Bien tenir sa comptabilité, c’est avant tout bien gérer son entreprise.
Il est impératif pour tout chef d’entreprise de connaître ce qu’il doit, ce qu’on lui doit, ce qu’il a gagné ou ce qu’il a perdu. Il est tout aussi fondamental pour un dirigeant de pouvoir apprécier le coût de revient de ses produits et/ou de ses services dans le double but : d’évaluer avec précision sa marge bénéficiaire et de pouvoir prendre des décisions éclairées (prix, qualité...)
La tenue de la comptabilité repose sur des règles strictes, édictées à l’origine par le législateur pour permettre à l’administration d’obtenir des bases fiscales sûres et intangibles.
Il est aussi obligatoire de présenter à l’administration, à sa demande, la comptabilité et les pièces justificatives. Le refus de présenter ces éléments (ou leur absence) constitue pour l’administration fiscale un motif de taxation d’office et, en cas de dépôt de bilan, un motif de sanction réclamée par le procureur de la République.
Le Code du commerce impose la tenue de deux registres...
Le livre-journal
On y enregistre chronologiquement toutes les opérations affectant le patrimoine de l’entreprise. Cet enregistrement s’effectue jour par jour et opération par opération.
Le livre-journal peut-être coté et paraphé (registre disponible chez Fiducial Office Solutions).
Toutefois, un support informatique est autorisé s'il apporte toutes les garanties de sécurité fiscale.
Le grand livre
Il regroupe par rubriques (appelées « comptes ») toutes les opérations réalisées au cours d’un exercice comptable et enregistrées dans le livre-journal.
...et des délais de conservation
- Livre-journal = 10 ans
- Grand livre = 10 ans
- Les comptes annuels = 10 ans
- Factures :
- clients = 10 ans
- fournisseurs = 10 ans
- relatives à l'achat de biens = 3 ans après l'achèvement de la période d'amortissement
Des obligations supplémentaires existent pour les comptabilités informatisées
L'administration fiscale impose des règles spécifiques pour les comptabilités informatisées.
Lorsque toute ou partie de la comptabilité est informatisée, l'administration fiscale exige, lors de ses contrôles, la production des supports suivants :
- la documentation du système d'information, c'est-à-dire principalement toutes les informations concernant la conception et l'utilisation des logiciels ;
- l'archivage informatique de toutes les données, qui fait généralement suite aux traitements de clôture annuelle de la comptabilité ;
- un fichier des écritures comptabilisées (FEC) selon un format spécifique.
Les données doivent être conservées sur support informatique pendant au moins trois ans puis sur tout support, au choix du contribuable, pendant trois années supplémentaires.
Ces principes s'appliquent même lorsqu'une partie seulement de la comptabilité est informatisée (par exemple logiciel de facturation ou logiciel de caisse).
Nos recommandations
Il est recommandé de conserver tous ses documents comptables sur une durée d’au moins dix ans. Cette durée de dix ans est la norme de FIDUCIAL, en raison de sa simplicité et de la sécurité qu’elle procure. Cette conservation est très utile notamment dans les cas de litiges.
Les archives doivent être :
- organisées de telle manière que la recherche et la consultation des documents concernés soient possibles dans des conditions de rapidité et d’efficacité normales,
- mises à l’abri de toutes dégradations possibles,
- protégées contre le vol.
