Vous vous interrogez peut-être sur les opérations réalisées par votre entité et pour lesquelles votre service comptable doit être en possession d’une pièce justificative. La réponse est simple : toutes !
Qu’il s’agisse de la constatation d’un achat ou d’une vente, d’un produit ou d’une charge, d’un encaissement ou d’un décaissement, d’une créance ou d’une dette, toute opération retracée dans la comptabilité doit être appuyée par une pièce justificative.
Cette obligation est issue du Plan Comptable Général, dont l’article 922-2 énonce que chaque écriture s'appuie sur une pièce justificative datée, établie sur papier ou sur un support assurant la fiabilité, la conservation et la restitution en clair de son contenu pendant les délais requis. On retrouve le pendant de ce texte dans le Code général des impôts et dans le Code de commerce.
Une fois passée cette première interrogation, vous allez sans doute vous demander également pendant combien de temps et sous quelle forme vous devez conserver ces pièces justificatives.
Les obligations en la matière ne sont pas si simples, et c’est pourquoi nous allons vous les exposer.
Les durées de conservation des pièces justificatives
Les durées pendant lesquelles les entités doivent conserver leurs pièces justificatives sont issues du télescopage de plusieurs législations.
En application de la législation fiscale, les pièces justificatives doivent être conservées pendant 6 ans à compter de la date à laquelle elles ont été établies, afin de permettre à l’administration fiscale d’exercer ses droits de communication, d’enquête et de contrôle.
Mais attention, dans diverses situations, cette durée est allongée.
Il en est ainsi notamment lorsqu’un déficit antérieur est imputé sur un résultat bénéficiaire non prescrit : vous devez alors être en capacité de justifier les opérations, et par conséquent de produire les pièces justificatives de l’exercice déficitaire, même si celui-ci remonte à plus de 6 ans.
De même, le délai de conservation des factures afférentes aux immobilisations amortissables (constructions, matériels, outillages, mobiliers, agencements, etc) est dépendant de leur durée d’amortissement : en cas de contrôle, vous pouvez être amené à fournir la facture d’acquisition d’une immobilisation durant les 3 années suivant le dernier amortissement constaté au titre de celle-ci (voire plus en cas de déficit reporté). La facture d’une immobilisation amortie sur 10 ans devra par exemple être conservée pendant au moins 13 années.
D’autres situations plus exceptionnelles, et que nous ne développerons pas ici, peuvent conduire l’administration à demander la justification d’opérations plus anciennes (par exemple en cas d’ouverture d’une enquête judiciaire pour fraude fiscale, ou bien en cas d’omissions ou d’insuffisances d'impositions révélées par une procédure judiciaire ou administrative, ou par une réclamation contentieuse).
Les entreprises industrielles et commerciales, dont l’activité relève du Code de commerce, et quelle que soit leur forme (entreprises individuelles, sociétés), doivent conserver leurs pièces justificatives pendant 10 ans (article L123-22).
Toutefois, dans les situations particulières où le délai issu de la législation fiscale est plus long, c’est celui-ci qu’il convient d’appliquer (factures d’immobilisations amorties sur plus de 6 ans, existence de déficits reportés…).
Les actes d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers doivent être conservés pendant 30 ans conformément à l’article 2227 du Code civil.
Là encore, le délai issu de la législation fiscale peut s’avérer plus long, notamment en cas d’acquisition d’un immeuble pour lequel il est pratiqué un amortissement dont la durée est supérieure à 26 ans.
En résumé, nous vous conseillons de conserver l’ensemble de vos pièces justificatives au moins 10 ans, et plus dans les cas particuliers énoncés ci-dessus.
Les modes de conservation des pièces justificatives
Voyons maintenant sous quelle forme vous allez pouvoir conserver pendant toutes ces années, les pièces justificatives des opérations réalisées par votre entité.
Lorsque les pièces justificatives sont établies ou reçues sur support informatique, elles doivent être conservées sous leur format informatique original jusqu’à la fin de la troisième année qui suit celle à laquelle elles se rapportent.
A l’issue de cette période, et jusqu’à l’expiration du délai de conservation obligatoire, vous pouvez changer de support et les conserver sur tout support à votre choix. Cette faculté est théorique car en pratique, dans la mesure où le support dématérialisé initial ne tient pas de place, vous n’avez aucun intérêt à changer de mode de conservation au bout de 3 ou 4 ans.
Lorsque les pièces justificatives sont établies ou reçues sur support papier, elles peuvent bien sûr être conservées sous cette forme pendant toute la durée requise. Depuis le 31 mars 2017, elles peuvent également être numérisées en respectant des contraintes techniques imposées par la législation fiscale et être conservées sous une forme dématérialisée. Mais autant vous le préciser tout de suite, une numérisation avec génération d’un fichier au format PDF standard n’est pas acceptée.
Les factures reçues ou émises sur support papier depuis le 31 mars 2017 peuvent être numérisées pour être conservées sous forme dématérialisée. De simples scans avec génération de fichiers PDF ou images ne sont pas admis. Des conditions techniques de numérisation sont à respecter. Elles sont décrites à l’article A 102 B-2 du Livre des procédures fiscales, et ont été commentées par l'administration fiscale le 7 février 2018. Les fichiers issus de la numérisation doivent notamment être aux formats PDF ou PDF A/3 assortis soit d’une signature électronique, soit d’une empreinte numérique, soit d’un certificat, conformes à diverses normes.
Les pièces justificatives émises ou reçues sur support papier depuis le 31 mars 2017, autres que des factures, peuvent également être numérisées pour être conservées sous forme dématérialisée. Mais les conditions de numérisation de ces documents n’ont pas été précisées. Par prudence, nous vous conseillons de suivre les mêmes préconisations que pour les factures si vous voulez les dématérialiser.
Par mesure de tolérance, l’administration fiscale accepte l'application de ces dispositions aux factures et autres pièces justificatives émises ou reçues sous format papier antérieurement au 31 mars 2017.
Votre conseiller FIDUCIAL est à votre disposition si vous souhaitez des précisions sur ces différentes obligations.