permanents importants : statuts, immatriculations, etc.
- un dossier « Gestion » pour classer les comptes annuels, les budgets, tableaux de bord.
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