La tenue de la comptabilité repose sur des règles strictes issues du Code de commerce, du Plan comptable général et du Code général des impôts. Leur objectif est notamment de permettre à l’administration fiscale d’obtenir des bases fiscales sûres et intangibles, et aux tiers d’avoir une image fidèle de la situation économique et financière de votre entité (entreprise individuelle, société, activité libérale…).
Cet exercice exige une grande rigueur et de préférence des connaissances comptables. A défaut, il peut s’avérer extrêmement chronophage.
Le support de tenue de votre comptabilité
En théorie, il est possible de tenir une comptabilité de manière manuscrite sur des cahiers spécifiques prévus à cet effet.
Mais en pratique, même si cela n’a aucun caractère obligatoire, l’utilisation d’un logiciel de comptabilité est vivement recommandée. Entre autres avantages, la tenue de la comptabilité s’en trouve facilitée car le logiciel dispose d’une interface adaptée qui vous guide pour la saisie des opérations. De même, un logiciel vous permet instantanément d’éditer les états obligatoires et d’obtenir des informations de gestion pour une période donnée à partir de la comptabilité saisie (chiffre d’affaires, volume des achats, charges de fonctionnement, dû clients et dû fournisseurs…).
Attention, un tableur n’est pas un logiciel comptable, et son utilisation pour tenir une comptabilité n’est pas admise.
Les opérations à comptabiliser
Toutes les opérations qui affectent le patrimoine de votre entité doivent être enregistrées en comptabilité : les ventes, les achats, les charges (salaires, cotisations, impôts professionnels, fournitures, loyers…), les prélèvements, les remboursements d’emprunts, les investissements, etc.
Ces enregistrements s’effectuent en distinguant chaque journée, et au sein de chaque journée chaque opération.
Ils sont obligatoirement appuyés par des pièces justificatives qui peuvent provenir de tiers (factures d’achats de biens ou de services, pièces de dépenses…), ou de l’entité elle-même (copies des factures de ventes, agenda de caisse…). Il n’y a pas de comptabilisation sans pièce justificative.
Les informations à mentionner pour chaque opération
L’enregistrement d’une opération en comptabilité implique obligatoirement de mentionner sa date, son montant, son affectation (codifiée à l’aide d’un numéro de compte conforme au Plan comptable général), un libellé qui en explicite la nature, et une référence à la pièce justificative qui l’appuie. Cet ensemble correspond à ce que l’on appelle une écriture.
Lorsque la comptabilité est tenue à l’aide d’un logiciel, les écritures sont saisies dans des « modules » différents selon qu’il s’agit d’opérations de ventes, d’achats, de banque, de caisse ou d’opérations diverses. Ces « modules » sont appelés « journaux » par référence aux supports utilisés pour les comptabilités manuscrites (journaux de ventes, d’achats, de banque, de caisse, d’opérations diverses).
Les écrans de saisie des journaux informatiques sont structurés pour que toutes les informations nécessaires à une opération soient systématiquement saisies.
La sécurisation des informations saisies
Alors qu’une comptabilité manuscrite doit être tenue « sans blanc ni rature », les comptabilités informatisées doivent apporter la même sécurité pour les informations saisies.
Ainsi, toutes les écritures doivent faire l’objet d’une procédure de validation qui fige les informations saisies au titre de chaque opération. L’objectif de la validation est d’interdire toute suppression ou toute modification ultérieure d’une écriture, et par conséquent, d’éviter des possibilités de fraude ou d’erreurs.
De même, une procédure de clôture doit intervenir à l’issue d’un exercice comptable. Elle est destinée à figer la chronologie et garantir l’intégrité des enregistrements de l’exercice. L’ajout, la suppression ou la modification d’une écriture ne sont plus possibles sur une période clôturée.
Des fonctions spécifiques des logiciels de comptabilité vous permettent la mise en œuvre de ces procédures.
Les états et autres supports produits par la comptabilité
Plusieurs états, issus de la comptabilité, doivent être établis au titre d’un exercice. Lorsque la comptabilité est informatisée, ils sont édités soit sous forme papier, soit sous forme dématérialisée (pdf).
Il s’agit :
- des journaux,
- d’un état récapitulatif desdits journaux appelé journal centralisateur ;
- du grand-livre, qui regroupe pour chaque compte toutes les informations relatives aux opérations réalisées.
Le logiciel de comptabilité doit disposer d’un procédé qui permet de les identifier et de les dater dès leur établissement par des moyens offrant toute garantie en matière de preuve.
Lorsque tout ou partie de la comptabilité est informatisée, l’administration fiscale exige également, lors de ses contrôles, la fourniture d’un fichier des écritures comptables, généralement appelé FEC. Votre logiciel de comptabilité doit être à même de le générer selon un format spécifique défini par le Code général des impôts.
Les autres obligations
D’autres obligations portent sur :
- la conservation des documents comptables (délai, forme),
- la documentation concernant le logiciel de comptabilité utilisé,
- l’archivage informatique de toutes les données saisies.
N’hésitez pas à contacter votre conseiller FIDUCIAL si vous souhaitez être orienté vers le logiciel de comptabilité FIDUCIAL le mieux adapté à votre activité, ou être formé à la tenue de comptabilité.