Votre entreprise ou votre activité professionnelle peut faire l’objet, à tout moment, d’un contrôle fiscal. Il peut s’agir d’un contrôle sur place, dans votre entreprise ou au lieu de votre activité professionnelle (appelé « vérification de comptabilité »), ou d’un contrôle à distance réalisé depuis les bureaux de l’administration (appelé « examen de comptabilité »). Dans les deux cas, si votre comptabilité est informatisée, vous êtes dans l’obligation de remettre votre comptabilité au vérificateur sous la forme d’un fichier des écritures comptables (FEC) pour chacune des périodes concernées par le contrôle.
Lors d’une vérification de comptabilité, cette remise doit avoir lieu lors de la première intervention sur place du vérificateur. A défaut, vous êtes passible d’une amende de 5 000 € ou, en cas de rectification à l’issue de la vérification et si le montant est plus élevé, d’une majoration de 10 % des droits mis à votre charge.
Lors d’un examen de comptabilité, vous devez adresser les FEC au vérificateur dans les 15 jours suivant la réception de l’avis par lequel il vous a notifié ce contrôle. A défaut, vous êtes passible d’une amende de 5 000 €.
Ces sanctions sont applicables à chaque année contrôlée.
Le fichier des écritures comptables
Comme son nom l’indique, le FEC est un fichier qui contient l’ensemble des écritures comptables de votre entreprise ou de votre activité professionnelle pour une période donnée. La structuration informatique de ce fichier et les informations à transmettre pour chaque écriture ont été définies par l’administration fiscale en se fondant sur les règles de base applicables à la tenue des comptabilités et aux comptabilités informatisées (Plan comptable général, Code de commerce, Code général des impôts). En fonction du régime fiscal qui vous est applicable, ce sont de 18 à 22 informations qui doivent être enregistrées dans le FEC pour chaque écriture composant votre comptabilité.
Nota : lors de sa remise au vérificateur, le FEC doit être obligatoirement accompagné d’un fichier descriptif dans lequel sont indiquées les spécificités techniques et les règles retenues pour l’alimentation des données contenues dans le FEC.
La base du contrôle
L’exploitation des FEC par le vérificateur constitue une des bases de son contrôle.
Tout d’abord, le vérificateur intègre les FEC que vous lui avez remis dans un logiciel de contrôle dénommé Alto 2. Lorsque cette intégration n’est pas possible en raison d’une non-conformité du FEC (par exemple si les formats requis n’ont pas été respectés), vous encourez les mêmes sanctions que celles évoquées en cas de non remise du FEC (voir plus haut).
Puis, à partir des données intégrées, le vérificateur ne peut théoriquement effectuer que des opérations « simples » définies par l’article L 47 A I du Livre des procédures fiscales :
• la réalisation de tris, de classements ;
• la reconstitution des journaux, des balances et des grands-livres comptables ;
• la reconstitution des agrégats de la liasse fiscale et la comparaison avec ceux de la liasse que vous avez déposée lors de l’établissement de votre déclaration de résultat.
En pratique, le logiciel Alto 2 permet au vérificateur de réaliser des contrôles beaucoup plus poussés, qui l’aident à détecter plus facilement et plus rapidement des anomalies pouvant exister dans votre comptabilité, tant sur le fond que sur la forme.
Ainsi, le respect des principes fondamentaux issus du Plan comptable général, du Code de commerce et du Code général des impôts est désormais systématiquement contrôlé, alors qu’il ne l’était pas ou peu lorsque les vérifications de comptabilités étaient réalisées à partir des éditions papier ou pdf des livres comptables.
Lire également : Vous tenez vous-même votre comptabilité, quelles sont vos obligations ?
Il s’agit notamment du respect des obligations suivantes :
- chaque opération doit être enregistrée, et ce en distinguant chaque journée (l’enregistrement en comptabilité de récapitulations mensuelles n’est autorisé par l’administration fiscale que dans certains cas) ;
- pour chaque écriture, il convient de saisir la référence de la pièce justificative ainsi qu’un libellé explicite ;
- pour que la comptabilité présentée ait force probante, les écritures qui la composent et qui sont reprises dans les FEC doivent être validées, c'est-à-dire rendues intangibles de telle sorte que toute modification et suppression sont impossibles ;
- les écritures justifiant des déclarations, entre autres les déclarations de TVA et les déclarations de résultat, doivent être validées au plus tard lors de leur dépôt (par exemple les écritures qui justifient la déclaration de TVA d’un mois M doivent être validées avant l’envoi de cette déclaration).
De même, si l’analyse des données du FEC réalisée à partir du logiciel Alto 2 fait ressortir des incohérences ou des anomalies dans la comptabilité, ou dans les opérations qu’elle retrace, le vérificateur vous questionnera sur les points relevés, ou bien réalisera des contrôles supplémentaires.
Voici quelques exemples :
- si vous établissez des factures de ventes, toute rupture existant dans la numérotation des factures sera facilement détectée par le vérificateur et il vous demandera de justifier pourquoi des numéros sont manquants ;
- le vérificateur pourra lister facilement les écritures pour lesquelles le libellé n’est pas explicite ou pour lesquelles le numéro de pièce est manquant, et il vous demandera de lui fournir les pièces justificatives correspondantes ;
- il pourra faire de même avec les opérations supérieures à un certain montant ;
- les montants comptabilisés en TVA déductible et en TVA collectée pourront être rapidement recalculés, ligne à ligne, afin de vérifier que les bons taux ont été appliqués, et que les montants correspondant au hors-taxes et à la TVA n’ont pas été inversés lors de la comptabilisation d’une opération.
Générer un FEC
Si vous-même ou l’un de vos salariés tient la comptabilité de votre entreprise ou de votre activité professionnelle avec un logiciel de comptabilité, ce dernier dispose d’une fonction spécifique qui permet de générer un FEC. Vous pouvez vous rapprocher de votre assistance logiciel si vous ne la connaissez pas.
En théorie, le FEC peut être généré à tout moment, à condition bien sûr de respecter les règles applicables pour sa remise au vérificateur.
En pratique, il est conseillé de le générer après la clôture de chaque exercice, une fois que toutes les écritures ont été comptabilisées (y compris celles qui vous ont été communiquées par votre cabinet d’expertise comptable pour clôturer vos comptes lorsque vous tenez votre comptabilité).
Lorsque la comptabilité de votre entreprise ou de votre activité professionnelle est tenue par un cabinet d’expertise comptable (il enregistre les opérations à partir des pièces que vous lui communiquez), c’est lui qui génère le FEC à partir de son propre système comptable puis vous le remet.
